So verwenden Sie Telefonsysteme, um mit Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens Kontakt aufzunehmen

Obwohl das moderne Büro mit zusätzlichen Möglichkeiten bei der Kommunikation mit E-Mail-Korrespondenz, Mobiltelefonen, Videokonferenzen und Textnachrichten überschwemmt wurde, ist das Telefonsystem nach wie vor ein unerschütterlicher Kommunikationspartner. Das Bürotelefon ist der menschliche Kern Ihres Büros und lässt Ihre Kunden wissen, dass sie mit echten Menschen zusammenarbeiten, die sich um ihre Bedürfnisse kümmern. Ihre Mitarbeiter müssen die technischen Aspekte der Arbeit mit Ihrer Telefonanlage sowie die Etikette kennen, die Sie bei ihrer Verwendung benötigen.

Telefonieren

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Suchen Sie die richtige Telefonnummer. Unabhängig davon, ob Ihr Anruf intern oder extern ist, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Nummer haben, um Zeit zu sparen und den richtigen Teilnehmer zu erreichen. Wenden Sie sich an Ihre Kontaktliste oder an Rolodex, um zu vermeiden, dass Sie eine falsche Telefonnummer erhalten.

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Wählen Sie die Telefonnummer und nehmen Sie Kontakt mit Ihrem beabsichtigten Anrufempfänger auf. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person erreicht haben, begrüßen Sie ihn und teilen Sie ihm mit, von wo aus Sie anrufen, und geben Sie den Grund für Ihren Anruf an. Behalten Sie während Ihres Anrufs einen freundlichen und professionellen Ton bei.

3.

Schreiben Sie alle wichtigen Informationen auf, während Sie die Situation fortsetzen, sodass Sie die andere Person nicht um Wiederholung der Informationen bitten müssen, damit Sie sie zur Hand haben und leicht zugänglich sind.

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Fassen Sie Ihre Diskussion zusammen und stellen Sie sicher, dass keiner von Ihnen etwas zu sagen hat, und bereiten Sie sich darauf vor, das Gespräch auf freundliche und professionelle Weise zu beenden.

Telefonanrufe empfangen

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Beantworten Sie das Telefonat auf freundliche und professionelle Weise sowie gemäß dem Protokoll Ihres Büros. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, ob Ihr Arbeitgeber den Anruf annehmen soll, einschließlich Ihres vollständigen Firmennamens und Ihres persönlichen Namens. Durch die einheitliche Beantwortung von Anrufen wird das Vertrauen und die Kohäsion Ihres Unternehmens sichtbar.

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Identifizieren Sie den Anrufer. Finden Sie heraus, wen Sie erreichen möchte und ob Sie Ihrem beabsichtigten Anrufempfänger zusätzliche Informationen geben können, bevor Sie sie weiterleiten. Notieren Sie sich diese Informationen, damit Sie der Person, die den Anruf erhält, genaue Informationen geben können. Indem er dem Anrufempfänger die Informationen des eingehenden Anrufers gibt, kann er mit seinem Namen antworten.

3.

Übergeben Sie das Telefonat an den richtigen Mitarbeiter. Informieren Sie den Anrufer höflich, dass Sie ihn an den richtigen Mitarbeiter weiterleiten. Ich danke ihm und gebe ihm einen guten Tag. Sobald Sie den Anrufempfänger erreicht haben, teilen Sie ihr mit, wer anruft und auf welche Angelegenheit der Anruf verweist.

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Nehmen Sie eine Nachricht oder senden Sie den Anrufer an die Voicemail, wenn der beabsichtigte Anrufempfänger nicht an ihrem Arbeitsplatz ist. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger über die richtigen Informationen verfügt, schreiben Sie diese auf oder bereiten Sie eine E-Mail für den Versand an den Empfänger vor. Wenn Ihr Büro stark auf ein Voicemail-System angewiesen ist, senden Sie den Anruf mit der Voicemail des Empfängers. Stellen Sie sicher, dass Sie den Anrufer an die richtige Nebenstelle weiterleiten.

Dinge benötigt

• Kontaktliste
• Nachricht Pad

Tipps

• Beauftragen Sie die Mitarbeiter mit der Überprüfung der Anrufbox des Unternehmens, um sicherzustellen, dass keine Anrufe verloren gehen.
• Bei Voice-Mail-Systemen sind die Grenzen der Posteingänge oft begrenzt. Löschen Sie Nachrichten, wenn Sie Angelegenheiten abgestimmt haben, um sicherzustellen, dass Sie genügend Platz für neue Anrufe und Angelegenheiten haben.
• Richten Sie eine persönliche Voicemail-Begrüßung ein, damit eingehende Anrufer die richtige Person erreichen können. Halten Sie die Dinge persönlich mit einer freundlichen, professionellen Botschaft.

Warnung

• Wenn Sie keine Anrufe entgegennehmen, kann dies den Ruf Ihres Unternehmens beeinträchtigen und das Geschäft für Sie verlieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter umgehend Anrufe entgegennehmen, und geben Sie so viel Hilfe und Informationen wie möglich.