So erstellen Sie ein Geschäftsreisebudget

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie oder Ihre Mitarbeiter feststellen müssen, dass sie im Namen des Unternehmens reisen müssen. Reisekosten sind in der Regel eine Investition - technisch diskretionär, aber für den langfristigen Erfolg unerlässlich -, und eine gute Investition muss eine gute Rendite erzielen. Wenn Sie ein Reisebudget vorbereiten, müssen Sie Richtlinien festlegen, was Ihr Unternehmen kurzfristig sparen kann und wie hoch die Erträge sind, die diese „Investitionen“ generieren müssen, um ihre Kosten zu rechtfertigen.

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Legen Sie erst ein Reisebudget fest, nachdem Sie Ihre Kerngeschäftsausgaben erfasst haben. In mageren Zeiten können Sie auf Geschäftsreisen verzichten, aber nicht auf Kosten wie Miete und (einige) Lohnkosten. Sie müssen diese Kosten zuerst bezahlen, sei es durch Einnahmen oder Schulden. Verstöße gegen diese Regel stellen eine existenzielle Bedrohung für Ihr Unternehmen dar. Sie sollten dies niemals in Betracht ziehen, es sei denn, dies führt zu einer spürbaren, kurzfristigen Auszahlung.

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Legen Sie eine offizielle Reiserichtlinie fest, die als Grundlage für die Genehmigung von Reisekosten verwendet werden soll. Eine Seite dieser Münze betrifft die Kosten selbst. Eine offizielle Politik sollte beispielsweise Grenzwerte für die täglichen Mahlzeiten festlegen. Die andere Seite der Münze beinhaltet den Genehmigungsprozess. Beispielsweise sollten Nachwuchskräfte eine Genehmigung für die Reise von einem autorisierten Manager oder einer Führungskraft einholen müssen.

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Konditionieren Sie die Reisekosten auf den Wert, den Sie vernünftigerweise für Ihr Unternehmen erwarten. Verwenden Sie fundierte Annahmen, um bestimmte Projektionen zu erstellen. Ein naheliegendes Beispiel ist das Fliegen in einen anderen Staat, um mit einem potenziellen Käufer einen Vertrag zu verhandeln, der im Laufe der Zeit einen erheblichen Gewinn bringt und weit über den Kosten eines Flugtickets, der Mahlzeiten und eines Hotelzimmers liegt. Ein weniger intuitives Beispiel umfasst den Flug in einen anderen Staat, um an einer Konferenz über die Optimierung der Geschäftspraktiken in Ihrer Branche teilzunehmen. Es bringt keinen Gewinn an sich, aber die Umsetzung dieser besseren Geschäftspraktiken kann Ihnen dabei helfen, Ihren Umsatz zu steigern. Bei der Schätzung der Rendite dieser Art von Ausgaben sollten Sie mit Schwierigkeiten und Vermutungen rechnen. Fangen Sie konservativ an, indem Sie große Risiken vermeiden.

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Sammeln Sie Daten zu den Kosten der von Ihrem Unternehmen genehmigten Firmenreisen, und analysieren Sie diese Daten im Zeitverlauf in Bezug auf den Wert, den jede Reise letztendlich dem Unternehmen hinzufügt. Dies bedeutet, dass jeder, der auf Reisen ist, nach seiner Rückkehr einen detaillierten Ausgabenbericht ausfüllen muss. Details machen den Unterschied. Bemühen Sie sich, zwischen den Reisekosten und dem Wert, den sie liefern, eine möglichst klare Linie zu ziehen. Nichts hilft Ihnen, Prognosen über die Zukunft sowie gute Daten über die Vergangenheit zu erstellen. Der Aufbau einer Wissensbasis darüber, welche Arten von Reisen sich ausgezahlt haben und welche nicht, wird dazu beitragen, ein liberaleres Reisebudget in der Zukunft zu rechtfertigen.

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Verfolgen Sie Reisekosten und kontrollieren Sie diese Kosten. Zwingen Sie Ihre Mitarbeiter nicht in Armut, aber geben Sie ihnen auch keinen Blankoscheck. Sitzplätze für Reisebusse, günstige Mietwagen und günstige Hotelzimmer werden den Grundlagen der Reise nicht schaden.