So beenden Sie ein Business Memo oder schließen es ab

Geschäftsinhaber haben zahlreiche Dokumente, die über ihre Schreibtische oder in ihre E-Mail-Postfächer gelangen. Als Unternehmensführer haben Sie unzählige Memos gelesen, sodass Sie verstehen, dass Kommunikation und Klarheit unerlässlich sind, um aktiv zu werden. Es gibt fünf gängige Arten von Geschäftsnotizen. Schließen Sie die Memos auf eine Weise ab, die die Menschen zum Handeln anregt.

Spitze

• Der Abschluss einer Geschäftsnotiz hängt von der Art der Notiz ab, die Sie schreiben. Die meisten Memos werden mit einem Handlungsaufruf abgeschlossen, der die nächsten Schritte angibt.

Abschlussberichte

Langfristige Projekte erfordern häufig eine Aktualisierung der betroffenen Parteien über die erzielten Fortschritte. Das Memo würde erklären, wo der letzte Fortschrittsbericht aufgehört hat, zu welchem ​​Zeitpunkt Sie sich gerade befinden und was die nächsten Schritte sein werden. Darin werden die bereits durchgeführten Maßnahmen und die erreichten Leistungen beschrieben.

Wenn Sie beispielsweise eine Website für einen Kunden programmieren, dessen Fertigstellung voraussichtlich sechs Monate dauern wird, können Sie monatlich einen Fortschrittsbericht senden, um den Kunden über die Entwicklungen zu informieren. Es identifiziert auch alle Probleme, auf die Sie gestoßen sind. Der Abschluss eines Fortschrittsberichts beschreibt die nächsten Schritte und fordert die andere Partei auf, Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme oder Probleme zu beheben.

Protokollprotokoll

Treffen Sie sich, um eine Gruppe von Köpfen zusammenzubringen, um Probleme zu überprüfen, Lösungsansätze zu sammeln und Maßnahmen zu genehmigen. Da Meetings häufig viele Informationen enthalten, von denen einige nicht für die nächsten Schritte relevant sind, wird ein Memo verwendet, um das Meeting zusammenzufassen. Eine Vorstandssitzung könnte über Haushaltsposten abstimmen.

Es könnte auch eine Diskussion über die Einführung einer neuen Marketingstrategie geben. Das Protokoll des Sitzungsprotokolls fasst die wichtigsten Punkte zusammen und schließt mit den Erwartungen der einzelnen Parteien ab. Es werden auch die nächsten Besprechungsdetails festgelegt, sofern diese verfügbar sind, z. B. Datum, Uhrzeit und Ort.

Schlussfolgerungen zu Vorfallberichten

Diese Art von Memo wird verwendet, wenn etwas passiert, das Sie für eine Kunden- oder Mitarbeiterdatei dokumentieren müssen. Ein Vorfallbericht, der einen Kunden betrifft, ist erforderlich, wenn jemand in Ihrem Geschäft spazieren ging. Ein Vorfallbericht, an dem ein Mitarbeiter beteiligt ist, kann einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex dokumentieren. Vorfallberichte sind die Aufzeichnung des Ereignisses und enthalten Datum, Uhrzeit, Ort und Umstände des Vorfalls.

Diese werden in Rechts- oder Personalakten als Nachweis dafür aufbewahrt, was passiert ist. Schließen Sie einen Vorfallbericht ab, indem Sie feststellen, ob weitere Maßnahmen erforderlich sind. Wenn jemand verletzt wurde, geben Sie an, ob ärztliche Untersuchungen empfohlen oder angeordnet werden sollen. Wenn ein Mitarbeiter gegen den Verhaltenskodex verstößt, geben Sie alle Disziplinarverfahren und Schulungen an, die auf den Vorfall folgen.

Teamspezifische Richtlinien

Sie können ein Memo verwenden, um Ihrem Team spezifische Anweisungen zu geben. Manchmal ändert sich eine bestimmte Regel oder Prozedur. Das Memo der Direktive umreißt diese Änderungen und gibt an, was von den Mitarbeitern erwartet wird.

Wenn beispielsweise in einer Arztpraxis ein neues Verfahren für den Umgang mit spitzen Gegenständen (Nadeln oder Skalpellen) vorliegt, muss jeder Mitarbeiter eine Kopie eines Memos erhalten, in dem die Änderung und das erwartete neue Verhalten beschrieben werden. Schließen Sie ein Richtlinien-Memo ab, indem Sie die erforderliche Maßnahme deutlich wiederholen, etwaige Schulungstermine angeben und dann die Beantwortung von Fragen der Mitarbeiter zur Änderung anbieten.

Anfrage-Antwort-Memo

Ein Mitarbeiter, ein Kunde oder ein Partner kann sich nach einem Produkt, einer Richtlinie oder einem Verfahren erkundigen. Das Anfrageantwort-Memo beantwortet die in der Anfrage gestellten Fragen.

Ein Mitarbeiter kann beispielsweise fragen, warum Handschuhe im Lager erforderlich sind. Das Memo würde etwaige Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften umreißen und auch die Verwendung von Sicherheitsausrüstung angeben und dann die tatsächlichen Sicherheitsbedenken ansprechen, vor denen Handschuhe im Lager schützen sollen. Diese Art von Memo sollte der Person für die Untersuchung danken und auch bekräftigen, warum die Politik oder Maßnahme angemessen ist.