So dokumentieren Sie ein Erlössystem

Ein Erlössystem bezieht sich auf die Art und Weise, wie ein Unternehmen Einnahmen erzielt und wie es durch das Buchhaltungssystem des Unternehmens fließt. Eine Buchhaltungsabteilung stellt Richtlinien und Verfahren sowie Dokumente bereit, die die Systemfunktionalität und deren Anforderungen für die Wartung darstellen. Diese Aufzeichnungen zur Hand zu haben, macht es Buchhaltern leicht, wenn sie Fragen haben oder wenn neue Mitarbeiter den Prozess verstehen müssen.

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Skizzieren Sie die einzelnen Komponenten des Ertragssystems für das Unternehmen. Dazu gehören das Erstellen von Rechnungen, die Festlegung von Überweisungsoptionen, die Verarbeitung von Zahlungen, die Einzahlung von Zahlungen, die Durchführung der Bankabstimmung, die Erleichterung der Umsatzrealisierung im Buchhaltungssystem, die Verarbeitung von Gutschriften und Rabatten, die Einrichtung von internen Prüfungs- und Kontrollverfahren, die Verwaltung von Forderungen und vieles mehr. Erstellen Sie ein Flussdiagramm, das eine Übersicht über die einzelnen Schritte des Erlössystems darstellt, die in die Dokumentation aufgenommen werden sollen. Flussdiagramme helfen, den Prozess zu visualisieren.

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Schreiben Sie jeden Schritt des Flussdiagramms auf einer eigenen Seite auf und geben Sie die Details der einzelnen Schritte an. Beschreiben Sie beispielsweise die Schritte und Verfahren zum Generieren von Rechnungen, die Einnahmen für das Unternehmen bringen. Geben Sie schrittweise Anweisungen zum Erstellen von Unternehmensrechnungen an, einschließlich Screenshots des Buchhaltungssystems, des Prozesses zum Versenden oder Versenden der Rechnungen an den Kunden und der Schritte zum Einreichen der Rechnungen nach dem Versenden. Lass nichts aus. Tun Sie dies für jeden Aspekt des Erlössystems.

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Beschreiben Sie die Schritte, die zur Verarbeitung der für die Zahlung erhaltenen Schecks erforderlich sind. Binden Sie die Verfahren für die Verarbeitung der Zahlungen gegen die Rechnungen in das System ein und geben Sie die Anweisungen für das Anlegen der Banküberweisung an.

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Zeigen Sie in der Erlössystemdokumentation, wie Sie mit Rabatten oder Gutschriften auf Rechnungen umgehen, um sicherzustellen, dass die korrekten Beträge im System erfasst werden. Fügen Sie Dokumentation dazu bei, wie Sicherungen von Transaktionen aufgezeichnet werden.

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Schreiben Sie Anweisungen zum Abgleich der gegen den Kontoauszug geleisteten Zahlungen sowie den Online-Zugriff auf das Bankkonto zur Überprüfung.

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Stellen Sie den Prozess für den Umgang mit Forderungsausfällen oder abgeschriebenen Rechnungen dar, weil sie nicht bezahlt werden. Dies kann Anweisungen zum Senden der Rechnungen an Inkasso enthalten, wenn dies Teil der Unternehmensrichtlinie ist.

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Überprüfen Sie alle Dokumente, um sicherzustellen, dass alles abgedeckt ist. Die Dokumentation der Einnahmensysteme ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und muss auch alle Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Einnahmen enthalten. Dies kann die Überschriften von Positionen einschließen, die die spezifischen Funktionen, interne Steuerungen und vieles mehr behandeln.

Dinge benötigt

• Flussdiagramm-Software