So überprüfen Sie die Arbeitsmethoden

Arbeitsmethoden sind die Prozesse, nach denen Unternehmen Aufgaben ausführen. Solche Methoden sind jedoch nicht immer optimal: Sie können ineffizient, unklar, fehlende Schritte oder veraltet sein. Durch die Überprüfung der Arbeitsmethoden kann die Organisation solche Prozesse verbessern oder verbessern. Diese Art der Prüfung erfordert jedoch die Zusammenarbeit vieler Parteien, vom Managementteam bis zu ihren Untergebenen. In einigen Fällen können Sie beim Ändern von Arbeitsmethoden auf Widerstand stoßen.

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Überprüfen Sie alle Richtlinien und Verfahren in Bezug auf die Arbeitsmethode. Sammeln Sie Schulungshandbücher, Memos zur Arbeitsaufgabe und Stellenbeschreibungen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgabe mit den vorliegenden Materialien ausführen können. Wenn die Aufgabe nicht mit den bereitgestellten Informationen ausgeführt werden kann, ändern Sie das Material, um zusätzliche Schritte einzuschließen, die nicht in den Dokumenten angegeben sind. Informieren Sie sich bei Mitarbeitern darüber, wie die Aufgabe ausgeführt werden soll, falls Informationen fehlen.

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Überprüfen Sie die Abläufe mit dem für die Umsetzung der beschriebenen Aufgaben zuständigen Managementteam. Rufen Sie eine Besprechung an und führen Sie die bereits aufgeführten Schritte zusätzlich zu den aus Gründen der Klarheit hinzugefügten Richtlinien durch. Listen Sie alle Mitarbeiter auf, die an der Ausführung der einzelnen Jobfunktionen beteiligt sind. Planen Sie eine Zeit ein, um ihre Arbeit zu beobachten und die Arbeitsmethoden zu überprüfen. Bitten Sie das Management-Team um Informationen zu den impliziten Erwartungen von Arbeitnehmern, die nicht in den Richtlinien aufgeführt sind: Solche Erwartungen können frühzeitig zum Reinigen von Geräten oder zum Entsorgen von Material nach Abschluss eines Prozesses eintreffen.

3.

Beobachten Sie die Arbeiter, die die entsprechende Aufgabe ausführen. Notieren Sie alle Schritte, die nicht in der Dokumentation zur Arbeitsmethode aufgeführt sind. Notieren Sie auch Abweichungen, Abkürzungen oder andere Unstimmigkeiten. Fragen Sie den Mitarbeiter, wo er Schritte gelernt oder entwickelt hat, die in den beschriebenen Arbeitsmethoden nicht aufgeführt sind. Dokumentieren Sie, ob solche Abweichungen die Qualität der Arbeitsleistung verbessern oder beeinträchtigen.

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Teilen Sie die unterschiedlichen Arbeitsmethoden mit dem Management-Team auf. Koordinieren Sie die Überarbeitungen der Arbeitsmethode mit dem Vorgesetzten und den Untergebenen. Carlos Moore, Autor des Buches "Small Business Management", kommentiert, wie viele Organisationen "Qualitätszirkel" oder Gruppen von Arbeitern bilden, die sich regelmäßig treffen, um Qualitätsprobleme und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren. Erhalten Sie Feedback von beiden Seiten zu den Unterschieden in den doppelt geprüften Arbeitsmethoden. Falls erforderlich, erhalten Sie zusätzliche Informationen von externen Quellen wie Fachpublikationen, Beratern und anderen Fachleuten bezüglich der besten Möglichkeiten zur Durchführung der beschriebenen Methoden.

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Führen Sie die Aufgabe erneut mit den überarbeiteten Arbeitsmethoden aus. Wenn die Aufgabe nicht mit größerer Effizienz und Verbesserung als bei der vorherigen Methode ausgeführt wird, überprüfen Sie die Methoden erneut und beheben Sie die Probleme.

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Schreiben Sie die Arbeitsmethoden basierend auf den Eingaben beider Parteien neu. Senden Sie Memos an alle Mitarbeiter, die die Änderungen übermitteln.

Spitze

• Erwägen Sie die Überprüfung der Arbeitsmethoden als Teil eines Teams. Sammeln Sie zusätzliche Prüfer mit Fähigkeiten für jede der überprüften Aufgaben. Matt Seaver, Autor des Buches "Gower Handbook of Quality Management", erklärt, dass ein Auditorenteam mit verschiedenen Funktionen eine umfassendere Bewertung der zur Verfügung stehenden Methoden ermöglicht.