Dokumentation des Zerstörungs-Trainings

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, müssen Sie geeignete Verfahren zur Datenvernichtung festlegen. Wenn Sie Ihre vertraulichen Daten einfach aus dem Müll werfen, kann dies dazu führen, dass Ihre Firma und Ihre Mitarbeiter dem Identitätsdiebstahl ausgesetzt sind. Alle Unternehmen müssen, unabhängig davon, was sie tun oder wie viele Mitarbeiter sie haben, klare Richtlinien für die Entsorgung und Vernichtung sensibler Daten festlegen. Diese Unternehmen müssen einen Schulungsplan für die Vernichtung von Daten für alle Mitarbeiter erstellen.

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Markieren Sie alle Aktenvernichter eindeutig, so dass alle Mitarbeiter wissen, wie und wo sensible Papiere und andere Daten zu entsorgen sind. Wenn unterschiedliche Fächer für verschiedene Arten von Gegenständen verwendet werden (z. B. Papier, Karten, CDs), vergewissern Sie sich, dass jedes Fach eindeutig mit dem Datentyp gekennzeichnet ist, für den es verwendet wird.

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Platzieren Sie die Aktenvernichter in jeder Abteilung und stellen Sie sicher, dass sie für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind. Wenn die Zerkleinerungsbehälter nicht bequem lokalisiert werden, kann die Einhaltung der Vorschriften schwieriger sein.

3.

Platzieren Sie farbenfrohe und auffällige Poster in der Nähe von jedem Aktenvernichter und in den allgemeinen Bereichen, in denen die Mitarbeiter sie sehen werden. Dadurch wird das Bewusstsein für die Behälter und die Wichtigkeit ihrer Verwendung noch vor dem Training geschärft.

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Bereiten Sie für jeden Mitarbeiter einfache Handouts vor, die genau angeben, welche Arten von Dokumenten den Richtlinien zur Datenvernichtung unterliegen und welche nicht. Stellen Sie klare Beispiele für potenziell sensible oder vertrauliche Daten wie Verkaufsdaten, Quittungen und Patientenakten bereit.

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Stellen Sie Beispiele für Nicht-Papier-Artikel bereit, die den Richtlinien zur Datenvernichtung unterliegen, wie Festplatten oder Computerfestplatten. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie diese Gegenstände ordnungsgemäß entsorgen.

Dinge benötigt

• Aktenvernichter
• Schulungshandbücher