So verschleiern Sie Namen und vertrauliche HR-Berichte

Die Personalabteilung ist der Vormund und der Torwächter der Mitarbeiterinformationen. Aus diesem Grund werden die Mitarbeiter der Personalabteilung einem höheren Geheimhaltungsgrad ausgesetzt. Wenn Personalmitarbeiter Berichte oder Arbeitskräfte-Metriken erstellen, die Daten zu einzelnen Mitarbeitern enthalten, ist es wichtig, identifizierende Informationen zu schützen. Die Mitarbeiter des Personals erstellen eine Reihe von Berichten für verschiedene Zwecke. Daher müssen sie mehr als eine Methode entwickeln, um die identifizierenden Informationen der Mitarbeiter zu verschleiern, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

EEO-Daten

Unternehmen, die 50 oder mehr Arbeiter beschäftigen und mindestens 50.000 US-Dollar in Bundesverträgen tätig sind, müssen einen schriftlichen Aktionsplan haben. Der Executive Order 11246 verlangt auch die Verfolgung von Informationen, die von Bewerbern und Mitarbeitern erlangt werden, wie Rasse, ethnische Zugehörigkeit, Behinderung und Veteranenstatus. Diese Informationen werden als gleichwertige Beschäftigungsdaten bezeichnet. Es gibt zwei Möglichkeiten, EEO-Daten zu erfassen: Sammeln von Berichten und Berichten nach Positionen. Die Namen der Bewerber und Mitarbeiter sind für keinen dieser Berichte erforderlich. Daher kann HR die Namen einfach ändern oder "xxxxx" verwenden, um Namen zu verschleiern.

HR-Untersuchungsberichte

Personalmitarbeiter führen häufig Untersuchungen durch, um Probleme am Arbeitsplatz wie Diskriminierung und Belästigung zu lösen, die möglicherweise gegen Titel VII des Civil Rights Act oder gegen andere Gesetze verstoßen, die von der US Equal Employment Opportunity Commission durchgesetzt werden. Alle mit der Untersuchung in Zusammenhang stehenden Informationen sollten so weit wie möglich vertraulich behandelt und getrennt von den regulären Beschäftigungsakten aufbewahrt werden. Nach Abschluss der Ermittlungen schreibt die Personalabteilung des Personals in der Regel eine Erklärung, in der die Position des Arbeitgebers verteidigt wird, um sie beim EEOC einzureichen. Die Namen des Arbeitnehmers, der behauptete, dass das Unternehmen unlautere Beschäftigungspraktiken eingenommen hat, und die Namen der Zeugen können in der Stellungnahme des Unternehmens nicht getarnt werden. Die Namen der Angestellten müssen der EEOC mitgeteilt werden. Wenn Personalmitarbeiter die Ermittlungen jedoch an Personen außerhalb des EEOC oder der Personalabteilung weitergeben müssen, können die Namen der Angestellten und Zeugen als "Anklagender Angestellter" und "Zeugen Nr. 1", "Zeugen Nr. 2" usw. getarnt werden auf. Der Begriff "Angestellter" ist HR-Praktikern geläufig.

Bezeichner

Verwenden Sie spezielle IDs für Personalberichte, für die normalerweise die Namen der Mitarbeiter erforderlich sind, wie etwa Gehalts- und Stellenanalysen. Ersetzen Sie die Namen der Angestellten durch eine Kennung, die die letzten vier Ziffern der Sozialversicherungsnummer und das Einstellungsdatum enthält. Wenn beispielsweise eine Mitarbeiterin am 15. Dezember 2012 eingestellt wurde und deren letzte vier Ziffern ihrer Sozialversicherungsnummer 5650 sind, können Sie die Kennung 121520125650 oder 1220125650 verwenden, wenn der Monat und das Jahr für das Einstellungsdatum ausreichen. Wenn Sie Mitarbeiterdaten für eine geschlechtsbasierte Gehaltsanalyse analysieren müssen, fügen Sie der Kennung ein M oder F hinzu, es sei denn, Ihr IT-Programm lässt nur numerische Werte zu. Verwenden Sie in diesem Fall 0 und 1, um männliche bzw. weibliche Angestellte zu bezeichnen.

Multisite-Arbeitgeber

Wenn Sie Mitarbeiterdaten für Mitarbeiter an mehreren Standorten analysieren müssen, weisen Sie jedem Unternehmensstandort einen numerischen Wert zu. Sie können numerische Werte entsprechend der Reihenfolge zuweisen, in der die einzelnen Standorte ihren Betrieb aufgenommen haben. Wenn Sie beispielsweise Standorte in Baltimore, Philadelphia und Virginia Beach eröffnet haben, können Sie nach den Bezeichnungen jedes Mitarbeiters 1, 2 und 3 verwenden.

Umgang mit HR-Berichten

Es ist wichtig, dass Sie die Verwahrung der Mitarbeiterdaten bewahren und sie nur auf der Basis von Kenntnissen offenlegen. Wenn Ihre Personaldaten elektronisch sind und Berichte von einer Person außerhalb der Personalabteilung erstellt werden müssen, z. B. einem IT-Mitarbeiter, stellen Sie sicher, dass Sie den IT-Manager bitten, die Zuordnung der Arbeit an einen seiner Mitarbeiter zu übernehmen, der gewissenhaft darauf achtet, dass die Identifizierung der Mitarbeiter verborgen bleibt Information. Erwägen Sie außerdem die Verwendung eines Kennwortschutzes und Sperren von Workstations und Aktenschränken, um die Vertraulichkeit von HR-Berichten zu wahren, rät David Eisner, Präsident des IT- und Netzwerk-Supportanbieters Dataprise, in seinem Artikel mit dem Titel "Die Do's and Don'ts of Keeping Confidential." Employee Data Secure "auf der Infobox-Website. Ebenso sollten Mitarbeiter in der Personalabteilung, ohne bestimmte Mitarbeiterinformationen zu kennen - beispielsweise eine Personalassistentin, deren einzige Aufgabe darin besteht, Bewerber zu beantworten und Telefone zu beantworten - keine sensiblen Mitarbeiterdaten behandeln.