Betrugspolitik für eine Non-Profit-Organisation

Die Strafen für Betrug bei einer gemeinnützigen Organisation können beinhalten, dass Vorstandsmitglieder für verlorene Gelder verantwortlich sind, auch wenn sie keine Betrugsfälle hatten. Das Nichtverfolgen der finanziellen Transaktionen einer gemeinnützigen Organisation ist ein schwerwiegender Verstoß gegen die treuhänderische Verantwortung eines Beamten oder Direktors. Durch die Einführung von Betrugsrichtlinien und -verfahren werden Betrugsmöglichkeiten reduziert und das Schlüsselpersonal geschützt.

Arten von Betrug

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Betrug von gemeinnützigen Organisationen begangen werden kann. Ein oder zwei wichtige Angestellte, leitende Angestellte oder Direktoren können Geldmittel unterschlagen. Organisationsleiter können unqualifizierte Auftragnehmer oder Mitarbeiter einstellen oder diese zu viel bezahlen. Gemeinnützige Organisationen können falsche Informationen über ihre Aktivitäten veröffentlichen, z. B. wie viel Geld sie sammeln und ausgeben. Vorstandsmitglieder können trotz Interessenkonflikt Aktivitäten fördern, Mittel genehmigen oder über Beschlüsse abstimmen.

Gewaltenteilung

Eine Möglichkeit, Betrugsmöglichkeiten zu verringern, besteht darin, eine Richtlinie festzulegen, bei der für alle geschriebenen Schecks zwei Signaturen erforderlich sind. Dies kann ein Mitarbeiter und ein Vorstandsmitglied sein, häufig der Schatzmeister. Gemeinnützige Organisationen können verlangen, dass eine andere Person als der Schreiber der Prüfung diese in allen Fällen unterschreibt, oder dass die Prüfungen gemeinsam unterzeichnet werden, wenn die Prüfung einen bestimmten Betrag überschreitet. Es ist möglich, zwei Unterschriften für eine Überprüfung zu verlangen und drei oder mehr Personen aufzulisten, die als Unterzeichner fungieren können. Ein gemeinnütziger Verein kann verlangen, dass bestimmte Ausgaben, Geldbeträge, die einer Einzelperson erstattet werden, und bestimmte Arten von Verträgen vorab genehmigt werden. Der Vorstand kann einen Wirtschaftsprüfer bestellen, der regelmäßig Verträge, Finanzdokumente und die Tätigkeiten der einzelnen Abteilungen der Organisation überprüft.

Finanzberichterstattung

Vorstandsmitglieder können nicht die Unkenntnis von Betrug geltend machen, wenn sie niemals die Finanzdokumente der Organisation überprüfen. Ein Verwaltungsrat sollte festlegen, dass eine umfassende Finanzberichterstattung bei jeder seiner Verwaltungsratssitzungen oder zumindest vierteljährlich stattfindet. Der Verwaltungsrat sollte einen Finanzausschuss zur Überprüfung der monatlichen Bilanzen, Kontoauszüge oder Konten bestellen. Zwar kann zwischen regelmässigen Finanzprüfungen Betrug auftreten. Je häufiger die Berichterstattung, desto besser erfüllt der Verwaltungsrat seine treuhänderischen Pflichten in Bezug auf die Finanzen der Organisation und schützt sich vor Haftung.

Interessenkonflikt

Um zu verhindern, dass Verwaltungsratsmitglieder Geld an Familienmitglieder, Geschäftsfreunde, Freunde oder ihre eigenen Unternehmen weitergeben, sollte eine Non-Profit-Organisation über eine Interessenkonfliktpolitik verfügen. Dies kann einschließen, dass die Organisation keine Geschäfte mit bestimmten Einzelpersonen und Unternehmen tätigt, Vorstandsmitglieder, die potenzielle Konflikte melden, und Vorstandsmitglieder, die sich bei Abstimmungen, die einen Konflikt beinhalten könnten, enthalten.

Versicherung

Vorstandsmitglieder von gemeinnützigen Organisationen können sich gegen bestimmte Arten von Betrug schützen, indem sie eine Versicherungspolice eines Direktors und eines Offiziers erwerben. Gemeinnützige Organisationen kaufen im Allgemeinen eine Gruppenrichtlinie, um die Vorstandsmitglieder zu schützen, falls die Organisation wegen Entscheidungen des Vorstands verklagt wird. Dies schützt die Bediensteten nicht, wenn sie unangenehm sind - zum Beispiel, wenn sie ihre treuhänderische Verantwortung vorsätzlich nicht erfüllen, um organisatorische Angelegenheiten wie Verträge und Finanzberichterstattung im Griff zu behalten.