Dateiorganisationstechniken

Die Aufrechterhaltung eines organisierten Ablagesystems bietet viele Vorteile. In der Geschäftswelt können Sie mit dieser Art organisatorischer Fähigkeiten Ihre Produktivität und Effizienz steigern. Da Dateiverwaltungssysteme viele Formen annehmen, ist es wichtig, Ablagetechniken zu entwickeln, die für Sie geeignet sind und ihrem beabsichtigten Zweck dienen.

Wissen Sie, was Sie zur Ablage benötigen

Es ist an der Zeit, sich zu organisieren, beginnen Sie damit, den Stapel von Dateien auf Ihrem Schreibtisch durchzugehen und zu bestimmen, was Sie ablegen müssen. Durch das Durchsuchen von Dokumenten erhalten Sie eine Vorstellung davon, welche Arten von Organisationstechniken Sie einführen sollten, je nachdem, welche Informationen Sie ablegen müssen. Erstellen Sie untergeordnete Stapel anhand der von Ihnen festgelegten Kategorien, z. B. "Client-Dateien", "Finanzdateien" oder "Marketing-Dateien". Achten Sie beim Durchsuchen Ihrer Dokumente darauf, dass Sie nicht mehr benötigte Dateien entfernen oder ablegen in den Archiven Ihres Unternehmens.

Wenn Sie elektronische Dateien organisieren müssen, führen Sie dieselbe Aktivität mit den elektronischen Dokumenten durch. Erstellen Sie elektronische Unterordner und legen Sie Ihre Dokumente in den Ordner ab, je nach Art der Dateien. Verschieben Sie alte und veraltete Dokumente in den Papierkorb Ihres Computers.

Alphabetischer Reihenfolge

Wenn Sie alle Ihre untergeordneten Stapel abgeschlossen haben und wissen, was Sie archivieren müssen, können Sie herausfinden, wie Sie die Dokumente so organisieren, dass Sie leicht auf die Informationen zugreifen können. Laut der Texas State Library and Archives Commission sind alphabetische Ablagesysteme eine der grundlegenden und am meisten bevorzugten Dateisystemtechniken. Die alphabetische Ablage bezieht sich auf die Organisation Ihrer Dokumente gemäß den Buchstaben des Alphabets und kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Wenn Sie sich für die Alphabetisierung Ihrer Dokumente entscheiden, ordnen Sie Dateiordner an, die von A bis Z gekennzeichnet sind und abgelegt werden.

Chronologische Reihenfolge

Sie können eine chronologische Organisationstechnik für die Ablage verwenden, bei der die Dateien nach Datum oder nach Datumsreihenfolge angeordnet werden. Das Entrepreneur Network (eine Online-Ressource für Unternehmer) empfiehlt die Verwendung einer chronologischen Organisationsmethode, da dies die Archivierung und den Zugriff auf Datensätze bequemer macht. Diese Art von Organisationssystem kann besonders praktisch sein, wenn Dateien von Besprechungen abgelegt werden. Erstellen Sie für feste und elektronische Dateien Ordner, die je nach Bedarf in Wochen, Monate, Quartale oder Jahre unterteilt sind.

Den Prozess aufrechterhalten

Es ist leicht, diese Papiere stapeln zu lassen, aber das Einrichten eines Aktenvorgangs ist von Vorteil. Wenn neue Dokumente auf Ihrem Schreibtisch landen, können Sie sie so schnell wie möglich ablegen. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit vor einem umfangreichen Archivierungsprojekt. Wenn Sie Dokumente nicht sofort ablegen können, legen Sie sie in der gleichen Reihenfolge (alphabetisch oder chronologisch) in eine Ablage ein. Dadurch werden Ihre Anmeldevorgänge später schneller.