Herausforderungen bei der Verwaltung wichtiger Datensätze in Organisationen

Viele Organisationen investieren enorm viel Zeit und Geld in die Erstellung, Aktualisierung und Verwaltung wichtiger Dateien und Aufzeichnungen. In vielen Fällen verlangen Compliance-Fragen, dass diese Aufzeichnungen mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden, während einige Dokumente über die gesamte Lebensdauer der Organisation aufbewahrt werden. Die Herausforderungen, denen sich Organisationen beim Dokumentenmanagement stellen müssen, können beträchtlich sein.

Kosten

Die Aufbewahrung von Papierakten ist eine teure Angelegenheit. Wenn ein Unternehmen die Kosten für die Archivierung von Material, die Gehälter der Archivierungsmitarbeiter und die Immobilienkosten im Zusammenhang mit der Dateispeicherung berücksichtigt, können die wahren Kosten für die Aufbewahrung der Dokumentation exorbitant sein. Laut PricewaterhouseCoopers gibt die durchschnittliche Organisation etwa 20 US-Dollar in Arbeit aus, um jedes Papierdokument einzureichen, ungefähr 120 US-Dollar in Arbeit, um nach jedem falsch eingereichten Dokument zu suchen, und 220 US-Dollar für die Erstellung eines Dokuments. Hinzu kommt, dass 80 Prozent der Dokumente nach ihrer Ablage nie abgerufen werden und die Kosten nur schwer verteidigt werden können.

Verlorene Dokumente

Die Kosten für die Aufbewahrung von Papierakten können akzeptabel sein, wenn Unternehmen jedes Dokument bei Bedarf finden könnten. In der Realität verschwinden Papierdokumente regelmäßig. In einigen Fällen werden sie einfach falsch abgelegt. Zu anderen Zeiten sind sie für immer verloren. In großen urbanen Zentren lagern Unternehmen ihre Anmeldungen regelmäßig an ein externes Dateiverwaltungsunternehmen aus. Wenn eine angeforderte Datei nicht in einer externen Einrichtung gefunden wird, müssen Unternehmen enorme Ressourcen aufwenden, um Boxen archivierter Dokumente abzurufen, in der Hoffnung, das fehlende Dokument zu finden. Einige Dokumente werden nie gefunden, so dass das Unternehmen die Informationen neu erstellen oder seine Bemühungen vollständig aufgeben und jegliche Konsequenzen akzeptieren muss.

Sicherheit

Wichtige Dokumente enthalten naturgemäß wichtige und oft vertrauliche Informationen. Die Sicherung dieser Informationen kann eine Herausforderung sein. Einige Unternehmen bewahren lebenswichtige Dokumente auf, die nur für autorisiertes Personal zugänglich sind. Durch die Überwachung des Zugriffs, das Verwalten von Zugriffsprotokollen und das Zuweisen von Berechtigungsstufen werden die Kosten für die Aufbewahrung der Dokumente nur erhöht. Sobald das Dokument abgemeldet ist, kann die Organisation nur wenig tun, um sicherzustellen, dass die Datei vertraulich bleibt und nicht absichtlich oder versehentlich mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens geteilt wird.