Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief mit Anlage?

Im normalen Geschäftsbetrieb muss Ihr Unternehmen verschiedene Briefe verwenden, um mit Kunden, Lieferanten, Vertriebsmitarbeitern, Mitarbeitern und einer Vielzahl anderer Personen zu kommunizieren. Auch wenn formale Geschäftsbriefe in einer hochdigitalen Welt etwas veraltet erscheinen, können Sie sich und Ihr Unternehmen als professionelles Unternehmen verstehen, wenn Sie wissen, wie Sie einen Brief und die dazugehörigen Anlagen ordnen und zusammenstellen.

Geben Sie einen klaren Zweck an

Geben Sie beim Schreiben Ihrer Geschäftskorrespondenz Ihren Zweck klar an und verbinden Sie Ihre Nachricht direkt mit den Gegenständen, die Sie beifügen. Möglicherweise verfolgen Sie eine Informationsanfrage über Ihr Unternehmen, stellen Sie sich einem potenziellen Kunden vor oder wenden Sie sich mit einem Geschäftsvorschlag an einen Investor. Wenn der Empfänger weiß, warum Sie schreiben, sind die von Ihnen gesendeten Beilagen sinnvoller und werden durch die Linse der Informationen in Ihrem Brief angezeigt.

Die Gehäuse laden zu anhaltendem Engagement ein

Verdauliche Informationen: Mit dem Aufkommen von E-Mail ist die Menge an Kommunikation, die über digitale Autobahnen fließt, enorm . Der durchschnittliche Arbeiter erhält täglich zwischen 100 und 200 E-Mails und kann sicherlich nicht alle darin enthaltenen Informationen verarbeiten. Ein gedruckter Brief kann sich vom digitalen Posteingang abheben und die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich ziehen. Bitten Sie Ihren Leser, sich ausführlicher zu informieren, indem Sie Ihre Anlagen lesen, um mehr Informationen über Ihr Unternehmen zu erhalten oder auf Ihre Vorschläge zu reagieren.

Feedback: Obwohl Briefe eine Form der Kommunikation sind, sind sie eher einseitig. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Nachricht zu übermitteln, erhalten jedoch kein Feedback von der Person, an die Sie schreiben. In Gehäusen können Sie die andere Seite des "Gesprächs" hören. Sie bitten um eine Antwort per Rücksendekarte, E-Mail oder Ausfüllen eines Formulars und geben Ihnen eine Vorstellung davon, wie gut Ihre Nachricht bei Ihnen eingegangen ist.

Beispiele für Gehäuse

Es gibt keine festen Regeln dafür, was Ihrem Brief beigelegt werden kann. Senden Sie jedoch nur das, was für Ihren Zweck unerlässlich ist. Überladen Sie den Empfänger nicht mit so viel Material, dass er sich überfordert fühlt. Sie möchten, dass sie das Material lesen und nicht wegwerfen. Beispiele für Gehäuse sind:

Broschüren - Dokumente, die Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen enthalten
Juristische Dokumente - Datenschutzerklärungen, Veröffentlichungsformulare
Angebotsblätter - Anwendungen für Anbieter, die Arbeiten für Ihr Unternehmen durchführen
Steuerformulare - W-9-Steuerbelege, die Sie aufbewahren müssen

Formatieren des Briefes für Gehäuse

Ein formeller Geschäftsbrief sollte den Leser darauf aufmerksam machen, dass Sie Dokumente beifügen. Es ist eine gute Idee, sich auf die Dokumente mit Namen zu beziehen, und wenn sie eine Antwort benötigen, erwähnen Sie dies auch. Zum Beispiel: "Bitte füllen Sie das beigefügte W-9-Formular aus und senden Sie es bis zum 31. Dezember an unser Büro zurück." Am Ende Ihres Briefes waren zwei Zeilen unter Ihrer Unterschrift mit einer der folgenden Notizen enthalten:

Gehäuse (2)
Beilage: Produktbroschüre (1), Kundenrezensionen (2)
Enc .: W-9 Form

In der Vergangenheit enthielt die Standardsprache für die Erwähnung von Anlagen den Satz "Beigefügt, bitte finden Sie ...". Dieser Satz ist jedoch veraltet und fällt aus dem Gebrauch heraus. Schließlich haben Sie Ihrem Leser bereits mitgeteilt, dass Sie die Dokumente beifügen, so dass sie nicht gesucht werden müssen. Es genügt, einfach zu schreiben: "Ich füge _ ____ " bei.

Gehäuse in der digitalen Welt

Da ein Großteil der Geschäftskorrespondenz über das Internet stattfindet, kann ein Großteil Ihrer Geschäftsschreiben als E-Mail erfolgen. In diesem Fall hängen Sie Dokumente elektronisch an, und der Wortlaut kann geändert werden, um die Änderung widerzuspiegeln. Bewahren Sie Dokumentdateien in geeigneten Formaten und in angemessenen herunterladbaren Größen auf.

Überprüfen Sie vor dem Senden

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Beilagen vor dem Versand mit Ihrem Brief einfügen. Wenn Sie eine E-Mail senden, müssen Sie auch unbedingt Ihre Dokumente anhängen. Obwohl es leicht ist, diesen Fehler zu begehen, kann das Abgleiten dieses Details Ihr professionelles Image beeinträchtigen und dem Empfänger den Eindruck vermitteln, dass Sie nicht auf Details achten.