Umgang mit Disziplin Ihrer Mitarbeiter

Als Manager liegt es in Ihrer Verantwortung, Kopien des aktuellen Handbuchs für Disziplinarmaßnahmen und -verfahren zu erstellen oder zu erhalten, jedem Mitarbeiter eine Kopie zu geben und eine unterschriebene Bestätigung zu erhalten, dass jeder Mitarbeiter die Standards gelesen und verstanden hat. Es liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters, die Richtlinien einzuhalten oder sich den Konsequenzen zu stellen. Beim Umgang mit der Disziplin Ihrer Mitarbeiter müssen Sie die im Handbuch beschriebenen Verfahren einhalten, um eine faire und konsistente Behandlung aller Mitarbeiter zu gewährleisten und sich und das Unternehmen vor rechtlichen Schritten zu schützen.

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Überwachen Sie die Aktionen Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die Disziplinrichtlinie einhalten. Geben Sie den Mitarbeitern eine entschiedene, aber höfliche Erinnerung als Reaktion auf einen ersten geringfügigen Verstoß. Wenn Sie beispielsweise bemerken, dass ein Mitarbeiter außerhalb seiner Pausenzeit persönliche Anrufe tätigt, sollten Sie ihn diskret daran erinnern, während der Pausen oder vor oder nach der Arbeit persönliche Anrufe zu tätigen. Notieren Sie Ihre mündliche Warnung in der Datei des Mitarbeiters sowie Uhrzeit und Datum.

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Bitten Sie den Mitarbeiter, sich in Ihrem Büro oder in einer anderen privaten Umgebung mit Ihnen zu treffen, wenn Sie Zeuge werden, wie sie das Verhalten wiederholt. Erklären Sie ihr, dass Sie sie daran erinnert haben, während der Arbeitszeit keine persönlichen Anrufe zu tätigen, und geben Sie ihr Beispiele für geeignete Zeiten, um persönliche Anrufe zu tätigen. Schreiben Sie eine Beschreibung des Vorfalls und erwähnen Sie die vorherige mündliche Warnung. Schreiben Sie das aktuelle Datum, die Uhrzeit und den Namen des Mitarbeiters auf Papier. Unterschreiben und datieren Sie das Papier. Bitten Sie den Mitarbeiter, es zu lesen, zu unterschreiben und als Bestätigung Ihrer Besprechung zu datieren. Teilen Sie ihr mit, dass Sie die Dokumentation in ihrer Mitarbeiterakte ablegen.

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Erinnern Sie den Mitarbeiter an die Konsequenzen, wenn er das Verhalten wiederholt, z. B. müssen Sie ihm eine abschließende Warnung ausgeben, die ihn in den Bewährungsstatus setzt, was den Verlust seiner Arbeit bedeuten kann.

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Geben Sie dem Mitarbeiter die letzte Warnung, wenn Sie das Verhalten erneut feststellen. Stellen Sie sicher, dass sie versteht, dass sie auf Bewährung ist und dass ihre Arbeit in Gefahr ist, wenn dies zu den Richtlinien und Verfahren der Arbeitsplatzdisziplin gehört. Sagen Sie ihr beispielsweise, dass Sie, wenn Sie Zeuge werden, wie sie während der Arbeitszeit wieder persönliche Anrufe während der Probezeit tätigt, sie beenden wird. Dokumentieren Sie den Vorfall, unterschreiben und datieren Sie das Papier und bitten Sie den Mitarbeiter, es zu unterschreiben und zu datieren. Legen Sie das Papier in Ihrer Mitarbeiterakte ab.

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Wenden Sie sich an die Personalabteilung, um zu überprüfen, ob Sie alle Voraussetzungen erfüllt haben, z. B. dass Sie ein ordnungsgemäßes Verfahren für die Verwaltung der Disziplin und die Aufbewahrung der Dokumentation eingehalten haben, bevor Sie einem Mitarbeiter eine Kündigung geben.

Tipps

• Fragen Sie den Mitarbeiter immer, ob er die Konsequenzen seines Handelns versteht und was Sie in Zukunft von ihm erwarten. Es ist wichtig, jegliche Verwirrung, die er hat, auszuräumen.
• Legen Sie einen bestimmten Zeitraum für die Probezeit fest, beispielsweise 30 Tage.
• Einige Unternehmen bieten ein Employee Assistance Program (EAP) an, über das Mitarbeiter sich bei ihrem Verhalten beraten lassen können. Verweisen Sie den Arbeitgeber gegebenenfalls an das EAP.
• Bieten Sie Coaching oder Anweisungen für Mitarbeiter an, die Schwierigkeiten mit der Arbeitsleistung haben, bevor Sie Warnungen geben oder formelle Maßnahmen ergreifen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern die Chance zu geben, erfolgreich zu sein.

Warnung

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Interaktionen und Disziplinarmaßnahmen schriftlich dokumentieren und in der Akte des Mitarbeiters ablegen. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis, oder es könnte sich gegen das Wort des Mitarbeiters in eine Situation Ihres Wortes entwickeln. Nur schriftliche Unterlagen werden von den Gerichten als Beweismittel akzeptiert, wenn rechtliche Schwierigkeiten auftreten.