Die Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten für gemeinnützige Zwecke

Eine umfassende Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten ist mehr als nur eine vernünftige Geschäftspraxis. Es ist auch wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr gemeinnütziges Unternehmen die Gesetze und Empfehlungen des Bundes und der Länder vollständig einhält, was für einige gemeinnützige Organisationen eine verwirrende Perspektive darstellt. Unsicherheiten in Bezug auf die Richtlinienanforderungen bestehen, weil die Gesetze der Bundesstaaten variieren, der Internal Revenue Service empfiehlt, ein gemeinnütziges Unternehmen für die Aufbewahrung von Dokumenten zu fordern, und der Sarbanes-Oxley Act von 2002 zielt speziell auf gemeinnützige Organisationen in nur zwei seiner zahlreichen Klauseln.

Sarbanes-Oxley Act Abschnitt 1102

Abschnitt 1102 des Sarbanes-Oxley Act verbietet ausdrücklich die Vernichtung von Dokumenten, die Gegenstand einer amtlichen Untersuchung sind oder sein könnten. Es enthält jedoch keine Angaben zu Dokumenten oder Aufbewahrungsplänen. Am besten wenden Sie sich an einen Non-Profit-Anwalt, bevor Sie Ihre Richtlinien zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten entwerfen. Ein Anwalt kann Ihnen nicht nur Informationen über das Sarbanes-Oxley-Gesetz zur Verfügung stellen, sondern auch Informationen zu Gesetzen, die in Ihrem Bundesland möglicherweise gelten.

Über die Aufbewahrung von Dokumenten

Richtlinienrichtlinien sollten sich sowohl auf gedruckte Dokumente als auch auf elektronisch gespeicherte Informationen (einschließlich E-Mails) beziehen. Die Aufbewahrungsfristen, die im Allgemeinen von drei Jahren bis zur dauerhaften Aufbewahrung reichen, hängen weitgehend von der Art und Bedeutung der in einem Dokument gespeicherten Informationen ab. Beispielsweise laufen Aufbewahrungspläne für allgemeine Korrespondenz, Aufzeichnungen von Freiwilligen, Arbeitsanträge und Bestellungen im Allgemeinen nicht länger als vier Jahre. Buchhaltungsunterlagen, Kontoauszüge, Rechnungen und Spendendokumente müssen im Allgemeinen zehn Jahre aufbewahrt werden. Statuten, Versicherungsdokumente und Steuerunterlagen sollten dauerhaft aufbewahrt werden.

Entsorgung von Geschäftsunterlagen

Ein verwirrender Aspekt bei der Einhaltung von Gesetzen und Empfehlungen ist, dass es zwar eine Fülle von Informationen in Bezug auf die Aufbewahrung von Dokumenten gibt, jedoch viel weniger Informationen zur Verfügung stehen, die sich speziell auf die Vernichtung von Dokumenten beziehen. Verlassen Sie sich stattdessen auf Richtlinien, wie sie von der Abteilung für Gesundheit und menschliche Dienste zur Verfügung gestellt werden, und legen Sie sie für die Entsorgung geschützter Gesundheitsinformationen ein. Dazu gehören beispielsweise Richtlinien, die besagen, dass nicht nur Ausdrucke von Dokumenten im Wesentlichen unlesbar gemacht, nicht entzifferbar und vor der Entsorgung nicht rekonstruiert werden müssen, sondern dass Mülleimer und Recyclingbehälter in Bereichen liegen müssen, die für die Öffentlichkeit nicht zugänglich sind. Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen Vertrag mit einem Entsorger abzuschließen. Richtlinien zum Entsorgen von elektronisch gespeicherten Informationen können das Überschreiben oder Löschen von Daten mit spezieller Software oder das Zerstören des Mediums, auf dem die Daten gespeichert sind, umfassen.

Richtlinien für die Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten erstellen

Eine umfassende Richtlinie beginnt mit der Ermittlung des Zwecks, der Ziele und der Ziele der Richtlinie. In einem Definitionsabschnitt werden die Arten von Dokumenten, auf die sich die Richtlinie bezieht, eindeutig identifiziert. Außerdem werden allgemeine Begriffe wie "Dokument", "Vernichten" und "Löschen" definiert. Anschließend werden in zusätzlichen Abschnitten die Erwartungen an die Kennzeichnung und Aufbewahrung von Dokumenten sowie ein Zeitplan und Anweisungen für festgelegt alte Informationen überprüfen und zerstören. In einem letzten Abschnitt werden die Verfahren für den Umgang mit Dokumententwürfen beschrieben und beschrieben. Die meisten fassen auch Richtlinieninformationen zusammen, indem sie eine Tabelle hinzufügen, auf die Mitarbeiter für weitere Informationen zugreifen können.