Dokumentenkontrollverfahren

Verfahren zur Dokumentenkontrolle stellen sicher, dass die Mitarbeiter im Unternehmen die richtigen Dokumente zur Ausführung ihrer Arbeit verwenden. Die Verfahren sind ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätssicherungsprozesses. Sie überwachen die Vorbereitung und Handhabung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass die für die Dokumentation verantwortlichen Mitarbeiter veraltete Dokumente durch die neuesten Versionen ersetzen. Dazu gehören Aufzeichnungen der Mitarbeiter, die Dokumente erstellt, geändert und genehmigt haben, damit das Unternehmen bestimmen kann, wie Fehler vermieden und die Qualität seiner Produkte und Dienstleistungen verbessert werden.

Schaffung

Dokumentensteuerungsprozeduren geben an, wer für die Erstellung bestimmter Dokumente verantwortlich ist und wie der Ersteller der Dokumente sie identifizieren muss. Neben der Benennung des Dokuments in einem vorgegebenen Format muss der verantwortliche Mitarbeiter das Dokument unterschreiben, um sich als Urheber zu identifizieren. Die Unterzeichnung des Dokuments gibt an, dass der Mitarbeiter die Arbeit als abgeschlossen ansieht und das Datum angeben muss, an dem er die Arbeit abgeschlossen hat.

Rezension

Die Grundsätze der Qualitätssicherung erfordern, dass Unternehmen viele ihrer Dokumente auf Genauigkeit prüfen, insbesondere technische Zeichnungen und Spezifikationen. Dokumentenkontrollverfahren beschreiben, welche Dokumente von wem geprüft werden müssen und wie eine solche Überprüfung aufgezeichnet wird. Normalerweise gibt ein Überprüfungsverfahren an, welche Qualifikationen ein Überprüfer haben muss und wie der Überprüfer die erforderlichen Änderungen am Dokument vornimmt. Es beschreibt detailliert, wie Änderungen aufgezeichnet werden und wo der Überprüfer unterschreiben muss, um anzuzeigen, dass er eine erfolgreiche Überprüfung abgeschlossen hat.

Revision

Neben Änderungen, die während einer Überprüfung vorgenommen wurden, sind erforderliche Änderungen in der Dokumentation häufig auf Änderungen in Projekten oder Vorgängen zurückzuführen. Dokumentenkontrollverfahren legen fest, wer die Revision einleitet und wer sie durchführt. Nach Abschluss einer Revision erhält das überarbeitete Dokument eine Bezeichnung, anhand der es die Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt als letzte Revision identifizieren können. Das alte Dokument erhält eine Bezeichnung als veraltet und das Zeichen, dass es nicht mehr aktuell ist.

Ersatz

In einem wichtigen Teil der Dokumentsteuerungsprozeduren wird detailliert beschrieben, wie ein Unternehmen sicherstellt, dass die neuesten Versionen von Dokumenten veraltete Versionen an den Stellen ersetzen, an denen die Dokumente verwendet werden. Die Verfahren geben an, wer für die Erneuerung der Dokumentation verantwortlich ist, häufig der Initiator der Überarbeitungen. Auf der anderen Seite weisen die Verfahren die Benutzer auf, eine Dokumentation zur Identifizierung von veraltetem Material zu erstellen und zu überprüfen, ob die neuesten Versionen überprüft wurden.

Externe Dokumente

Unternehmen müssen häufig Dokumentationen verwenden, die von außerhalb des Unternehmens stammen. Solche Dokumente folgen nicht den internen Verfahren, wenn sie zum ersten Mal eintreffen. Dokumentenkontrollverfahren legen fest, wer für die Integration solcher Dokumente in das Unternehmenssystem verantwortlich ist. Sie beschreiben detailliert, wie die externen Dokumente identifiziert werden können, ob eine Überprüfung erforderlich ist und wie mit Revisionen verfahren werden soll, falls dies erforderlich ist. Nach der Integration stellen die verantwortlichen Mitarbeiter sicher, dass die relevanten externen Dokumente bei Bedarf verfügbar sind.