Die Nachteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware

In fast jedem Artikel oder Bericht, den Sie heute lesen, wird über die Vorteile und manchmal die Notwendigkeit von Geschäftsinhabern gesprochen, Technologie in jeden Aspekt ihres Geschäfts zu integrieren. Ein Buchhaltungssoftwarepaket ist jedoch nicht unbedingt die beste Idee für jedes kleine Unternehmen. Wenn Sie selbstständig sind oder ein kleines Unternehmen besitzen, sollten Sie den Nachteil der Verwendung von Buchhaltungssoftware sowie die erzielten Vorteile in Betracht ziehen.

Kosten

Obwohl einige Buchhaltungspakete für kleine Unternehmen angemessen sind, sind die Kosten für die Software nicht die einzigen Kosten für die Verwendung der Software. Buchhaltungssoftware erfordert Mindeststandards für die Verwendung des Computers in Bezug auf RAM, Prozessorgeschwindigkeit und Festplattenspeicher. Das Erstellen einer Sicherungskopie Ihrer Abrechnungsdaten erfordert möglicherweise mehr Speicherplatz als eine Excel-Kalkulationstabelle, die leicht auf ein Flash-Laufwerk kopiert werden kann. Der technische Support für die Software kann zusätzliche Kosten verursachen und es können jährliche Lizenzgebühren anfallen, um Upgrades zu erhalten. Wenn Sie nicht mit der Installation von Software oder der Buchhaltung vertraut sind, können auch Kosten für die Beauftragung eines Beraters entstehen, der diese Aufgaben für Sie erledigt.

Schwierigkeit

Einige Buchhaltungssoftwarepakete wurden speziell für Nicht-Steuerberater entwickelt. Bei der Konvertierung in ein Softwarepaket werden Sie jedoch eine Lernkurve erleben. Wenn Sie noch nie Buchhaltungssoftware verwendet haben, ist das Erlernen der Buchhaltungsbedingungen und des Layouts sowie das Festlegen einer korrekten Einrichtung möglicherweise schwieriger als die Vorteile, die sich aus der Verwendung der Software ergeben. Um Ihr eigenes Geschäft zu führen, ist bereits genug Stress und Ärger vorhanden. Sie sollten den Stress des Lernens von Buchhaltungssoftware nicht zum Mix hinzufügen, es sei denn, dies ist absolut notwendig oder die Vorteile der Verwendung der Software überwiegen die Verluste.

Zeit

Bearbeitungskosten und Rechnungen in der Buchhaltungssoftware erfordern normalerweise mehr Zeit als das Protokollieren der Kosten auf einem Ledger-Pad oder einer Tabellenkalkulationssoftware und das Erstellen handschriftlicher Rechnungen oder auf Kalkulationstabellen basierender Rechnungen. Wenn die Verwendung des Computers keinen großen Teil Ihrer täglichen Routine ausmacht, kann der Zeitaufwand für die Verarbeitung der grundlegenden täglichen Finanzdaten den durch die Software erzielten Nutzen überwiegen.

Instandhaltung

Die Pflege der Buchhaltungssoftware umfasst nicht nur das Aktualisieren des Buchhaltungssoftwarepakets, sondern auch das Warten und Aufrüsten aller zur Verwendung der Buchhaltungssoftware erforderlichen Geräte, da für neue Versionen ein Upgrade der Ausrüstung erforderlich ist. Diese Ausrüstung umfasst häufig Ihren PC oder Laptop, Monitor, Drucker, Internetverbindung und Modem, Backup-Laufwerk und Betriebssystem. Wenn Sie nicht die Zeit und das Geld aufwenden möchten, um Ihre Ausrüstung in Übereinstimmung mit der Buchhaltungssoftware zu halten, halten Sie sich am besten an die Tabellenkalkulation oder die Buchhaltung.