Was sind die Aufgaben eines Personalassistenten?

Ein Personalassistent ist ein Verwaltungsfachmann, der verschiedene transaktionsbezogene Aufgaben zur Unterstützung der Humankapital- und Beschäftigungsinitiativen eines Unternehmens wahrnimmt. Die US-Statistikbehörde Bureau of Labor berichtete im Jahr 2009, dass erfolgreiche Bewerber für diese Rolle von Arbeitgebern normalerweise nur über ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis verfügen müssen. Diese Rolle ist eine Einstiegsposition, die häufig als Sprungbrett für eine Karriere innerhalb der Humanressourcen dient.

Arbeitnehmerbeziehungen

Die Hauptaufgabe eines Personalassistenten besteht darin, alle Daten zu den Mitarbeitern eines Unternehmens zu sammeln und zu verwalten. Dies wird häufig durch die Verwendung von Computersoftware erreicht, die als Human Resource Information System (HRIS) bezeichnet wird. Wenn eine Person von der Firma eingestellt wird, erstellt ein Personalassistent eine Mitarbeiterdatei, die alle relevanten Informationen enthält, einschließlich Kontaktnummern, Beruf, Bildungsverlauf, aktuelle Berufsbezeichnung und Gehaltsinformationen. Sie aktualisiert diese Datei immer dann, wenn eine Änderung, z. B. eine Beförderung, eine Gehaltserhöhung oder eine Änderung des Arbeitsortes, im Status des Arbeitnehmers erfolgt. Sie fügt routinemäßig Daten zur Leistungsbewertung hinzu, wenn solche Ereignisse stattfinden.

Auf Anfrage eines Vorgesetzten erstellt ein Personalassistent Berichte, die auf den gesammelten Daten basieren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise hochpotentielle Teammitglieder ausfindig machen möchte, verwendet der Assistent das HRIS-System, um eine Liste der Mitarbeiter auszudrucken, die während ihrer jeweiligen Leistungsbeurteilung eine gute Bewertung erhalten haben.

Rekrutierung und Musterung

Ein Personalassistent ist aktiv in die Personalpraxis seines Arbeitgebers eingebunden. Wenn sich Bewerber um offene Stellen in der Firma bewerben, sammelt der Assistent alle Lebensläufe und prüft diese, wobei er nur die qualifiziertesten an den Personalbeschaffer oder Personalmanager weitergibt. Er vereinbart Termine für Interviews und führt in einigen Fällen telefonische und persönliche Interviews mit jedem Bewerber durch.

Wenn erfolgreiche Bewerber ermittelt wurden, erstellt ein Personalassistent einen Vorschlag und legt ihm Angebotbriefe vor. Er koordiniert auch alle erforderlichen Aktivitäten vor der Beschäftigung, wie z. B. Drogen- und kriminelle Hintergrunduntersuchungen. Darüber hinaus kann er auch Einstellungsorientierungsverfahren leiten.

Personaladministration

Ein Mitarbeiter der Personalabteilung, der als Administrator für die Personalabteilung fungiert, erfüllt alle für die effiziente Arbeit des Teams erforderlichen Büroaufgaben. Sie verfasst die gesamte Abteilungskorrespondenz, z. B. Mitarbeiterhandbücher und Interoffice-Memoranden. Sie koordiniert alle Geschäftsreisen für Personalmitarbeiter. Sie sammelt und pflegt alle Verträge, die die Abteilung mit externen Dienstleistern hat.