Was bedeutet das Schreiben von Absätzen im Geschäftsformat?

Geschäftsdokumente wie Briefe, E-Mails, Memoranden und Berichte verwenden Absätze, um verschiedene Arten von Informationen, Argumenten und Ideen zu trennen. In Geschäftsform erstellte Absätze sind formal, professionell und gut strukturiert. Berücksichtigen Sie beim Schreiben eines Geschäftsdokuments, wie der Absatz auf dem Papier erscheint, die Organisation des Absatzes und seine Platzierung innerhalb des gesamten Dokuments. Seien Sie konsequent in der Art und Weise, wie Sie Ihre Absätze formatieren. Verwenden Sie eine prägnante Sprache und einen einfachen Stil, damit sich der Leser auf Ihre Nachricht konzentriert.

Blockformat

Das gebräuchlichste visuelle Format für Absätze in einem Geschäftsdokument ist das Blockformat, bei dem der Anfang eines Absatzes nicht eingerückt ist. Stattdessen ist der gesamte Absatz mit einem Abstand und linksbündig ausgerichtet, dh er ist am linken Rand des Papiers ausgerichtet. Nach jedem Absatz wird eine Leerzeile eingefügt, um ihn vom nächsten Absatz oder Element des Dokuments zu trennen. Der Halbblock, in dem der Anfang jedes Absatzes eingerückt ist, wird seltener verwendet.

Schriftart

Absätze in einem Geschäftsdokument werden in einer traditionellen Schriftart eingegeben, z. B. in Times New Roman mit 12 Punkten. Vermeiden Sie die Verwendung ungewöhnlicher Schriftarten, die vom Inhalt Ihres Schreibens ablenken. Verwenden Sie im gesamten Dokument die gleiche Schriftart, mit Ausnahme von Überschriften, die möglicherweise eine größere Schriftgröße verwenden oder fett formatiert sind.

Absatzinhalt

Jeder Absatz sollte sich auf einen einzigen Grundgedanken beziehen. Stellen Sie die Grundidee in einer allgemeinen Aussage im ersten Satz des Absatzes vor. Folgen Sie diesem Themensatz mit ein paar Sätzen, die die Grundidee unterstützen. Diese können aus informativen Details oder einem Argument bestehen, um Ihre Idee zu verteidigen. Wickeln Sie den Absatz mit einem zusammenfassenden Satz ab. Wenn ein Absatz zu lang ist, riskieren Sie, die Aufmerksamkeit des Lesers zu verlieren. Organisieren Sie stattdessen einen langen Absatz in zwei oder mehr kleinere Absätze.

Absatzreihenfolge

Ein Geschäftsdokument, beispielsweise ein Bericht oder ein Brief, beginnt mit einem Absatz, der den Gegenstand des Dokuments einführt. Es folgen ein oder mehrere Absätze, die das Thema entwickeln. Ein abschließender Absatz fasst die von Ihnen bereitgestellten Informationen zusammen oder fordert den Leser auf, eine bestimmte Maßnahme zu ergreifen. Beispielsweise könnte ein Schreiben, in dem die Gründe für eine Anzeigenkampagne dargelegt werden, mit einem einleitenden Absatz beginnen, in dem die Kampagne vorgeschlagen wird, gefolgt von drei Absätzen, in denen jeweils ein gesonderter Grund für die Kampagne angegeben ist, und einem abschließenden Absatz, in dem der Leser aufgefordert wird, die Kampagne zu genehmigen. Wenn das Dokument lang ist, verwenden Sie Überschriften, um die wichtigsten Abschnitte zu trennen.

Stil

Während der Ton freundlich sein kann, werden Geschäftsdokumente in einem formalen Stil geschrieben. Ihr Schreiben wird möglicherweise von anderen Personen als dem ursprünglichen Empfänger gelesen und für viele Jahre von einem Unternehmen aufbewahrt. Vermeiden Sie daher persönliche Kommentare. Halten Sie Ihr Schreiben auf professionellem Niveau, indem Sie eine geschlechtsneutrale Sprache sowie korrekte Grammatik und Rechtschreibung verwenden. Halten Sie Ihre Sätze kurz und auf den Punkt. Vermeiden Sie Klischees, Kontraktionen und Slang.