Möglichkeiten zum Starten einer Besprechung

Meetings werden manchmal als notwendiges Übel innerhalb eines Unternehmens angesehen. Ein gutes Meeting ist informativ und anregend, aber ein schlechtes Meeting zieht sich endlos ohne sichtbares Licht am Ende des Tunnels fort. Wenn Sie ein erfolgreiches Meeting abhalten möchten, das die Aufmerksamkeit auf sich zieht, halten Sie von Anfang an den richtigen Ton fest.

Stellen Sie die Spieler vor

Es ist immer eine gute Idee, zu Beginn eines Meetings eine Einführung zu machen. Obwohl sich die Teilnehmer vielleicht kennen, stärkt es den Zweck der Besprechung, die geschäftliche Perspektive anzugeben, die jede Person an den Tisch bringt.

Wenn sich die Teilnehmer nicht vor dem Meeting getroffen haben, sind Einführungen besonders wichtig. Erlauben Sie jeder Person, sich vorzustellen und eine kurze Aussage darüber zu machen, welches Interesse sie vertritt. Wenn die Gruppe die Aufgabe hat, ein Brainstorming durchzuführen, ein Projekt abzuschließen oder ein Problem zu lösen, beginnen Sie das Meeting mit einigen Eisbrechern, um die Gruppendynamik zu aktivieren, bevor Sie die Aufgabe lösen. Einfache Denksportaufgaben, Namensspiele oder Aktivitäten, bei denen die Fähigkeiten des kritischen Denkens getestet werden, regen die Unterhaltung an und regen das Gehirn an.

Geben Sie die Tagesordnung an

Zusätzlich zu den Personen, die im Raum sind, möchten die Teilnehmer wissen, was besprochen wird, warum dies wichtig ist und wie lange es dauert. Eine Agenda beantwortet diese Fragen. Eine gedruckte Agenda ermöglicht es den Teilnehmern, den Ablauf des Meetings zu verfolgen und Notizen zu machen, wenn dies erforderlich ist. Die Tagesordnung dient auch als Leitfaden für den Moderator, insbesondere wenn das Thema in die Irre geht. Wenn Sie vor jedem Tagesordnungspunkt eine geschätzte Zeit veröffentlichen, hilft dies, das Meeting in Gang zu halten und es rechtzeitig zu beenden.

Lass sie Kuchen essen

Wenn eine Besprechung voraussichtlich längere Zeit anhält, beginnen Sie mit Speisen und leichten Erfrischungen. Es ist nicht nur eine gute Meeting-Etikette, um die Teilnehmer zu ernähren, es hilft auch, die Leute auf die Besprechungsgespräche anstatt auf den Magen zu konzentrieren. In den frühen Morgenstunden sollte immer Kaffee für die Koffeincravers zur Verfügung stehen. Wählen Sie Erfrischungsartikel, die leicht sind und Ihr Gehirn fokussieren, z. B. Wasser, Erfrischungsgetränke und leichte Fingerfoods. Laden Sie die Teilnehmer ein, früh anzureisen, um sich bei Erfrischungen zu treffen, bevor Sie sich ernsthaft mit dem Geschäft beschäftigen.

Tipps

Stellen Sie sicher, dass die Besprechung zum angegebenen Zeitpunkt beginnt. Die Mitarbeiter müssen den Zeitplan anpassen, um die Anwesenheit der Besprechung zu ermöglichen. Die Verspätung des Beginns eines Meetings kann für diejenigen, die pünktlich eintreffen, respektlos erscheinen. Sie möchten, dass das Meeting mit einer positiven Notiz beginnt, sodass der richtige Ton von Anfang an eingestellt wird.

Überprüfen Sie alle offenen Punkte eines vorherigen Meetings, bevor Sie mit der aktuellen Tagesordnung beginnen. Verfolgen Sie Aufgaben, die zugewiesen wurden, damit die Mitarbeiter über die Ergebnisse berichten können.

Bitten Sie die Teilnehmer des Meetings, Mobiltelefone zum Schweigen zu bringen, um Störungen zu minimieren.