Anforderungen für das W2-Arbeitsformular
Ein Arbeitgeber muss die W-2, Lohn- und Steuererklärung für alle seine Mitarbeiter einreichen. Wenn W-2 nicht für alle Mitarbeiter eingereicht wird oder W-2 zu spät eingereicht wird, kann dies zu harten Strafen für das Unternehmen führen. Unternehmen können W-2 entweder manuell oder elektronisch über die Website der Social Security Administration einreichen.
Geben Sie den Namen des Mitarbeiters korrekt ein
Geben Sie in Feld E den Vornamen und den Anfangsbuchstaben des Mitarbeiters in das erste Feld ein, den Nachnamen des Mitarbeiters in das zweite Feld und gegebenenfalls das Suffix des Mitarbeiters in das dritte Feld.
Geben Sie die Lohninformationen korrekt ein
Geben Sie den Lohnbetrag einschließlich Dezimalpunkt und Cent ein. Fügen Sie bei der Eingabe von Lohninformationen kein Dollarzeichen ein.
Formatierung
Verwenden Sie nur schwarze Tinte, wenn Sie die Formulare von Hand ausfüllen. Tinte, die heller als schwarz ist, wird nicht akzeptiert, da die Tinte verblassen kann, was zu falschen Informationen führen kann. Wenn Sie das Formular auf einem Computer ausfüllen, verwenden Sie möglichst die Courier 12-Point-Schriftart. Eine größere Schrift ist besser als eine kleinere, aber stellen Sie sicher, dass alle Informationen in die entsprechenden Felder passen.
Senden der Formulare
Senden Sie Kopie A des Formulars W-2 an das Data Operations Center der Verwaltung für soziale Sicherheit. Senden Sie Kopie 1 an alle erforderlichen Steuerabteilungen, einschließlich der Behörden des Bundesstaates, der Stadt und der örtlichen Behörden. Sie können im selben Paket bis zu 249 Form W2s per E-Mail versenden.
Obligatorische elektronische Einreichung
Wenn Sie 250 oder mehr Formulare W-2 senden, müssen Sie sie elektronisch einreichen. Wenn Sie aus irgendeinem Grund lieber keine elektronischen Anmeldungen einreichen möchten, können Sie eine Freistellung beantragen, indem Sie das Formblatt 8508, Request for Waiver Of Fileing Information elektronisch zurückschicken. Sie müssen das Formular 45 Tage vor dem Fälligkeitsdatum des Formulars W-2 absenden.
Fällige Termine einreichen
Wenn Sie das Formular W-2 per E-Mail senden, muss die Regierung sie am 28. Februar erhalten. Wenn Sie elektronisch einreichen, sind die Formulare bis zum 31. März fällig.
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