Die Nachteile der Sortierfunktion in Microsoft Excel

Sie können Microsoft Excel verwenden, um eine einfache Zeilen- und Spaltenmatrix mit Informationen einzurichten, Einkommensdaten aufzulisten, Ausgaben zu sortieren und Ereignisse zu dokumentieren. Diese Aufgaben verkratzen die Oberfläche der Funktionen von Excel kaum. Ihre wahre Stärke liegt in der Fähigkeit, Beziehungen zwischen den Werten in einem Datensatz aufzuzeigen. Durch das Sortieren Ihres Arbeitsblattinhalts werden diese Muster sichtbar. Bei allen Vorteilen, die ein Sortierschritt bieten kann, gibt es Einschränkungen, die andere Excel-Verfahren vorteilhafter machen.

Daten in Bewegung

Im Gegensatz zu einer Datenbank, die das Äquivalent jeder Zeile in einer Microsoft Excel-Kalkulationstabelle als separaten Datensatz enthält, werden in Excel-Arbeitsblättern mehrere Datensätze zusammengehalten. Wenn Sie Ihre Daten sortieren, ordnet Excel die Reihenfolge Ihrer Zelleneinträge so an, dass sie den von Ihnen ausgewählten Organisationskriterien entsprechen. Diese Operation ändert die Zeilenposition, in der einzelne Werte angezeigt werden. Wenn Sie den Sortierschritt nicht rückgängig machen, ändern Ihre Werte dauerhaft die Positionen. Dies kann sich auf das Ergebnis von Formeln auswirken, die auf die Werte in bestimmten Zellen verweisen. Wenn Sie vor dem Sortieren ganze Zeilen oder Spalten ausblenden, hat dies keine Auswirkungen auf die Prozedur. Dies kann die Ergebnisse verzerren.

"Oh, Excel, wie sortiere ich dich?"

Microsoft Excel beschränkt Sortierkriterien auf aufsteigende und absteigende Organisation in numerischer oder alphabetischer Reihenfolge, nach Datum oder Uhrzeit, nach Farbe der Zellen, Typ oder Symbole oder anhand einer benutzerdefinierten Liste von Werten, die Sie angeben. Obwohl diese Optionen eine flexible Grundlage für das Organisieren Ihrer Daten bieten, können Sie keine Formel erstellen, um die Art und Weise zu steuern, in der die Sortierprozedur Ihre Werte bewertet. Wenn eine Kombination der in Excel integrierten Sortiermethoden Ihre Werte nicht in der von Ihnen bevorzugten Weise neu anordnen kann, müssen Sie Ihre Werte möglicherweise exportieren und in einem anderen Programm bearbeiten oder eine andere Excel-Methode verwenden, um Ihre Ergebnisse zu erzielen.

Zufällige Folgen

Wenn Sie vor dem Erteilen eines Sortierbefehls weniger als ein vollständiges Arbeitsblatt mit Werten auswählen, gelten nur die Zeilen und Spalten, die Sie Ihrer Auswahl hinzufügen, für die Sortierprozedur. Wenn Sie Ihre Informationen in der typischen Form von einzeiligen Datensätzen eingegeben haben, wobei sich jede Spalte in der Zeile auf die restlichen Daten dieser Zeile bezieht, kann eine selektive Sortierprozedur Ihren Datensatz unterbrechen und die Bedeutung Ihrer Informationen beeinträchtigen. Beachten Sie, dass die Sortierung die Reihenfolge der Spalten in einem Arbeitsblatt nicht ändern oder Teile Ihrer Daten ausblenden kann.

Andere Methoden

Verwenden Sie statt der Sortierprozedur von Microsoft Excel zum Organisieren und Anzeigen von Mustern in Ihren Arbeitsblattdaten die Filteroptionen des Programms. Der Autofilter platziert ein anklickbares Steuerelement am oberen Rand jeder Datenspalte, sodass Sie sofort auf Sortierkriterien zugreifen können, die die Werte einer Spalte verwenden, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der ganze Zeilen angezeigt werden. Wenn Sie den Autofilter entfernen, kehren Ihre Werte in die Reihenfolge zurück, in der Sie sie eingegeben haben. Der Advanced Filter des Programms erweitert Ihre Optionen, um komplexe logische Beziehungen zwischen Ihren Werten aufzunehmen, die Sie in Befehle mit mehreren Kriterien integrieren können. Es kann sich auf Ihr gesamtes Arbeitsblatt beziehen oder seine Anwendung auf einen von Ihnen angegebenen Datenbereich beschränken. Beide Befehle können Ergebnisse ausblenden, die nicht Ihren Suchanforderungen entsprechen, und doppelte Einträge ausfiltern.

Versionsinformation

Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf Microsoft Excel 2013. Sie können sich geringfügig oder erheblich von anderen Versionen oder Produkten unterscheiden.