Arten der vierteljährlichen Abrechnungsberichte

Arbeitgeber müssen periodische Abrechnungsberichte an den Internal Revenue Service und die staatliche Steuerbehörde einreichen. Obwohl es sich bei den Berichten möglicherweise um jährliche Berichte handelt, werden vierteljährliche Berichte über die Lohnbuchhaltung häufiger. Darüber hinaus verlangen einige Jahresberichte, dass die Arbeitgeber vierteljährliche Einlagen tätigen. Es sind interne Gehaltsabrechnungen erforderlich, um sicherzustellen, dass die gesamte Verbindlichkeit bis zum Jahresende beglichen wird. Der IRS regelt die Anforderungen für Steuerberichte des Bundes. Die Richtlinien für die Berichterstattung sind jedoch von Staat zu Staat verschieden.

Viertel

Abrechnungsberichte basieren auf dem Kalenderjahr, auch wenn das Unternehmen eine Einkommensteuer auf Steuerjahresbasis einreicht, die einen anderen Zeitraum abdeckt, z. B. vom 1. Juli bis zum 30. Juni. 1. April bis 30. Juni; 1. Juli bis 30. September; und 1. bis 31. Dezember. Das Fälligkeitsdatum für vierteljährliche Abrechnungsberichte ist normalerweise eine festgelegte Anzahl von Tagen nach dem Ende eines Quartals. In den Gehaltsabrechnungsberichten sollten nur die Löhne enthalten sein, die tatsächlich im Laufe des Quartals an die Arbeitnehmer gezahlt wurden, selbst wenn der Arbeitgeber beschließt, nicht gezahlte Löhne im tatsächlich geleisteten Monat zu erhalten.

Federal Payroll Steuererklärung

Die meisten Arbeitgeber müssen in jedem Quartal einen IRS-Formular 941 einreichen. In diesem Formular wird der Betrag der Bundessteuer und der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern angegeben, den der Arbeitgeber von den Arbeitnehmerkontrollen einbehält, sowie der Anteil des Arbeitgebers an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern. Dieser Bericht enthält keine Einbehalte nach Beschäftigten, sondern statt der Pauschalbeträge für jede Steuer. Wenn Arbeitgeber am Jahresende W-2-Formulare für jeden Mitarbeiter erstellen, sollten die Summen für jede in den W-2 gemeldete Steuer den Summen entsprechen, die in allen 941 Berichten angegeben wurden. Vierteljährlich 941 Berichte sind spätestens am letzten Tag des Monats nach dem Quartalsende fällig. Wenn die Arbeitgeber während des Quartals alle Einzahlungen rechtzeitig vornehmen, wird die Fälligkeit um 10 Tage verlängert. Der IRS hat die Option, einigen Arbeitgebern zu gestatten, jährliche und nicht vierteljährliche Lohnsteuerberichte einzureichen. Der IRS benachrichtigt jedoch einen Arbeitgeber, wenn eine solche Änderung vorgenommen wird.

Bundesarbeitslosensteuer

Die Bundesarbeitslosensteuer wird jährlich gemeldet, und die Arbeitgeber müssen keine vierteljährliche Steuererklärung einreichen. Der IRS verlangt jedoch von den Arbeitgebern vierteljährlich Einzahlungen. Dazu müssen die Arbeitgeber einen internen Bericht erstellen, um die Einzahlung zu berechnen. Einige Softwareprogramme, die zur Vorbereitung von Abrechnungsprüfungen verwendet werden, können den erforderlichen Bericht erstellen, oder der Arbeitgeber kann einen manuellen Bericht erstellen. Einlagen sind bis zum Ende des auf das Quartalsende folgenden Monats fällig.

Staatliche Lohnsteuer

In Staaten mit einer Einkommenssteuer müssen die Arbeitgeber in der Regel vierteljährliche Gehaltsabrechnungen einreichen, um die Höhe der von den Arbeitnehmern einbehaltenen staatlichen Einkommenssteuer zu melden. Das Fälligkeitsdatum variiert je nach Bundesland. Zum Beispiel verlangt Washington von Arbeitgebern, dass sie bis zum Ende des Monats, der auf das Quartalsende folgt, einen Bericht einreichen, während Maryland den Bericht spätestens am 15. des Monats nach dem Ende eines Quartals verlangt. Arbeitgeber müssen sich an ihre staatliche Steuerkommission wenden, um die Anforderungen zu ermitteln.

Staatliche Arbeitslosensteuer

Neben der Zahlung der Bundesarbeitslosensteuern müssen die Arbeitgeber möglicherweise die staatliche Arbeitslosensteuer abführen. In der Regel tragen die Arbeitgeber die vollen Kosten der SUTA, die für das staatliche Arbeitslosensteuergesetz steht. Jeder Staat hat unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Mindestlöhne, die ein Arbeitgeber zahlen muss, bevor er für SUTA haftet. Normalerweise sammeln Staaten nicht SUTA für alle gezahlten Löhne. Zum Beispiel kann ein Staat SUTA-Zahlungen für die ersten 7.000 $ verlangen, die jeder Mitarbeiter in einem Kalenderjahr verdient hat. In vierteljährlichen Berichten werden in der Regel jeder Mitarbeiter, seine Sozialversicherungsnummer und die Höhe der während des Quartals gezahlten Löhne aufgelistet, die SUTA unterliegen. Die genauen Formate sind jedoch unterschiedlich.

Staatliche Arbeitnehmerentschädigung

In einigen Staaten können Arbeitnehmer eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung über einen privaten Spediteur abschließen. In anderen Bundesstaaten wie Oklahoma können sich Arbeitgeber selbst versichern und vierteljährliche Berichte an den Staat übermitteln. Die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung basiert auf den Ansprüchen des Arbeitgebers und ist ein Prozentsatz der Lohnabrechnung. Unterschiedliche Berufe mit demselben Arbeitgeber können für Arbeitnehmer einen unterschiedlichen Tarif haben. Beispielsweise kann ein Produktionsunternehmen einen niedrigeren Preis für das im Front Office tätige Büropersonal haben als für die im Werk tätigen Drehmaschinenbediener.