So schreiben Sie ein jährliches Geschäftstreffen für eine S Corp

Kleine Unternehmen entscheiden sich für eine Körperschaftsorganisation, um Gewinne und Verluste direkt an die Aktionäre weiterzugeben, was die Steuererklärung der Unternehmen vereinfacht. Durch die Ausschüttung von "S Corp" können die Aktionäre die Erträge aus den "Pass-Through" mit Abzügen aufgrund von laufenden oder über mehrere Jahre aufgelaufenen Verlusten ausgleichen. S Corps erfüllen die spezifischen Anforderungen des Internal Revenue Service, müssen jedoch auch die staatlichen Anforderungen erfüllen, um Meetings abzuhalten, in der Regel jährliche. Aufgrund der engen finanziellen Beziehung zwischen Unternehmen und Aktionären müssen die Protokolle der Jahresversammlungen ein vollständiges und genaues Bild der Aktivitäten des Unternehmens vermitteln.

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Beginnen Sie das Protokoll mit einer Liste der anwesenden Direktoren und einer Quorumserklärung. Überprüfen Sie die Satzung auf eine Definition eines Quorums - in der Regel 50 Prozent plus eine Stimme -, dh die Anzahl der Direktoren, die für die Geschäftstätigkeit erforderlich sind.

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Geben Sie Datum und Art der Benachrichtigung der Jahrestagung an. Überprüfen Sie die Satzung erneut auf bestimmte Termine für jährliche Meetings und Benachrichtigungsanforderungen.

3.

Liste der Nominierten für ein Amt mit Nominatoren und Abgeordneten, gefolgt von den neuen Offizieren, die auf einer Jahresversammlung der Direktoren gewählt wurden. Liste der neuen Verwaltungsratsmitglieder, die auf einer Hauptversammlung vom Verwaltungsrat gewählt wurden.

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Geben Sie genaue Beschlüsse an, mit denen die anwesenden Direktoren handeln. Beschlüsse - wie der Wechsel eines eingetragenen Vertreters, eines Wirtschaftsprüfers oder einer Geschäftsadresse - können mit Stimmenmehrheit angenommen werden, aber Gesetzesvorschläge erfordern in der Regel eine größere Mehrheit und erfordern auch die Beteiligung aktiver Aktionäre.

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Fügen Sie Satzungsänderungen hinzu, entweder auf einer Versammlung der Direktoren, wenn Ihre Direktoren und leitenden Angestellten die einzigen Aktionäre Ihrer S Corp sind, oder auf einer Hauptversammlung, falls dies in Ihrer Satzung erforderlich ist. Notieren Sie diesen Prozess und die durchgeführten oder geplanten Schritte. Notieren Sie auf einer Aktionärsversammlung die Person, die die Resolution oder den Änderungsantrag eingebracht hat - ihren Urheber - den Zweitwertigen und das Abstimmungsergebnis.

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Fassen Sie das Meeting-Geschäft zusammen mit einer Erklärung, dass alle Handlungen und Entscheidungen der Amtsträger im vergangenen Jahr bestätigt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn keine neuen Beschlüsse eingebracht wurden oder Ihre Körperschaft nur aus wenigen Aktionären besteht, die gleichzeitig Geschäftsführer und leitende Angestellte sind und die täglichen Aufgaben informell ausgeübt werden.

7.

Notieren Sie alle neu eingeführten Geschäfte und deren Disposition. Zum Beispiel können die Teilnehmer abstimmen oder die Frage kann an den Steuerberater, einen Rechtsanwalt oder ein Sondergremium des Unternehmens für eine Empfehlung verwiesen werden.

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Notieren Sie die Zeit und die Bedingungen für die Vertagung. Gruppen können bis zur nächsten Jahrestagung oder bis zu einem Datum, an dem das Geschäft fortgeführt werden kann, verschoben werden.

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Geben Sie den neuen leitenden Angestellten und den Direktoren die Protokolle der Sitzungen der Direktoren zur Unterzeichnung. Alle müssen das Dokument unterzeichnen und datieren, um ihre Anwesenheit und Zustimmung anzuzeigen. Protokollnutzer sollten jährliche Sitzungsprotokolle mit Namen, Büro und Datum unterzeichnen.

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Beenden oder drucken Sie das Sitzungsprotokoll der Direktoren so schnell wie möglich nach dem Meeting, um alle Unterschriften der anwesenden Direktoren zu erhalten. Beenden Sie die Protokolle der Aktionäre innerhalb weniger Tage nach der Versammlung.

Dinge benötigt

• Unternehmensstatuten
• Roberts Ordnungsregeln
• Gesellschaftsbuch
• Minutenformulare
• Schreibmaterial oder Laptop und Drucker

Tipps

• Die Geschäftsordnung bestimmt die Entscheidungen, die auf Ihrer Jahrestagung getroffen werden müssen. In der Regel übernehmen Unternehmen Roberts Ordnungsregeln, um ihnen Struktur zu geben.
• Erstellen Sie ein Formular, das bei jährlichen Meetings ausgefüllt werden muss, und enthält Datum, Anwesenheit, Wahlergebnisse, Beschlussfassungen, Mover, Seconders und Unterschriften, um Zeit zu sparen. Alternativ können Sie bei einem Vorstandstreffen mit einem Laptop arbeiten, sodass Sie eine Kopie für Unterschriften ausdrucken und diese sofort in das Buch Ihres Unternehmens einfügen können.
• Der scheidende Schatzmeister kann bei einer jährlichen Verwaltungsratssitzung je nach Statuten einen Finanzbericht vorlegen. Er kann bei seiner Vorlage bei einer Hauptversammlung vollständig protokolliert werden, um ihn den Aktionären zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.

Warnungen

• Da alle leitenden Angestellten und Direktoren das Protokoll der Jahrestagung unterschreiben müssen, halten Sie sie kurz und genau, um die Diskussion und mögliche Meinungsverschiedenheiten darüber zu minimieren, wer was gesagt hat.
• Notieren Sie nur Entscheidungen und Anweisungen zusammen mit den Namen derjenigen, die Bewegungen und Sekunden ausführen. Versuchen Sie nicht, Diskussionen zusammenzufassen, die unendlich lange dauern können und verwirrendes, irrelevantes Material enthalten.