Die Art des Kontos und der normale Kontostand

Die meisten Unternehmen halten eine kleine Menge Bargeld zur Verfügung, um geringfügige geschäftsbezogene Ausgaben zu zahlen, die nicht die Erstellung eines Schecks oder die Verwendung der Firmenkreditkarte rechtfertigen. Ein Kassenfonds ist eine bequeme Methode, um Transaktionen für kleine Unternehmen wie Porto, Zustellgebühren oder Notfallbüro zu bezahlen. Für Buchhaltungszwecke ist es wichtig, genaue Aufzeichnungen über alle geringfügigen Barauslagen zu führen.

Petty Cash-Kontoart

Bargeld ist ein kurzfristiger Vermögenswert und sollte in der Unternehmensbilanz als Belastung ausgewiesen werden. Um zunächst ein Bargeldkonto zu finanzieren, sollte der Buchhalter einen in "Petty Cash" ausgestellten Scheck über die gewünschte Bargeldmenge schreiben und den Scheck bei der Bank des Unternehmens einlösen. Der Journaleintrag in der Bilanz sollte eine Belastung für das Geschäftskonto und eine Gutschrift für das Kassenkonto enthalten. Wenn für die Geschäftsausgaben Portokasse verwendet wird, sollte das entsprechende Aufwandskonto - wie Bürobedarf oder Erstattung von Arbeitnehmern - als Aufwand erfasst werden.

Normaler Kontostand

Der normale Saldo von Bargeld kann je nach Unternehmensgröße variieren. Normalerweise hält ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen etwa 100 USD an Bargeld, aber große Unternehmen haben je nach Bedarf bis zu 500 USD. Es ist generell keine gute Idee, übermäßig viel Bargeld vorzuhalten oder zu viele Menschen mit Zugang zu diesem Geld zu haben, da dies die Gefahr eines geringfügigen Bargelddiebstahls und potenzieller Buchhaltungsprobleme ist.

Speichern und Verfolgen von geringfügigen Barauslagen

Unternehmen sollten bares Geld in einem Safe oder in einer Geldkassette aufbewahren. Der Eigentümer und der Finanzmanager sollten die einzigen Angestellten sein, die Zugriff auf das Bargeld haben, damit es genau verfolgt und verwaltet werden kann. Für das Geld sollte ein Quittungsbeleg ausgefüllt werden, der das Datum, die genaue Höhe des Geldbetrags, die Beschreibung der Ausgaben sowie den Namen und die Unterschrift der Person enthält, die das Geld erhält.

Auffüllen des Petty Cash-Kontos

Das Kontokorrentkonto sollte jeden Monat abgeglichen und aufgefüllt werden, um sicherzustellen, dass das Konto ausgeglichen ist und etwaige Abweichungen berücksichtigt werden. Der Buchhalter sollte einen Scheck an "Petty Cash" über die Höhe der Ausgaben ausstellen, die in diesem Monat mit der Portokasse bezahlt wurden, um das Konto auf den ursprünglichen Betrag zu bringen. Der Scheck sollte bei der Bank des Unternehmens eingelöst werden und das Bargeld in den Tresor oder in das Schließfach zurückgelegt werden. Erfassen Sie den Scheck in der Bilanz mit einer Belastung des Geschäftskontos, einer Gutschrift auf dem Kassenkonto und verwenden Sie dann die Kassenbelegscheine, um die verschiedenen Konten auszugeben, für die das Kassengeld verwendet wurde.