So schreiben Sie einem Kunden eine Geschäfts-E-Mail für eine falsche Bestellung

Die geschäftliche E-Mail dient vielen Zwecken, wenn sie bezüglich einer ungenauen Bestellung gesendet wird. Es dient als juristisches Dokument, Entschuldigung und Entschließung. Es versucht, die Ungenauigkeit zu korrigieren, während der Kunde erhalten bleibt. Eine effektive E-Mail enthält klare Informationen und erreichbare Verfahren, die den Kunden reibungslos durch den Abwicklungsprozess des Auftrags führen.

1

Behandeln Sie die E-Mail als elektronische Kopie. Fügen Sie Ihrer Geschäfts-E-Mail alle formalen Elemente eines Standardgeschäftsbriefs hinzu. Schreiben Sie das Datum der Antwort auf und folgen Sie der entsprechenden Bestellnummer und einer professionellen Anrede, z. B. „Sehr geehrter Herr Dr. A. Smith“ oder „Sehr geehrter Herr John F. Smith“.

2

Verwenden Sie den ersten Absatz Ihrer E-Mail, um eine kurze Einführung zu geben. Stellen Sie sich vor, beschreiben Sie die Informationen der Bestellung und stellen Sie sicher, dass der Kunde die Ungenauigkeit korrigiert.

3.

Erläutern Sie die Besonderheiten der Bestellung in den folgenden Absätzen. Listen Sie die Produktinformationen auf, die der Kunde erhalten haben sollte, und geben Sie an, was tatsächlich ausgegeben wurde. Erläutern Sie die verfügbaren Optionen, um die ungenaue Bestellung zu lösen, und die Schritte, die das Unternehmen zur Beschleunigung der Lösung unternehmen wird, z. B. Expressversand oder Lieferung noch am selben Tag. Seien Sie klar und höflich.

4

Verwenden Sie die letzten Absätze, um Wertschätzung zu zeigen. Danke dem Kunden für sein Geschäft und seine Geduld. Geben Sie die Kontaktinformationen und Geschäftszeiten des Vertreters oder der Abteilung an, die den Kunden bei Fragen und Anliegen unterstützen können. Erinnern Sie den Kunden daran, die Bestellnummer anzugeben, wenn Sie sich mit Fragen und Bedenken an die Abteilung wenden.

5

Beenden Sie die geschäftliche E-Mail mit einem professionellen Abschluss, z. B. „Grüße“ oder einem einfachen „Danke“. Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterschrift Ihren Geschäftstitel und Ihre Kontaktinformationen enthält, sofern sich diese Informationen von den im abschließenden Absatz enthaltenen Informationen unterscheiden.

6

Verwenden Sie ein Blockformat für Ihre E-Mail, wobei der gesamte Text am linken Rand bündig beginnt. Verwenden Sie eine leicht lesbare Schriftart und -größe (z. B. Times New Roman 12 oder Arial 10), und fügen Sie zwischen den einzelnen Absätzen doppelte Leerzeichen ein.