Wie schreibe ich einen Executive Assistant Position Description-Fragebogen

Professionelle Assistenten für Führungskräfte sind Verwaltungsfachleute für Organisation und Prioritätensetzung, die von vielen Führungskräften aus kleinen Unternehmen eingestellt werden, um ihre Produktivität und Effizienz zu steigern. Da die Handlungen eines Executive Assistant einen erheblichen Einfluss auf ein Unternehmen haben, ist es wichtig, dass Sie sich während der Einstellungsphase sorgfältig mit den Qualifikationen des Bewerbers befassen. Ein Fragebogen zur Stellenbeschreibung für einen Executive Assistant ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Sie Bewerber, deren Hintergrund oder Fähigkeiten nicht den Anforderungen des Jobs oder Ihren Erwartungen entsprechen, schnell ausschließen können.

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Erstellen Sie eine Liste aller Anforderungen für die Position von der kleinsten bis zur größten auf einer leeren Seite in einer Textverarbeitungssoftware. Schreiben Sie bei der Erstellung Ihrer Liste Ihre Erwartungen in Bezug auf Schulung und Ausbildung sowie auf Verwaltungs-, zwischenmenschliche, Kommunikations-, Computer- und Analysefähigkeiten auf.

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Erstellen Sie für jede Anforderung oder Erwartung Fragen. Zum Beispiel: "Wie ist Ihre Erfahrung mit der folgenden Software?" Oder "Wie ist Ihre Erfahrung mit der Organisation und Planung von Besprechungen, dem Erstellen von Besprechungsnotizen und dem Erstellen von Protokollen?"

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Ordnen Sie Fragen zu ähnlichen Themen in Ihrem Dokument in Abschnitte ein. Platzieren Sie zum Beispiel bildungsbezogene Fragen in einem Abschnitt und Verwaltungsfragen in einem anderen. Wenn Sie fertig sind, platzieren Sie Titel an den Anfang der Abschnitte, z. B. „Fragen zu Computerfähigkeiten“.

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Fügen Sie unter jeder Frage Antworten hinzu, um ein Multiple-Choice-Format zu erstellen, das Bewerber schnell bearbeiten können. Sie könnten zum Beispiel schreiben: "Ich habe keine Erfahrung auf diesem Gebiet", "Ich habe etwas Erfahrung, erfordert aber zusätzliche Schulungen", "Ich habe umfangreiche Erfahrung" und "Ich habe andere auf diesem Gebiet geschult."

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Erstellen Sie ein leeres Feld für zusätzliche Rückmeldungen oder Erläuterungen unter jedem Satz von Antworten. Beschriften Sie es mit einer Erklärung, in der der Zweck des Feldes erläutert wird, z. B. „Verwenden Sie das Feld unten, um zusätzliche Informationen in Bezug auf Ihre Erfahrungen oder Fähigkeiten zu skizzieren.“

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Schreiben Sie am Anfang des Fragebogens eine Einführung, in der der Zweck beschrieben wird. Schreiben Sie außerdem eine Aussage über die Konsequenzen für eine nicht vollständige Beantwortung des Fragebogens, wie beispielsweise "Disqualifikation von Gegenleistung".

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Fügen Sie Anweisungen für den Fragebogen unter der Einführung hinzu. Fügen Sie außerdem ein oder zwei Fragenbeispiele hinzu, die den Antragstellern zeigen, was sie während des Fragebogens erwarten müssen.

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Legen Sie am Ende des Fragebogens eine Erklärung zur Wahrheit vor, die der Antragsteller unterschreiben muss, um zu bestätigen, dass er den Fragebogen wahrheitsgemäß beantwortet hat und die Folgen von Lügen oder falscher Darstellung versteht. Zum Beispiel: „Ich bestätige, dass meine Antworten nach bestem Wissen wahr sind. Ich verstehe, dass falsche Darstellungen zu folgenden Konsequenzen führen werden. “

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Erstellen Sie einen Signaturbereich nach der Wahrheit, der den Antragsteller auffordert, seinen Namen zu unterschreiben und zu drucken und das Datum anzugeben. Erstellen Sie außerdem Zeilen für die Kontaktinformationen des Antragstellers, einschließlich Heimatadresse, Privat- und Mobiltelefonnummern und E-Mail-Adresse.

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Platzieren Sie Ihre Kontaktinformationen am Anfang und am Ende des Dokuments, damit der Antragsteller wissen kann, wie er Sie bei Fragen zum Ausfüllen des Fragebogens erreichen kann.

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Fügen Sie dem Fragebogen einen Titel hinzu, z. B. "Fragebogen für die Position des Executive Assistant".

Warnung

• Bitten Sie immer einen Anwalt, den Fragebogen vor dem Verteilen durchzulesen, um zu bestätigen, dass die verwendeten Aussagen in Ihrem Bundesstaat gesetzlich zulässig sind.