Was sind die besten Möglichkeiten, ein Zeitbudget zu erstellen?

Inhaber von Kleinunternehmen üben häufig eine Vielzahl von Funktionen in ihrem Unternehmen aus, darunter als Geschäftsführer, Marketingmanager, Verkäufer und Produktionsmitarbeiter. Manager können lange Tage arbeiten und haben trotzdem das Gefühl, nicht genug Zeit zu haben, um alles zu erledigen. Zeitmanagement ist eine wichtige Fähigkeit, die es Kleinunternehmern ermöglicht, Prioritäten zu setzen und sich auf die dringendsten Probleme zu konzentrieren.

Grundlagen der Zeitbudgetierung

"Zeitbudgetierung" beschreibt Aktivitäten, um festzustellen, welche Aufgaben am wichtigsten sind, und um sicherzustellen, dass ausreichend Zeit für diese Aktivitäten aufgewendet wird. Ähnlich wie bei einem Finanzbudget, bei dem eine Liste von Einnahmen und Ausgaben zur Kontrolle der Finanzausgaben erstellt wird, umfasst ein Zeitbudget die Auflistung der täglichen Aktivitäten, um den Zeitaufwand zu priorisieren.

Zeitmanagement-Raster

Ein Zeitmanagement-Raster ist ein Werkzeug, mit dem Manager wichtige Aktivitäten ermitteln und Zeit entsprechend planen können. Ein Zeitmanagementraster besteht aus vier Listen, die in einer Zwei-mal-Zwei-Matrix angeordnet sind: Listen von Aktivitäten, die dringend und wichtig sind; Aktivitäten, die wichtig, aber nicht dringend sind; Dinge, die nicht wichtig sind, aber als Ablenkungen dienen; und Dinge, die weder dringend noch wichtig sind. Probleme, die sowohl dringlich als auch wichtig sind, sollten sofort angegangen werden, während wichtige, aber nicht dringliche Aktivitäten in einen Zeitplan für die spätere Bearbeitung eingetragen werden können. Es sollten Schritte unternommen werden, um Ablenkungen zu begrenzen, und die Arbeitszeit sollte nicht für Dinge verwendet werden, die weder wichtig noch dringend sind.

Tageszeitbudget

Eine der einfachsten und effektivsten Methoden zum Verwalten der Zeit besteht in der Erstellung eines täglichen Zeitbudgets. Am Ende des Tages zeigt die Liste der Aktivitäten, wo Zeit verbracht wird und welche Aktivitäten vernachlässigt wurden. Die Informationen können verwendet werden, um einen Tageszeitplaner zu erstellen, der die Zeitnutzung besser priorisiert. Wenn sich beispielsweise aus einem Tagesbudget ergibt, dass ein Manager 30 Minuten pro Tag für soziale Netzwerke und eine Stunde pro Tag für das Schreiben von E-Mails aufbringt, wird ihm möglicherweise bewusst, dass er zu viel Zeit für Dinge aufbringt, die von geringem Wert sind und in der Lage sind konzertierte Anstrengungen, um diese Aktivitäten zu reduzieren.

Wöchentliches Zeitbudget

Wenn Sie den Zeitverbrauch für eine ganze Woche nachverfolgen, können bestimmte Erkenntnisse gewonnen werden, die ein Tageszeitbudget nicht bieten kann. Zum Beispiel kann ein Manager zu Beginn der Woche sehr produktiv sein, hat aber die Gewohnheit, zu spät in der Woche zu viel Zeit für unproduktive Aktivitäten zu verwenden. Durch das Erstellen eines wöchentlichen Zeitplans können Manager jeden Tag ausreichend Zeit für wichtige Aktivitäten aufwenden.