Wie man ein Team erleichtert

Team Moderation ist mehr Kunst als Wissenschaft. Effektive Moderatoren verfügen über Eigenschaften und Merkmale wie Objektivität, gute Problemlösung, Entscheidungsfindung, Teammanagement und Kommunikationsfähigkeiten, die quantitativ schwer zu messen sind. Der Moderationsprozess bestimmt, wie Teammitglieder in Ihrem kleinen Unternehmen miteinander und mit dem gesamten Team interagieren, wie sie Entscheidungen treffen, Probleme lösen und Konflikte im Team bewältigen.

Kennen Sie Ihre Verantwortlichkeiten

Eine Erleichterungsperspektive ist, dass ein guter Prozess zu einem guten Ergebnis führt. Diese Perspektive bedeutet, dass die Rolle eines Team-Facilitators mehr auf Teammeetings und auf die Zusammenarbeit von Teams während Meetings als auf ein bestimmtes Arbeitsprodukt oder Ergebnis gerichtet ist. Die Aufgaben konzentrieren sich auf die Gestaltung und Planung von Teammeetings, die Führung des Meetings während des Fortschritts und die Gewährleistung einer effektiven und aktiven Teilnahme. Nach Abschluss des Meetings bleiben die Moderatoren dafür verantwortlich, dass das Protokoll des Meetings festgehalten wird. Ergebnisse, Aktionen und Fragen werden ordnungsgemäß aufgezeichnet und alle erforderlichen Folgemaßnahmen werden vor dem nächsten geplanten Meeting wirksam erledigt.

Erstellen Sie eine Agenda

Erstellen Sie zunächst ein detailliertes Meeting-Programm, das den Zweck des Meetings klar definiert und die Meeting-Ziele beschreibt. Verteilen Sie die Tagesordnung einige Tage vor dem Meeting, damit die Teilnehmer wissen, was zu erwarten ist, und Zeit haben, sich vorzubereiten. Je detaillierter Sie sind, desto hilfreicher wird eine Agenda als Hilfsmittel für die Moderation. Eine Agenda kann beispielsweise sicherstellen, dass die Besprechung nicht über die festgelegte Zeit hinausgeht, die Teilnehmer fokussiert bleiben, die Teilnahme an Besprechungen erhöhen und das Potenzial für Ausreden beseitigen, wenn die Teilnehmer Ergebnisse vorlegen können.

Legen Sie geeignete Grundregeln fest

Klare, klar definierte Grundregeln sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Atmosphäre des Meetings höflich und respektvoll ist, insbesondere wenn Sie eine hitzige Debatte erwarten. Beginnen Sie das Meeting, indem Sie jedem die Teilnahme an Grundregeln ermöglichen, die sich beispielsweise auf die Teilnahme und den Wert unterschiedlicher Meinungen konzentrieren. Fügen Sie eine Vertraulichkeitsgrundregel und eine Liste mit den Dingen hinzu, die nicht toleriert werden, wenn Meinungen miteinander kollidieren und die Teilnehmer nicht einverstanden sind, z. B. Put-downs, Namensrufe oder persönliche Angriffe. Zeichnen Sie während des gesamten Meetings an einem auffälligen Ort Grundregeln auf und zeigen Sie sie an.

Beobachten und Eingreifen

Halten Sie die Teambesprechungen auf dem Laufenden und konzentrieren Sie sich auf das Erreichen der Ziele, indem Sie beobachten, was passiert und wenn nötig eingreifen. Beispielsweise können Sie eingreifen, wenn ein oder zwei Teilnehmer die Diskussion zu steuern scheinen, indem Sie eine Frage an einen inaktiven Teilnehmer richten. Ermutigen Sie zur allgemeinen Teilhabe, indem Sie offene Fragen stellen, die zur Diskussion und nachdenklichen, offenen Kommunikation anregen. Seien Sie direkt und auf den ersten Blick, wenn Diskussionen aus dem Ruder laufen, indem Sie die Gruppe an das ursprünglich zur Diskussion stehende Thema erinnern. Bieten Sie an, ein weiteres Meeting zu planen, um das neue Thema zu besprechen, oder teilen Sie der Gruppe mit, dass Sie es in die Tagesordnung für das nächste regelmäßig geplante Meeting aufnehmen werden.