So dokumentieren Sie einen Projektplan

Projektpläne beschreiben detailliert die für ein Projekt erforderlichen Ressourcen, die damit verbundenen Kosten und den Zeitplan. Während Projektmanager all diese Informationen während des Planungsprozesses berücksichtigen, müssen Inhaber von Kleinunternehmen ein gutes System zur Dokumentation der verschiedenen Aspekte des Plans entwickeln. Kleine Unternehmen verfügen in der Regel über zusammenhängende Projektteams, die problemlos ohne detaillierte Dokumentation kommunizieren können. Um jedoch ordnungsgemäß zu funktionieren, erfordern Projektkontrollen und die Bewertung des Projektfortschritts objektive Dokumente. Solche Kontrollen sind für kleine Unternehmen aufgrund begrenzter interner Ressourcen besonders wichtig. Effektive Projektkontrollen basierend auf einer genauen Dokumentation führen zu einer Verringerung des Risikos.

Kosten

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Identifizieren Sie die Kostenkategorien für das Projekt. Gegebenenfalls Auflistung der Kosten für Material, Ausrüstung, Dienstleistungen, Genehmigungen, Arbeits- und Projektmanagement. Fügen Sie weitere Kostenkategorien hinzu, die für das jeweilige Projekt gelten.

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Legen Sie ein Ablagesystem an, dessen Kostenarten dem Projekt entsprechen. Identifizieren Sie die Hauptkostenpositionen, die zur Kategorie gehören. Ermitteln Sie die Kosten für jeden Artikel in den Projektplänen, und dokumentieren Sie sie, indem Sie eine detaillierte Kalkulation in das Ablagesystem eingeben.

3.

Geben Sie aktualisierte und tatsächliche Kosten in das System ein, sobald diese für jeden Artikel verfügbar sind. Geben Sie im Verlauf des Projekts Angebotspreise, Bestellkosten, Rechnungen und Endkosten ein.

Ressourcen

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Identifizieren Sie die für das Projekt erforderlichen Ressourcen anhand der Projektpläne. Überprüfen Sie das Kostenablagesystem, um sicherzustellen, dass die Ressourcenkosten gedeckt sind. Nennen Sie den Ressourcentyp, die benötigte Menge und wann Sie sie benötigen.

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Stimmen Sie die erforderlichen Ressourcen mit denen ab, die Sie von Ihrem kleinen Unternehmen oder Lieferanten erhalten. Fügen Sie in der Ressourcenliste hinzu, von wo Sie die Ressource bereitstellen möchten.

3.

Weisen Sie nach Möglichkeit Mitarbeiter zu, um den Ressourcenbedarf zu decken. Fügen Sie bei Bedarf Leiharbeiter hinzu. Weisen Sie externe Lieferanten für Arbeiten zu, die Sie nicht intern erledigen können. Ordnen Sie Lieferanten von Material und Ausrüstung zu.

4

Erstellen Sie aus der Liste der Ressourcen einen Personalplan, einen Materialversorgungsplan und einen Ausrüstungsplan, in dem die jeweiligen Vorräte aufgeführt sind. Aktualisieren Sie diese Kategorien, wenn die Lieferanten Verträge und Projektdetails erhalten. Behalten Sie den Überblick über die Revisionen, um eine vollständige Projektdokumentation zu erhalten.

Zeitplan

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Verwenden Sie ein Software-Zeitplanungsprogramm, um den Zeitplan zu dokumentieren. Verwenden Sie die Software, um ein Diagramm für die Programmevaluierungs- und Überprüfungstechnik zu erstellen. Geben Sie die Projektierungs- und Terminierungsdaten aus dem Projektplan gemäß den Benutzeranweisungen in das PERT-Diagrammprogramm ein.

2

Optimieren Sie das PERT-Diagramm, indem Sie den Zeitplan ändern, um Spielzeiten zu vermeiden, zu denen der Zeitplan keine Aktivität anzeigt. Verwenden Sie die PERT-Software, um den kritischen Pfad zu identifizieren.

3.

Drucken Sie die erste Version des PERT-Diagramms aus, um den ursprünglichen Zeitplan anzuzeigen. Führen Sie die Aktivitäten auf dem kritischen Pfad als besonders aufmerksam auf und stellen Sie sicher, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Nachdem Sie Anpassungen vorgenommen haben, drucken Sie zusätzliche Kopien des PERT-Diagramms aus, um die Projektänderungen anzuzeigen.

Fortschritt

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Geben Sie die Ressourcen in das PERT-Programm ein. Lassen Sie die Software das PERT-Diagramm neu berechnen, um sicherzustellen, dass Sie genügend Ressourcen enthalten haben, um das Projekt nach dem ursprünglichen Zeitplan abzuschließen.

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Verwenden Sie das PERT-Diagramm, um den Fortschritt zu verfolgen. Geben Sie zu Beginn jeder Aufgabe den Start und dann die prozentuale Fertigstellung in das Programm ein. Drucken Sie die Ergebnisse regelmäßig aus, um den Fortschritt zu dokumentieren.

3.

Überprüfen Sie den Fortschritt anhand des ursprünglichen Zeitplans und der sich anhäufenden Kosten, um sicherzustellen, dass keine größeren Abweichungen auftreten. Verfolgen Sie den Fortschritt und die Kosten und dokumentieren Sie den Fertigstellungsgrad und den Prozentsatz des Gesamtbudgets.