So dokumentieren Sie eine schlechte Leistungsbewertung

Wenn Mitarbeiter schlechte Leistungen erbringen, kann dies alles vom Unternehmensergebnis bis zur Moral im Büro beeinflussen. Daher ist es für Manager wichtig, die schlechte Mitarbeiterleistung unverzüglich zu beheben und Verbesserungsstrategien zu entwickeln. Einem Mitarbeiter einfach zu sagen, er solle es besser machen, reicht nicht aus, vor allem, wenn er sich nicht verbessert und man seine Beschäftigung kündigen muss. Eine ordnungsgemäße schriftliche Dokumentation der Leistungsprobleme und der Schritte, die Sie zur Verbesserung der Mitarbeiter unternommen haben, gibt Ihnen nicht nur einen Plan, sondern schützt Sie auch, wenn ein entlassener Mitarbeiter rechtliche Schritte gegen das Unternehmen einleitet.

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Sammeln Sie einen Nachweis über die Underperformance des Mitarbeiters. Verkaufszahlen, Kunden- oder Kundenbewertungen und Kommentare oder Beispiele für schlechte Arbeit stützen Ihre Behauptungen auf schlechte Leistung und dienen im Streitfall als Beweismittel.

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Planen Sie ein Meeting mit dem unterdurchschnittlichen Mitarbeiter. Klären Sie während des Meetings Ihre Erwartungen und erklären Sie ihr, wie sie diese Erwartungen nicht erfüllt und wie sie sich verbessern kann.

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Erlauben Sie dem Mitarbeiter, seine schlechte Leistung zu erklären. Bei erheblichen emotionalen oder persönlichen Problemen, die sich auf seine Arbeit auswirken, geben Sie gegebenenfalls Informationen über das Mitarbeiterförderungsprogramm Ihres Unternehmens an. Dokumentieren Sie die Antwort des Mitarbeiters in Ihren Notizen.

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Entwickeln Sie einen Plan zur Leistungsverbesserung. Der Plan sollte umsetzbare Schritte zur Verbesserung, eine Frist für nachgewiesene Verbesserungen und einen Überblick über die Konsequenzen enthalten, wenn das Ziel des Plans nicht erreicht wird. Unterzeichnen Sie den Plan, und bitten Sie den Mitarbeiter, ebenfalls zu unterschreiben, um anzugeben, dass er die im Dokument beschriebenen Maßnahmen ergreifen wird.

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Schreiben Sie ein Memo basierend auf den Besprechungsnotizen. Der Bericht sollte die Punkte Ihrer Diskussion hervorheben und die Schritte beschreiben, die der Mitarbeiter zur Verbesserung unternehmen kann. Bitten Sie den Mitarbeiter, das Memo zu unterschreiben und zu datieren und den Erhalt des Berichts anzuzeigen.

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Fügen Sie der Personalakte des Mitarbeiters die Notizen, den Leistungsverbesserungsplan und das Leistungsbewertungsprotokoll hinzu. Treffen Sie sich regelmäßig mit ihm, um seine Verbesserung zu überwachen, oder ergreifen Sie gegebenenfalls weitere Maßnahmen.

Tipps

• Bitten Sie einen HR-Mitarbeiter oder einen anderen Manager, als Zeuge an der Besprechung teilzunehmen, wenn Sie davon ausgehen, dass der Mitarbeiter wütend oder konfrontativ ist.
• Legen Sie Ihre Erwartungen an die Leistung der Mitarbeiter fest, sobald sie dem Unternehmen beitritt, um Missverständnissen und unzureichender Arbeit vorzubeugen.

Warnung

• Erkundigen Sie sich bei der Personalabteilung Ihres Unternehmens, bevor Sie eine schlechte Bewertung abgeben, um die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Bewertungen zu bestätigen und sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Protokolle einhalten. Wenn Ihr Mitarbeiter beispielsweise von einer Gewerkschaft vertreten wird, müssen Sie die Gewerkschaftsvertreter möglicherweise über die Korrekturmaßnahmen informieren und Kopien Ihrer Dokumentation bereitstellen.