So dokumentieren Sie Mitarbeiterprobleme und einen Verbesserungsplan

Die Dokumentation von Leistungsproblemen der Mitarbeiter kann zeitaufwändig sein, und bereits überstrapazierte Manager von Kleinunternehmen können den Wert von Dokumentations- oder Leistungsverbesserungsplänen in Frage stellen. Die meisten Unternehmen in den Vereinigten Staaten sind willkürlich, dh ein Mitarbeiter kann jederzeit aus gutem Grund, aus schlechten oder gar keinen Gründen entlassen werden. Es mag zwar schneller und einfacher sein, einen Mitarbeiter zu entlassen, aber es gibt erhebliche Vorteile - sowohl in Bezug auf den Dollar als auch auf die Haftung und die allgemeine Moral der Mitarbeiter -, um ihn stattdessen zu verbessern.

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Notieren Sie sich zu jedem problematischen Vorfall, den Sie beobachtet haben. Geben Sie an, was passiert ist, wo und wann der Vorfall stattgefunden hat, ob es Zeugen gab, welche negativen Konsequenzen es gibt und welche Richtlinien und Verfahren verletzt wurden. Erfassen Sie statistische Daten oder die Häufigkeit des Verhaltens des Mitarbeiters im Vergleich zum Durchschnitt der Arbeitsgruppen. Dokumentieren Sie beispielsweise die Anzahl der Verspätungen des Mitarbeiters im Vergleich zur Anzahl der gesamten Arbeitstage oder die Anzahl der Fehler, die der Mitarbeiter im Vergleich zur durchschnittlichen Anzahl der von Mitarbeitern begangenen Fehler macht.

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Besprechen Sie die Problemfälle mit dem Mitarbeiter - Ihre Dokumentation ist unbrauchbar, wenn nicht gehandelt wird oder wenn der Mitarbeiter das Problem nicht kennt. Treffen Sie sich mit dem Mitarbeiter, um das Problem zu besprechen und ihm eine Kopie der Dokumentation zukommen zu lassen. Bitten Sie ihn, den Grund für das Problemverhalten zu erläutern und mit ihm mögliche Lösungen zu erarbeiten.

3.

Fassen Sie das Gespräch in einem schriftlichen Verbesserungsplan zusammen. Der Plan sollte klare Erwartungen - und alle Richtlinien oder Verfahren, die diese Erwartungen regeln - sowie kurzfristige Ziele umfassen. Der Plan sollte auch die gemeinsam vereinbarten Verbesserungslösungen zusammenfassen.

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Fügen Sie bestimmte messbare Ziele mit einem Zeitrahmen für das Erreichen hinzu. Zum Beispiel: "Sie reduzieren Ihre Fehlerquote für den Monat April auf 5 Prozent oder weniger." Geben Sie Termine für die Nachverfolgung an: "Ihr Fortschritt wird monatlich überprüft."

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Treffen Sie sich mit der Mitarbeiterin, um ihre Fortschritte zu überprüfen. Passen Sie gegebenenfalls den Verbesserungsplan an und dokumentieren Sie sowohl die Änderungen am Plan als auch die Besprechung selbst. Wenn keine nachhaltige Verbesserung erzielt wird, können Sie zu strengeren Formen der Disziplin übergehen.

Spitze

• Dokumentieren Sie jedes Gespräch, das Sie mit dem Mitarbeiter führen, und fordern Sie ihn auf, das Dokument zu erhalten. Alternativ können Sie kleinere Probleme in einer E-Mail zusammenfassen, um die Dokumentation mit Datum und Zeitstempel zu erhalten.