So dokumentieren Sie einen Mitarbeiter

Die Dokumentation erstellt eine Aufzeichnung der Leistung eines Mitarbeiters, sowohl der positiven als auch der negativen Beiträge zum Unternehmen. Die Dokumentation legt einen Zeitplan für Verhaltensprobleme fest und unterstützt, falls erforderlich, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses, indem gezeigt wird, dass versucht wurde, die Leistung des Mitarbeiters vor der Kündigung zu verbessern. Mitarbeiterakten sorgen für Kontinuität, wenn der Mitarbeiter in eine andere Abteilung wechselt oder unter der Aufsicht eines anderen Vorgesetzten wechselt. Die genaue und unparteiische Dokumentation des Verhaltens ist der Schlüssel zur Erstellung effektiver Mitarbeiterdatensätze.

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Überprüfen Sie die geltenden Unternehmensrichtlinien zur Dokumentation der Mitarbeiter. Befolgen Sie ggf. das in der Richtlinie beschriebene Verfahren.

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Notieren Sie bestimmte Vorfälle, an denen der Mitarbeiter beteiligt ist, in seine Akte. Dokumentieren Sie die Fakten des Vorfalls, einschließlich der Ursachen für die Situation, die Maßnahmen des Mitarbeiters und die daraus resultierenden Auswirkungen. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise nicht zur Arbeit kam, ohne anzurufen, könnte dies die Unfähigkeit des Teams gewesen sein, ein Projekt zu beenden, an dem er beteiligt war.

3.

Legen Sie für jeden Eintrag ein Datum fest, um eine chronologische Zeitleiste der bemerkenswerten Aktionen des Mitarbeiters anzuzeigen. Fügen Sie die Uhrzeit hinzu, wenn diese Informationen relevant sind.

4

Dokumentieren Sie gegebenenfalls alle Disziplinarmaßnahmen. Geben Sie die von Ihnen unternommenen Schritte und die Reaktion des Mitarbeiters an, und achten Sie darauf, die Informationen sachlich anzugeben, ohne sie zu emotionalisieren.

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Notieren Sie sich die Schritte, die Sie unternehmen, um dem Mitarbeiter zu helfen, sein Verhalten zu ändern. Dies kann das Überprüfen der relevanten Mitarbeiterrichtlinien mit ihr umfassen, sie zu Schulungen schicken oder einen Aktionsplan erstellen, um sie zu verbessern.

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Fragen Sie den Mitarbeiter nach seiner Sicht der Situation oder nach seinen Gründen. Fügen Sie diese Informationen in die Datensätze ein. Wenn er beispielsweise eine Stunde zu spät erschien, fragen Sie ihn nach dem Grund und dokumentieren Sie seine Gründe.

7.

Verfolgen Sie in regelmäßigen Abständen die Dokumentation, um zu erfassen, ob der Mitarbeiter Fortschritte erzielt. Integrieren Sie gegebenenfalls eine positive Leistung, damit die Dokumentation die Fähigkeiten und Handlungen des Mitarbeiters genau darstellt.

Warnung

• Niemals persönliche Angriffe, diskriminierende Kommentare oder ähnliche Informationen in die Dokumentation einbinden, da Sie sich rechtlichen Schritten öffnen. Halten Sie sich an Fakten und Beobachtungen über den Angestellten und nicht an Gerüchte oder Annahmen.