So dokumentieren Sie 5S-Projekte

Erfolgreiche Projektverbesserungsmanager, die schlanke Fertigungstechniken implementieren, verwenden die 5S-Methode, um Verschwendung zu vermeiden und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Um Verschwendung zu vermeiden, ergreifen Projektmanager fünf Arten von Aktionen, die auf japanischen Wörtern basieren. Diese Reinigungsprozesse umfassen Seiri (Sort), Seiton (Set in Order), Seison (Shine), Seiketsu (Standardize) und Shitsuke (Sustain). Projektwerkzeuge werden so sortiert und angeordnet, dass sie bei Bedarf zur Verfügung stehen. Wenn Sie Ihren Arbeitsbereich sauber und organisiert halten, bleibt alles (und alle) in Ordnung. Um den Prozess zu dokumentieren, um später ein 5S-Projekt auszuwerten, zu analysieren und zu prüfen, implementieren Sie 5S schrittweise und erstellen Berichte für jede Phase.

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Erstellen Sie einen Änderungskontrollplan zum Verwalten der Qualität. Verwenden Sie Ihr eigenes Format oder laden Sie eine Vorlage von Websites wie der Microsoft Office Templates-Website herunter, die Zugriff auf Änderungssteuerungsvorlagen bietet.

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Halten Sie regelmäßige Besprechungen ab und dokumentieren Sie Vorschläge von Teammitgliedern in einer Besprechung. Verwenden Sie Tools wie Microsoft OneNote, um getroffene Entscheidungen und durchgeführte Aktionen aufzuzeichnen. Verteilen Sie diese Dokumente per E-Mail. Archivieren Sie sie, indem Sie sie auf Intranet-Websites, Repositorys für Unternehmensdokumente oder gemeinsame Arbeitsbereiche wie Microsoft Sharepoint hochladen.

3.

Verwenden Sie Tools zur Prozessverbesserung, z. B. Fortschrittsberichte und Zeitbeobachtungsblätter, um Prozesse zu definieren, zu analysieren, zu messen, zu verbessern und zu steuern. Erstellen Sie Statusberichte, in denen beschrieben wird, wie diese Ergebnisse das Team befähigen, bestimmte Prozesse verbessern, indem Sie den aktuellen Status analysieren (wie sie sind) und den zukünftigen Status definieren. Durch Definieren der Lücke zwischen den beiden können Sie einen Implementierungsplan und einen Aktionsplan erstellen.

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Erstellen Sie einen Prüfplan. Dieser Plan sollte das Personal identifizieren, das den Arbeitsplatz durchgehen kann und alle unnötigen Hilfsmittel beseitigen kann. So können Sie und Ihre Mitarbeiter sicherstellen, dass Sie über die richtigen Werkzeuge und Materialien verfügen, um Ihre Arbeit zu erledigen. Der Plan sollte prüfen, ob die verbleibenden Tools nach Nutzungshäufigkeit und primären Benutzern organisiert sind. Es sollte auch beschrieben werden, wie von Hand sorgfältig geprüft werden kann, ob die allgemeine Instandhaltung der Einrichtungen erfolgt, und sicherstellen, dass standardisierte Werkzeuge, Prozesse und Verfahren implementiert und verwendet werden. Ein umfassender Prüfplan hilft Ihnen und Ihrem kleinen Unternehmen, die Änderungen aufrechtzuerhalten. Veröffentlichen Sie Erfolgsgeschichten, um Energie und Begeisterung zu erhalten.

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Beschreiben Sie jeden der 5S-Prozesse in detaillierten Dokumenten und verteilen Sie diese mithilfe von E-Mail- oder Social-Media-Technologien wie Wikis, Foren oder Blogs an alle Teammitglieder. Erstellen Sie Checklisten und Poster, um die Methodik zu verstärken. Schulung des Personals in der Anwendung dieser Prozesse anhand dieser Dokumentation. Darüber hinaus bieten kostenlose Ressourcen wie die OpenCourseWare-Website des Massachusetts Institute of Technology Zugriff auf Kursmaterialien, -werkzeuge und -ressourcen, um Best Practices im Zusammenhang mit der 5S-Methodik zu kommunizieren.