Effektiver Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan beschreibt, was eine Organisation mit den gesendeten Informationen erreichen möchte. Es enthält Ziele, die zur Erstellung der Kommunikation verwendeten Werkzeuge und die vorgesehenen Empfänger. Der Plan beschreibt, welche Informationen geteilt werden und wie diese verteilt werden. Der Plan identifiziert auch die Personen, die für das Erstellen und Verwalten von Informationen verantwortlich sind, wann sie übermittelt und wo Aufzeichnungen gespeichert werden sollen.

Inhalt

Die Kommunikation umfasst Druckschriften, Konferenz- und Öffentlichkeitsarbeitsmaterialien, Rechtsdokumente und Online-Inhalte. Andere Arten der Kommunikation umfassen Umfragen, Berichte, Reden und andere Unternehmensdokumente. Zu den Marketingkommunikationsarten zählen Projektnewsletter, Testimonials, Präsentationen und andere Werbematerialien. Typische Mechanismen zur Übermittlung einer Nachricht umfassen Poster, Broschüren und Websites. Der Kommunikationsplan enthält normalerweise einen Kalender, um anzuzeigen, wann die Kommunikationsmaterialien verfügbar sind. Darüber hinaus definiert der Plan eine Methode, um zu messen, wie gut die Kommunikation funktioniert hat.

Zweck

Ein Kommunikationsplan dient als proaktive Maßnahme, um sicherzustellen, dass jeder die richtigen Informationen rechtzeitig zur Verfügung hat. Der Plan beschreibt, wer jede Art von Kommunikation produziert und wie häufig sie aktualisiert oder verteilt wird. Durch die Priorisierung der Kommunikationsanforderungen kann das Unternehmen feststellen, wie viel Zeit diesen Aufgaben in der gesamten Organisationsplanung zugewiesen werden muss.

Publikum

Der Kommunikationsplan gibt die Nachrichtentypen an und wer sie erhalten soll. Die eindeutige Identifizierung des Publikums und seiner Bedürfnisse erleichtert das Schreiben der Kommunikation. So sollten beispielsweise Newsletter für Mitarbeiter Informationen zu bevorstehenden Veranstaltungen enthalten, herausragende Leistungen anerkennen und Beiträge zu Leitbildern und anderen organisatorischen Diskussionspunkten einholen.

Lieferung

Multimediapräsentationen, aufgezeichnete Schulungsveranstaltungen, Podcasts und Tools für soziale Medien wie Wikis, Blogs und Foren stellen sicher, dass die Teilnehmer alle Informationen erhalten, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen. In zeitkritischen Situationen wird durch das Senden von Informationen per Sprache, Text und E-Mail jeder schnell informiert, um sicherzustellen, dass die besten Entscheidungen getroffen werden können und dass alle Personen informiert und eingebunden sind.

Versionsgeschichte

Durch das Hinzufügen eines Revisionsverlaufs zu einem Kommunikationsplan wird sichergestellt, dass Änderungen an der Kommunikationsstrategie dokumentiert werden. Durch die Bewertung der Werkzeuge und Techniken, die zur Kommunikation verwendet werden, kann das Unternehmen Best Practices festlegen und die erfolgreichen Strategien bei der nächsten Anstrengung wiederverwenden. Dies spart Zeit und Geld.