Wie man eine Kundenbeschwerde mit Mitarbeitern bespricht

Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Ihr Unternehmen eine Kundenbeschwerde erhält. Wenn das Unvermeidliche eintritt, besprechen Sie die Beschwerde mit den Mitarbeitern, um die Situation effektiv zu lösen. Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie den Kunden zufrieden stellen und gleichzeitig die Mitarbeiter korrekt behandeln. Bewältigen Sie die Situation mit einer Problemlösungsmentalität, um die Moral hoch zu halten und die Kunden zufrieden zu stellen.

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Treffen Sie sich mit den an der Beschwerde beteiligten Mitarbeitern. Die Besprechung sollte alle in der Beschwerde ausdrücklich genannten Mitarbeiter umfassen. Wenn die Beschwerde eine allgemeine Beschwerde war, schließen Sie alle Mitarbeiter ein, die zum Zeitpunkt des Vorfalls gearbeitet haben.

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Fragen Sie die Mitarbeiter, ob sie sich an den Vorfall oder die Situation erinnern, aus der die Beschwerde entstanden ist. Ermutigen Sie eine Diskussion über die Situation, damit Sie so viel wie möglich lernen können. Halten Sie den Dialog positiv und produktiv.

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Bitten Sie die Mitarbeiter um Rückmeldung, warum der Kunde sich beschwert. Sprechen Sie darüber, warum sich der Kunde unzufrieden gefühlt hat. Diskutieren Sie Alternativen, die das Ergebnis möglicherweise anders gemacht haben. Schlagen Sie vor, was Ihre Mitarbeiter in Zukunft tun möchten. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, über Ideen nachzudenken und Vorschläge zu unterbreiten, wie sie den Service verbessern können.

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Teilen Sie den Mitarbeitern mit, was Sie zur Behandlung der Kundenbeschwerde getan haben, damit sie die Auswirkungen eines unglücklichen Kunden verstehen. Wenn Sie dem Kunden beispielsweise einen Rabatt oder kostenlose Waren oder Dienstleistungen gewährt haben, sollten die Mitarbeiter wissen, wie sich die Beschwerde auf das Geschäft ausgewirkt hat.

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Beenden Sie das Meeting positiv, wobei sich alle motiviert fühlen, guten Service zu leisten. Durch die Verwendung der Beschwerde zur Problemlösung und Feinabstimmung des Kundendienstes Ihres Unternehmens können Sie von der Situation lernen und einen besseren Service bieten.

Spitze

• Wenn ein Mitarbeiter bei der Besprechung der Beschwerde mit einer konstruktiven Haltung konfrontiert ist, können Sie den Mitarbeiter möglicherweise nicht behalten.