Die Richtlinien für die Erstellung eines Interoffice-Memorandums

Ein Memorandum ist ein Dokument, das bestimmte Personen in der Organisation anspricht, um eine Vereinbarung aufzuzeichnen, Informationen zu übermitteln oder bestimmte Arten von Maßnahmen zu ermöglichen. Das Memorandum oder das Interoffice Memo dient dazu, den Leser zu informieren - nicht zu überzeugen. Kürze ist beim Schreiben des Memos wichtig, da die Entscheidungsträger den Inhalt schnell anpassen müssen und das Memo lange nach dem Schreiben als Referenz verwenden können.

Kenne deine Zuhörer

Wenn Sie sich darauf vorbereiten, Ihr Memo zu schreiben, müssen Sie Ihr Publikum unbedingt kennen. Um Ihr Publikum zu kennen, stellen Sie sich einige Fragen. Wer sind Sie? Wird das Memo von Entscheidungsträgern oder einem Manager gelesen? Schreiben Sie das Memo, indem Sie sich fragen, was der Leser wissen muss. Berücksichtigen Sie die Position und die Verantwortlichkeiten des Lesers. Beispielsweise kann ein Rechtsanwalt die Informationen zur Vorbereitung eines Gerichtsverfahrens verwenden. Entscheiden Sie, wie viele Informationen der Leser benötigt, bevor er eine gute Entscheidung treffen kann.

Satzbau

Ihre Satzstruktur sollte sich auf Einfachheit konzentrieren. Vermeiden Sie viel Geschäftsjargon und technische Begriffe. Schreiben Sie mit Klarheit, indem Sie das richtige Wort auswählen, und vermeiden Sie komplexe Wörter. Verwenden Sie eine Gliederung, um Sie zu organisieren und sich auf das zu konzentrieren, was Sie als Nächstes sagen werden.

Teile des Memorandums

Die Überschrift besteht aus vier Teilen: Name der Person, an die das Memo adressiert ist, Name des Verfassers, Betreff der Nachricht und Versanddatum. Die Überschrift trägt normalerweise die Bezeichnung "An", "Von", "Betreff" und "Datum". Der nächste Teil der Notiz ist der Körper. Ein Abschnitt "Frage gestellt" gibt an, worum es in dem Memo geht. Außerdem werden die Fakten und der Zweck des Projekts oder das, von dem Sie glauben, dass es von entscheidender Bedeutung ist, z. B. die Reisekosten außerhalb des Staates aufgeführt. Ein "kurzer Antwort" -Absatz gibt an, was Ihre Vorhersage ist. Es kann eine Frage beantworten, zusammenfassen oder eine Empfehlung abgeben. Nennen Sie die Fakten. Die "Diskussion" ist der größte Absatz und schließt das Memo ab. Hier gehen Sie ins Detail, um zu beweisen, was Sie in dem Abschnitt "kurze Antwort" geschrieben haben. Wenn Ihre Diskussion komplex ist und mehrere Probleme analysiert, unterteilen Sie den Absatz in Unterüberschriften.

Korrekturlesen

Sie sollten das Memo überarbeiten. Lesen Sie das Memo für Tippfehler und stellen Sie sicher, dass Sie nichts falsch geschrieben haben. Bevor Sie das Memo in einer E-Mail drucken oder senden, überprüfen Sie Ihre Satzstruktur und lesen Sie sie sorgfältig durch. Vermeiden Sie die Verlegenheit, einen falschen Namen zu schreiben oder ihn an die falsche Adresse zu senden.