Richtlinien für E-Mail-Signaturen

Ein Signaturblock ist ein Text, der mit jeder ausgehenden E-Mail-Nachricht generiert und gesendet wird. Eine E-Mail-Signatur ist eine Gelegenheit, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen für Ihre Nachrichtenempfänger leicht zugänglich sind. Beim Versenden von Kurznachrichten ist es jedoch leicht, die Grenzen zwischen formell und informell zu verwischen. Mit einer gut entworfenen Signaturlinie können Sie vermeiden, dass ein unprofessionelles Bild angezeigt wird.

Kontaktinformation

Geben Sie Ihren Namen, Titel und Kontaktinformationen in Ihren Signaturblock ein. Wenn Sie eine E-Mail senden, insbesondere für geschäftliche Zwecke, sollte der Empfänger in der Lage sein, Ihren Brief zu beenden und dann schnell zu sehen, wie er Sie erreichen kann, um weitere Informationen zu erhalten. Geben Sie Ihren Namen, Titel, Namen Ihrer Firma, Postanschrift und Telefonnummer in Ihre Kontaktinformationen ein.

Webseite

Haben Sie eine persönliche Website oder eine Seite auf der Website Ihres Unternehmens? Wenn ja, geben Sie die Adresse in Ihren Signaturblock ein. Diese Informationen können in den Lesezeichen des Empfängers gespeichert werden. Wenn Sie eine Website-Adresse in einen Signaturblock aufnehmen, können Sie normalerweise den Abschnitt "// www" weglassen. Sie würden einfach "xyzcompany.com" schreiben. Dadurch werden Zeichen für Signaturblöcke mit begrenzten Zeichen gespeichert.

Nicht mehr als sechs Zeilen

Gemäß den E-Mail-Signaturrichtlinien der Valparaiso University School of Law sollte ein Signaturblock maximal sechs Zeilen umfassen. Obwohl diesbezüglich keine "Regel" gilt und die Anzahl der Zeilen je nach Unternehmen oder Person variieren kann, gilt als Faustregel, die Signatur so kurz wie möglich zu halten.

Einheitliche Unterschriften

Die University of Colorado Denver fördert einheitliche E-Mails durch ein Unternehmen oder eine Organisation. Kunden, die Geschäfte mit mehreren Personen in einem Unternehmen tätigen, werden dadurch eine Markenbekanntheit erhalten. Wenn Sie eine Signatur erstellen, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz verwenden möchten, fragen Sie Ihren Vorgesetzten, ob es Richtlinien für E-Mail-Signaturen gibt und ob Sie ein oder zwei Beispiele benötigen. Wenn Sie eine Signatur für persönliche Zwecke oder für ein Unternehmen erstellen, das Sie besitzen, können Sie eigene Richtlinien erstellen.

Vermeiden Sie Angebote

Vermeiden Sie die Verwendung persönlicher Sprüche oder Zitate in Geschäftskorrespondenz. Was Sie komisch finden, kann eine andere Person als anstößig empfinden, so dass es besser ist, auf der Seite der Vorsicht zu sein und kein Zitat hinzuzufügen. Halten Sie sich an die grundlegenden Kontaktinformationen, die Ihr Leser benötigt, um Sie zu identifizieren und Kontakt aufzunehmen.