Wie schreibe ich ein Geschäftsprotokoll?

Beim Protokollieren während eines Geschäftstreffens ist gewissenhaftes Bemühen erforderlich. Das Protokoll dokumentiert die wesentlichen Informationen, die besprochen wurden, sowie alle Entscheidungen, die während des Treffens getroffen wurden. Die Informationen werden häufig als Referenz- oder Hintergrundmaterial für zukünftige Besprechungen verwendet. Als Protokollführer müssen Sie daher über außergewöhnliche Hör- und Schreibfähigkeiten verfügen und die relevanten Aspekte der Diskussion feststellen können, die aufgezeichnet werden sollten.

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Kommen Sie früh zu der Besprechung, damit Sie ausreichend Zeit haben, um sich zu ordnen und zu organisieren. Überprüfen Sie die Tagesordnung und alle relevanten Informationen, um ein Verständnis für den Zweck des Meetings zu erlangen und um die Themen zu kennen, die Entscheidungen erfordern.

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Bereiten Sie eine Vorlage gemäß der Tagesordnung der Besprechung vor. Mit einer organisierten Vorlage können Sie die Informationen an der richtigen Stelle aufzeichnen. Wenn zum Beispiel Punkt vier auf der Tagesordnung „Aktuelle Sicherheitsprobleme“ ist, sollte Punkt vier der Vorlage gleich sein.

3.

Zeichnen Sie die grundlegenden Informationen der Besprechung auf, einschließlich Datum, Ort, Uhrzeit und Betreff. Schreiben Sie jede anwesende Person zusammen mit dem Versammlungsleiter oder -leiter auf.

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Beachten Sie die Personen, die zu spät zum Treffen gekommen sind. Sie müssen über die fehlenden Informationen aktualisiert werden. Zeichnen Sie auf ähnliche Weise die Namen derjenigen auf, die an dem Treffen nicht teilgenommen haben, da sie auch über die Informationen und Entscheidungen informiert werden müssen.

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Stellen Sie die Ereignisse und Diskussionen der Besprechung um. Versuchen Sie nicht, alles, was gesagt wurde, aufzuschreiben. Die Besprechungsnotizen sollten einen Überblick über die Diskussion geben. Notieren Sie alle Maßnahmen, die mit den getroffenen Entscheidungen ergriffen werden müssen.

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Überprüfen Sie Ihre Notizen unmittelbar nach Ende des Meetings. Wenn Sie zu lange warten, können Sie wichtige Informationen vergessen. Klären Sie alle Tatsachen oder Entscheidungen, die dies erfordern, so schnell wie möglich.

7.

Ordnen Sie die Besprechungsprotokolle in einem übersichtlichen, typisierten Bericht an. Lassen Sie den Bericht vom Besprechungsleiter oder Organisator überprüfen, um die Richtigkeit sicherzustellen. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und verteilen Sie den Abschlussbericht an die Meeting-Teilnehmer und an die Abwesenden.

Tipps

• Stellen Sie sicher, dass Sie keine Doppelrolle spielen, indem Sie an der Besprechung teilnehmen und gleichzeitig das Protokoll aufzeichnen. Es ist schwierig, Besprechungsnotizen korrekt aufzuzeichnen, während Sie andere Aufgaben ausführen. Konzentrieren Sie sich auf die Minuten.
• Wählen Sie eine Methode für die Protokollierung, die für Sie am besten geeignet ist. Papier und Stift sind ebenso möglich wie ein Laptop. Sie können auch die Besprechung mit einem Diktiergerät aufzeichnen.