So schreiben Sie einem Mitarbeiter eine Warnung vor Arbeitsaufgaben

Warnschreiben sollten für einen Mitarbeiter keine große Überraschung sein. Senden Sie ein Warnschreiben eines Mitarbeiters erst, nachdem Sie Leistungsprobleme mit dem Mitarbeiter besprochen und eine mündliche Warnung ausgegeben haben. Fertigen Sie Ihren Brief auf professionelle Art und Weise, um deutlich zu machen, warum der Mitarbeiter den Brief erhält. Auch wenn das Senden eines Briefs dieser Art grausam oder unprofessionell erscheint, wenn die Angestellte ihre Leistung wirklich verbessern möchte, wird sie den Brief als Chance wahrnehmen, echte Änderungen vorzunehmen.

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Erstellen Sie einen Überblick über die Leistungsprobleme, die Sie in das Warnschreiben aufnehmen möchten. Zu den Leistungsproblemen zählen Zeitverwaltungsprobleme, das Nichtbeachten von Projekten oder Aufgaben, ein unzureichender Kundendienst oder das Versagen, Teamplayer zu werden.

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Öffnen Sie ein Warnschreiben mit einer Erklärung, warum der Mitarbeiter das Schreiben erhält. Erwähnen Sie frühere Gespräche, die Sie oder der Vorgesetzte des Mitarbeiters über ihre Leistungsprobleme geführt haben und warum Sie das Gefühl haben, dass diese Probleme weiterhin bestehen. Halten Sie den Ton des Briefes fest, aber professionell. Anstatt die Mitarbeiterin anzugreifen, weil sie ihr Arbeitsverhalten nicht geändert hat, geben Sie einfach an, dass ein Warnschreiben erforderlich ist, da die Probleme weiterhin bestehen.

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Nennen Sie die Gründe für das Versenden des Warnschreibens im zweiten Absatz. Verwenden Sie die von Ihnen erstellte Gliederung, um diese Probleme eindeutig anzugeben. Dramatisieren oder verschönern Sie nicht die Natur dieser Probleme. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Probleme mit dem Zeitmanagement hat und die Projekttermine nicht einhalten kann, behaupten Sie nicht, dass Ihr Unternehmen ständig Geschäfte verliert und am Ende bankrott wird, wenn der Mitarbeiter sein Verhalten nicht ändert. Einfach gesagt, dass ihre Zeitmanagementprobleme dazu geführt haben, dass das Unternehmen wichtige Fristen nicht eingehalten hat, was für das Geschäft niemals gut ist.

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Schlagen Sie im dritten Abschnitt Möglichkeiten zur Änderung von Leistungsproblemen durch Schulung, Beratung oder Mentoring von Mitarbeitern vor. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, Vorgesetzte und Kollegen um Hilfe zu bitten und die angebotenen Schulungsmöglichkeiten zu nutzen.

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Listen Sie mögliche Auswirkungen auf, mit denen der Mitarbeiter konfrontiert sein kann, wenn er nicht die notwendigen Änderungen vornimmt, um seine Arbeit im letzten Absatz zu verbessern. Auswirkungen können Abwertung oder Beendigung sein. Erwähnen Sie, dass der Mitarbeiter diese Änderungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums vornehmen muss, beispielsweise 90 Tage. Geben Sie an, dass Sie weiterhin ihre Arbeitsleistung überwachen und mit Vorgesetzten oder Managern fortfahren werden, um festzustellen, ob sie sich um eine Änderung bemüht.

Spitze

• Legen Sie persönlich ein Warnschreiben ab, damit Sie mit dem Mitarbeiter sprechen können, nachdem er den Brief gelesen hat. Dies ist zwar nicht das angenehmste Gespräch, das Sie mit einem Mitarbeiter führen können. Durch das Besprechen von Leistungsproblemen weiß der Mitarbeiter, dass Sie ihren Service schätzen und dass die Kündigung die letzte Option ist.

Warnung

• Einige Mitarbeiter betrachten Warnschreiben als Chance, ihre Arbeitsleistung zu verbessern, während andere Mitarbeiter Warnschreiben ignorieren oder, schlimmer noch, ihre Arbeitsleistung noch mehr leiden lassen. An diesem Punkt müssen Sie möglicherweise eine Kündigung in Betracht ziehen.