Leitfaden zur Prozesszuordnung

Eine Prozesslandkarte oder ein Flussdiagramm kann einem Kleinunternehmer helfen, besser zu verstehen, wie die Arbeit ausgeführt wird und ob Verbesserungen die Effizienz erhöhen und Abfall und Frustration reduzieren können. Das Erstellen eines solchen Diagramms für einen vorhandenen Prozess ist ein allgemeiner Schritt in Prozessverbesserungsmethoden. Sie können jedoch von der Prozesszuordnung profitieren, selbst wenn Sie sie alleine verwenden. Prozesslandkarten können auch veranschaulichen, wie ein neuer oder geänderter Prozess ausgeführt werden soll, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Details und Erwartungen verstehen.

Grundinformation

Es ist normalerweise am besten, eine Kombination von Techniken zu verwenden, um Informationen darüber zu erfassen, wie ein Prozess aktuell ausgeführt wird. Bitten Sie die Arbeiter, ihre Schritte in der richtigen Reihenfolge aufzulisten, und erklären Sie alle Situationen, in denen sie die Schritte ändern. Beobachten Sie den Prozess und zeichnen Sie auf, was gemacht wird und wie es gemacht wird. Bringen Sie die Arbeiter zusammen, überprüfen Sie die gesammelten Informationen, fragen Sie nach zusätzlichen Details und klären Sie Lücken oder Unstimmigkeiten.

Symbole

Verwenden Sie Standardsymbole für das Prozess-Mapping, damit jeder, der mit den Konventionen vertraut ist, Ihre Prozesslandkarte lesen und ein grundlegendes Verständnis Ihres Prozesses erhalten kann. Ein Rechteck stellt einen grundlegenden Prozessschritt dar, normalerweise eine einzelne Aktion, die eine Person oder Maschine ausführt. Verwenden Sie eine Rautenform, um einen Entscheidungs- oder Auswahlpunkt anzugeben, an dem der nachfolgende Schritt von einer bestimmten Bedingung abhängt. Andere Formen bezeichnen Start- und Endpunkte, Fortsetzung auf einer separaten Seite und zugehörige Dokumente oder Ausrüstung.

Schaffung

Starten Sie Ihre Prozesslandkarte, indem Sie den ersten Schritt oben links in Ihrem Papier- oder Software-Layout platzieren. Wenn Sie möchten, können Sie ihm eine abgerundete Rechteckform voranstellen, die den Beginn eines Prozesses anzeigt. Beschriften Sie jeden Schritt mit einem kurzen Satz, der die durchgeführte Aktion beschreibt, und verbinden Sie Prozessschritte mithilfe einer Linie mit einem Pfeil am Ende, um die Richtung anzugeben, in die der Prozess fließt. Integrieren Sie jeden Schritt und Entscheidungspunkt in Ihr Flussdiagramm und bewegen Sie sich über die Seite. In einigen Fällen können Sie von der Nachverfolgung der Zeit für jeden Schritt eines Prozesses und von Verzögerungen zwischen den Schritten profitieren und Ihr Flussdiagramm mit diesen Informationen kennzeichnen.

Analyse

Achten Sie bei der Überprüfung Ihrer Prozesslandkarte auf Anzeichen von Ineffizienz wie Nacharbeit, Engpässe und Fehlerpotenziale. Achten Sie auch darauf, wenn die Mitarbeiter angeben, dass ein Prozessschritt von verschiedenen Personen oder unter bestimmten Umständen unterschiedlich ausgeführt wird. Stellen Sie sicher, dass diese Variation Ihrem Prozess einen Mehrwert verleiht, anstatt die Komplexität zu erhöhen und die Standardisierung zu reduzieren. Vergessen Sie nicht, dass die Personen, die den Prozess ausführen, die Prozesszuordnung überprüfen, um zu bestätigen, dass sie genau ist.

Variationen

Für komplexere Prozesse oder für spezielle Situationen möchten Sie möglicherweise eine spezielle Art von Prozesslandkarte verwenden. Wenn Ihr Prozess z. B. viele Übergaben zwischen Einzelpersonen oder Gruppen umfasst, können Sie eine Bereitstellung oder ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm auswählen, in dem hervorgehoben wird, wer die einzelnen Schritte eines Prozesses durchführt. Wenn Sie besonders daran interessiert sind, den Teil Ihres Prozesses darzustellen, der Ineffizienz darstellt, können Sie ein Opportunity-Flussdiagramm erstellen, in dem die Schritte, die den Wert steigern, von den Abfällen getrennt werden, die Abfall darstellen.