Ziele der Geschäftskommunikation

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens ist es verführerisch, den gegenwärtigen Stand der kommunikativen Angelegenheiten als miserabel zu betrachten. Der Beweis ist überall; Die Menschen eilen durch ihr tägliches Leben und durchforsten rasch ihre Textnachrichten, E-Mails und Post, um zu sehen, ob sie etwas so Dringendes vergessen haben, so kritisch, dass die Welt zusammenbrechen könnte, wenn sie jetzt nicht auf diesen Text oder die Voicemail antworten .

All dies verstreut wie ein Huhn ohne Kopf bietet Ihnen die Möglichkeit, sich unter Ihren Mitarbeitern, Kunden, Verkäufern, Außendienstmitarbeitern und externen Mitarbeitern hervorzuheben, als jemand, der sich professioneller mit Kommunikation beschäftigt. Sie sind ein professioneller Kommunikator. Sie können bei jedem, den Sie treffen, einen klassischen Eindruck machen, weil Sie bereit sind, das Tempo zu verlangsamen. Sie sind klug genug, um zu wissen, dass Ihr guter Name, Ihre Marke, Ihr Image und Ihr Ruf von einem guten Kommunikator abhängen. Sie entscheiden sich also dafür, Ihre Ziele in der Geschäftskommunikation zu verbessern.

So viel Sie bereits über Kommunikation wissen, Sie wissen auch, dass Sie gegenüber Ihren Mitbewerbern einen deutlichen Vorteil haben, wenn Sie Folgendes sicherstellen:

Färben Sie den grundlegenden Kommunikationsprozess auf.
Betrachten Sie einige hilfreiche Definitionen der Geschäftskommunikation. Erfassen Sie die charakteristischen Merkmale der Geschäftskommunikation. Sehen Sie die Ziele der Geschäftskommunikation.

Kommunikation auffrischen

Versuchen Sie im Moment nicht, über die Voicemail-Nachrichten nachzudenken, die Sie auf dem Computer eines anderen Benutzers hinterlassen haben, oder über die E-Mails, die Sie gesendet haben und die keine Antwort erhalten haben. Während dies sicherlich Formen der Kommunikation sind, sind sie eine Möglichkeit. Die meisten Kommunikationsformen sind wechselseitiger Austausch. Auf diese Weise folgen „allgemeine“ Kommunikation und geschäftliche Kommunikation einigen ähnlichen Schritten:

Der Absender hat eine Idee.
Der Sender entscheidet, wie er die Idee in Worten ausdrücken soll - ein Prozesskommunikationsspezialist nennt "Kodierung".
Der Absender wählt ein Medium (das Telefon, eine E-Mail, eine SMS), um die Idee zu senden. * Der Absender sendet die Nachricht.
Der Empfänger empfängt und entschlüsselt die Nachricht.
Der Empfänger gibt eine Rückmeldung.

Geschäftskommunikation definieren

Es kann hilfreich sein, Ihr Verständnis durch eine Definition zu verfestigen. Es definiert Kommunikation als:

"Ein wechselseitiger Prozess des gegenseitigen Verständnisses, bei dem die Teilnehmer nicht nur Informationen, Nachrichten, Ideen und Gefühle austauschen, sondern auch Bedeutung erzeugen und teilen."

Die „allgemeine“ Kommunikation unterscheidet sich von der geschäftlichen Kommunikation durch den Kontext, in dem der Austausch stattfindet - mit anderen Worten, in einem geschäftlichen Umfeld. Dies ist eine der hilfreichen Zeiten, in denen viele Definitionen der Geschäftskommunikation existieren, sodass Sie Elemente beliebig miteinander kombinieren können.

Eine Definition hat die Zeit überdauert, geschrieben von Lawrence David Brennan in seinem 1960 erschienenen Buch „Business Communication“. Beachten Sie, wie sie die Einstellung unterstreicht:

„Geschäftskommunikation ist Ausdruck, Kanalisierung, Annahme und Austausch von Ideen in Handel und Industrie. ”

Das Business-Wörterbuch hat diese Definition erweitert, indem es die Geschäftskommunikation als

„Der Austausch von Informationen zwischen Personen innerhalb eines Unternehmens, die für den kommerziellen Nutzen der Organisation durchgeführt werden. Darüber hinaus kann in der Geschäftskommunikation auch darauf hingewiesen werden, wie ein Unternehmen Informationen zur Verfügung stellt, um sein Produkt oder seine Dienstleistungen bei potenziellen Verbrauchern anzubieten . ”

Das Ergebnis ist, dass Geschäftskommunikation zwei Formen annehmen kann: interne und externe. Daher ist ein Teil der Kommunikation, die Sie teilen, für die ganze Welt bestimmt, und ein Teil der Kommunikation, die Sie weitergeben, ist für Ihre interne Zielgruppe gedacht, dh für Ihre Mitarbeiter und andere Kollegen. Stellen Sie sich interne Kommunikation als vertrauliche oder geschützte Informationen vor.

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie den Informationsfluss auf andere Weise einschränken. Mit anderen Worten, es ist unwahrscheinlich, dass Sie in der Lage sind, Informationen mit einem externen Publikum zu teilen, während Sie es von Ihren internen Publikummitgliedern behalten (oder versuchen, es zu behalten). Sie müssen auf dem Laufenden gehalten werden. Wie die Geschäftskommunikation es formuliert:

„Geschäftskommunikation ist für die Wahrnehmung von Managementfunktionen und für den Unternehmenserfolg unerlässlich.“

Konzentrieren Sie sich auf die Erzählungseigenschaften

An diesem Punkt dämmert es Ihnen vielleicht, dass etwas mehr als nur die Einstellung die geschäftliche Kommunikation von der „allgemeinen“ Kommunikation in Ihrer Welt abheben könnte. Wenn Sie sich jemals gefragt haben: „Was sind die Merkmale der Geschäftskommunikation?“, Suchen Sie nach den folgenden Eigenschaften. Sie sind möglicherweise nicht in jeder Mitteilung vorhanden, die Sie senden oder empfangen. Da aber auch die geschäftliche Kommunikation sinnvoll ist, besteht die Chance, dass bestimmte Eigenschaften immer wieder auftauchen. Geschäftskommunikation ist:

Faktisch Gute Geschäftskommunikation ist sachlich. Nichts kann den Ruf eines Unternehmens schneller untergraben als das Melden ungenauer Statistiken, Halbwahrheiten und überbewerteter Behauptungen. Heutzutage überprüfen die Menschen die Informationen auf Genauigkeit, und die Technologie macht es ihnen relativ leicht. Das Verkaufs- und Werbematerial eines Unternehmens bietet einen gewissen Spielraum, wenn es darum geht, zu prahlen und zu prahlen - solange die Ansprüche unterstützt und validiert werden können. * Klar. Eine gute Geschäftskommunikation ist frei von vagen, mehrdeutigen Aussagen . Der Empfänger einer Nachricht sollte sich nie fragen, worum es sich bei einer Nachricht handelt. “Eine klare Kommunikation wird durch einfache Wörter anstelle von komplexen Wörtern und durch direkte, deklarative Sätze unterstützt. Viele Menschen finden es einfacher, Informationen zu verfolgen, wenn sie in Punktform dargestellt werden oder wenn sie von Diagrammen oder Diagrammen begleitet werden. Auch diese Elemente verbessern die Übersichtlichkeit.
Praktisch Eine gute Geschäftskommunikation ist nützlich und notwendig. Unabhängig davon, ob es sich bei der Kommunikation um eine Business-Website, eine Broschüre oder eine Pressemitteilung handelt, sollte es Gründe dafür geben, warum die Kommunikation existiert und wie die Menschen von der Kommunikation profitieren können.
Oft überzeugend. Gute Geschäftskommunikation versucht, jemanden in dieser internen oder externen Gruppe dazu zu bewegen, etwas zu tun. (Und wenn es klar ist, sollte klar sein, was das "Etwas" ist.) Einige Unternehmer machen den Fehler, die Macht der unterschwelligen Botschaften in ihrer Kommunikation zu übersehen. Zum Beispiel erfordert das Versenden interner Firmenjubiläumsgrüße und das Bestimmen eines „Angestellten des Monats“ Zeit und Mühe. Aber die implizite überzeugende Botschaft sollte für aufmerksame Mitarbeiter offensichtlich sein: "Dies ist ein Unternehmen, das sich kümmert, also kümmert sich Ihr Teil darum und kümmert sich um das Unternehmen."
Strategisch. Gute Geschäftskommunikation wird so geplant, organisiert und ausgeführt, dass sie ihr bestimmtes Ziel erreicht.

Sehen Sie die Ziele der Geschäftskommunikation

Wie Sie vielleicht vermuten, können diese Ziele so unterschiedlich sein wie Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie sich in Ihrem Büro umsehen, spiegeln die internen Kommunikationsarten möglicherweise die Form, Funktion oder Persönlichkeit Ihrer verschiedenen Abteilungen wider. Zu den Zielen der Geschäftskommunikation gehören:

Weitergabe von Informationen, die den Großteil der Geschäftskommunikation darstellen, die Sie sowohl intern als auch extern senden. Solche Informationen können zeitnah sein, z. B. Verkaufsberichte und die Ergebnisse von Umfragen zur Kundenzufriedenheit. Einige davon können empfindlich sein, wie zum Beispiel Ihre Ertragsberichte. Einige davon sind möglicherweise als "vertraulich" gekennzeichnet und auf nur bestimmte Personen beschränkt, wie z. B. eine strategische Richtungsänderung bei einem Ihrer Konkurrenten. Die Hauptziele dieser Art der Kommunikation sind Aufklärung und Aufklärung. * Überzeugungsarbeit, die viele Menschen gerne mit Verkaufs-, Werbe- und Marketingmaterialien in Verbindung bringen. Wenn diese Art von Überzeugungsarbeit gut gemacht ist, werden die Empfänger bewegt und sind sogar bestrebt, auf die Nachricht einzugehen. Aber „Sicherheiten“, die die Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens bewerben, sind nur einige der überzeugenden Unternehmenskommunikationen, die Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens verstehen können. Wenn Sie einen hartnäckigen Verkäufer oder Lieferanten beauftragen, kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine überzeugende Berufung erforderlich sein. Wenn Sie versuchen, eine Zoning-Abweichung für Ihr Unternehmen zu gewinnen, müssen die lokalen und regionalen Regierungsbeamten mehrere überzeugende Anstrengungen unternehmen. Und vergessen Sie nicht Ihre Mitarbeiter, die die Weisheit einer neuen Unternehmensrichtlinie oder eines neuen Verfahrens in Frage stellen könnten. Eine überzeugende E-Mail von Ihnen ist möglicherweise genau das, was sie benötigen, um sie klar zu stellen.
Das Bewerten der Leistung und das Bereitstellen von Feedback, dem sich viele kleine Unternehmen anschließen würden, ist eine Fähigkeit, die sie im Laufe der Zeit entwickeln. Schließlich ist niemand ein geborener Beurteiler menschlicher Leistung und seines Potenzials. Diese Form der Geschäftskommunikation wird von den Mitarbeitern in der Regel mit Spannung erwartet, insbesondere wenn sie an eine Gehaltserhöhung gebunden ist. Da Überprüfungen eine Möglichkeit darstellen, dass ein Unternehmer seinen Mitarbeitern gegenüber rechenschaftspflichtig bleibt, bleibt der kluge Eigentümer im Zeitplan und stellt sicher, dass er über ein praktisches System zur Bewertung der Mitarbeiterleistung verfügt.
Motivation, die von einem Dankesbrief an alle Mitarbeiter bis hin zur Ankündigung eines an einen extravaganten Preis gebundenen Verkaufswettbewerbs reichen könnte. Niemand kennt Ihre Mitarbeiter besser als Sie. Daher weiß niemand, wie er sie motivieren kann, die Qualität der von ihnen geleisteten Arbeit aufrecht zu erhalten oder zu verbessern. Ein weiteres Ziel der motivierenden Unternehmenskommunikation ist es, die Kameradschaft am Arbeitsplatz zu fördern, die häufig zu Loyalität führt.
Vermittlung von Ratschlägen, die Sie möglicherweise als einen der lohnendsten Teile Ihrer Rolle als Eigentümer eines kleinen Unternehmens empfinden. Vermutlich sehen Ihre Mitarbeiter zu Ihnen auf und sind auf Sie als Führungskraft angewiesen. Sie müssen ihnen nicht nur sagen, was sie tun sollen, sondern auch, wie sie es besser machen. Als Form der Geschäftskommunikation kann die Beratung je nach den Umständen an eine Einzelperson oder eine Gruppe gerichtet werden. Durchdacht und mit hilfreichen Beispielen zur Veranschaulichung Ihrer Punkte werden diese Kommuniques zu geschätzten Ressourcen für Mitarbeiter. Vorschläge, Meinungen und Ideen anbieten, die auf zwei Wegen von Ihnen zu Ihren Mitarbeitern oder von Ihnen zu Ihnen geleitet werden können. Abhängig von der Struktur Ihres Unternehmens verfügen Sie möglicherweise auch über mittlere Manager, von denen Sie abhängig sind, um diesen Fluss aufrechtzuerhalten. Vorschläge, Meinungen und Ideen können vielversprechend sein, um ein Unternehmen auf unzählige Weise zu verbessern - solange Ego, Rivalitäten und Konkurrenzfieber nicht eingreifen. Um diese Art der Kommunikation aufrechtzuerhalten, bedarf es eines engagierten und aufgeschlossenen Geschäftsinhabers. In der Anfangszeit verpflichten sich viele Kleinunternehmer, Vorschläge, Meinungen und Ideen „offen zu halten“. Aber dann betteln sie um Zeitdruck und schneiden unwissentlich diese wertvolle Ressource ab. Empfehlung von Schulungen oder berufsbezogenen Schulungen, die Sie selbst durchführen oder an Dritte auslagern können. In jedem Fall kann diese Form der Geschäftskommunikation auch etwas Überzeugungskraft beinhalten, insbesondere wenn Sie vermuten, dass Mitarbeiter der Empfehlung widersprechen. Ihre Mitarbeiter werden Sie vielleicht überraschen: Normalerweise schätzen sie die Gelegenheit, ihr Wissen zu erweitern, ihre Fähigkeiten zu verbessern und gleichzeitig ihren Wert für Sie zu steigern. Unterricht und Training erfordern häufig zwei Kommunikationswellen: die erste, die das Training ankündigt; der zweite liefert unterstützende Informationen wie Referenzmaterialien.

Wie bei anderen Elementen Ihres kleinen Unternehmens müssen Sie Ihre geschäftlichen Kommunikationsfähigkeiten mit Übung verbessern. Wenn Sie darüber nachdenken, einen „Regisseur der ersten Eindrücke“ einzustellen, machen Sie sich keine Sorgen. Ihre Kommuniques sollten den richtigen Eindruck hinterlassen, der Sie von der ablenkenden Menge abhebt, die Sie umgeben.