Beispiel für ein Sitzungsprotokoll

Das Sitzungsprotokoll ist nicht nur ein Spickzettel von dem, was auf der Mitarbeiterversammlung der letzten Woche gesagt wurde. Das Protokoll kann formelle rechtliche Dokumente sein, die die offizielle Tätigkeit des Verwaltungsrats eines Unternehmens oder die Führung einer Regierungseinheit darstellen. Da Protokolle die offiziellen Aufzeichnungen über Geschäfts- und Regierungsaktivitäten sind, lohnt es sich, sie effektiv zu entwickeln. Wenn Sie Notizen auf Papier von Hand schreiben, kann es hilfreich sein, wenn Sie ein vorgedrucktes Formular haben, damit Sie die entsprechenden Informationen dort ablegen können. Sie können auch ein Computerformular erstellen, wenn Sie Ihren Laptop oder Ihr elektronisches Notebook während des Meetings mitbringen.

Header-Informationen

Das Protokoll enthält eine Kopfzeile mit Datum und Ort der Besprechung. In den Kopfdaten wird angegeben, wer anwesend war und eine entschuldigte Abwesenheit erlangt hat. In der Regel wird die Person identifiziert, die als Vorsitzender und Aufzeichnungssekretär der Besprechung diente.

Meetings, die an mehreren Orten gleichzeitig stattfinden, z. B. durch Videokonferenzen, zeichnen normalerweise die Anwesenheit nach Standort auf.

BEISPIEL: "Protokoll der Sitzung des Board of Directors der A-1 Company am 4. Mai 2017 Executive Board Room, Gebäude der Hauptverwaltung

Robert Johnson, Vorsitzender & Kyle McGregor, Aufnahmesekretär

Anwesend: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Einführungsmaterial

Die Minuten beginnen in der Regel mit der genauen Uhrzeit, zu der der Vorsitzende die Besprechung auf Bestellung angerufen hat. Bei den meisten Sitzungen gehören zu den ersten Tagesordnungspunkten Einführungen, Bemerkungen des Vorsitzenden und die Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen Sitzung.

Erfassen Sie die wichtigsten Punkte, die während der Bemerkungen des Vorsitzenden angeboten werden. Wenn die Mitglieder Änderungen zum Protokoll der vorherigen Sitzung angeboten haben, zeichnen Sie die Änderungen genau auf.

BEISPIEL: "Herr Johnson rief das Treffen um 14.46 Uhr an. Nach informellen Vorstellungen gab Johnson bekannt, dass seine Katze vor kurzem sechs Kätzchen zur Welt brachte. Auf Antrag von Frau Hawthorne wurde das Protokoll der Sitzung im Juli mit einstimmiger Zustimmung angenommen Die Ausnahme, dass das Wort „LKW“ in Absatz 15 durchgestrichen und durch das Wort „Sattelzugmaschine“ ersetzt wird. ""

Zustimmungstermin

Obwohl jedes Treffen eine andere Struktur hat, beginnen formelle Treffen - insbesondere für Regierungsgruppen - normalerweise mit einer "Einwilligungsagenda", die wenig mehr ist als eine Reihe von Berichten und Aussagen, die keiner Abstimmung bedürfen. Die Zustimmungsagenda umfasst häufig Korrespondenz, Berichte von Ausschüssen und anderes Informationsmaterial.

Notieren Sie die wichtigsten Punkte für jeden Punkt, der in der Einwilligungsagenda erörtert wird, und identifizieren Sie das Gesprächsthema sowie alle wichtigen Kommentare, die von den Mitgliedern in der offenen Diskussion angeboten werden.

BEISPIEL: "Frau Smith hat einen Brief der XYZ Manufacturing Company vom 4. November in das Protokoll aufgenommen. Der Brief lobte die Professionalität der Transportabteilung bei der Beschleunigung einer hochkarätigen Produktlieferung. Herr Perez sagte dies im Namen der Transportabteilung XYZ hat exzellente Arbeit geleistet, detaillierte Routenanweisungen bereitzustellen. "

Business Agenda

Die geschäftliche Agenda ist dort, wo die Aktion stattfindet - der Teil des Treffens, in dem die Mitglieder verschiedene Aktionspunkte diskutieren und abstimmen.

Für ein formelles Protokoll muss der Sekretär den tatsächlichen Antrag, über den abgestimmt wird, und die tatsächliche Abstimmung nachzeichnen, einschließlich der Personen, die für und gegen die Frage gestimmt haben. In der Regel fasst der Sekretär auch eine Zusammenfassung der Debatte zusammen, einschließlich der wichtigsten Punkte, die von jedem einzelnen Redner angesprochen wurden.

Technisch gesehen gibt es keine Abstimmung über "Enthaltung". Enthaltung bedeutet, überhaupt nicht wählen zu können. Menschen, die feststellen wollen, dass sie weder für eine Sache sprechen noch dagegen sind, sollten stattdessen "anwesend" wählen.

BEISPIEL: "Johnson eröffnete die Diskussion auf einer Rechnung von ABC Widgets für 21.434, 87 US-Dollar. Frau Hatoyama sagte, dass die Rechnung letzte Woche vom Finanzausschuss genehmigt wurde. Herr Michaels sagte, dass er die laufende Arbeit mit ABC Widgets unterstützt. Hatoyama gab die Genehmigung ab ABC Widgets, Inc., für 21.434, 87 US-Dollar. Frau Sandborn wurde abgeordnet. Motion trug 4: 2, wobei Hatoyama, Sandborn, Michaels und Smith dafür und Perez und Clark dagegen waren. "

Abschlussmaterialien

Die meisten Minuten enden normalerweise mit der Zeit, zu der die Besprechung unterbrochen wurde. Das Protokoll wird vom Vorsitzenden und vom Aufnahmesekretär unterzeichnet. Wenn der Sekretär jedoch ein stimmberechtigtes Mitglied der Gruppe ist, reicht oft nur die Unterschrift des Sekretärs aus.

BEISPIEL: "Johnson vertagt die Sitzung um 19.14 Uhr. Die nächste Sitzung ist für den 5. August um 15.00 Uhr im Executive Board Room geplant.

Signiert, Robert Johnson, Vorsitzender Kyle McGregor, Aufnahmesekretär "