Ein formeller Weg, um einen Unternehmensbrief anzusprechen

Die Art und Weise, in der ein Brief adressiert wird, sowohl auf der Außenseite des Umschlags als auch oben auf dem Brief, gibt den Ton für den Rest des Briefes an. Wenn Sie Unternehmensbriefe senden, wählen Sie Ihren Wortlaut sorgfältig aus, um dem Empfänger die richtige Ehre zu gewähren, und halten Sie den Brief sachlich.

Briefumschlag

Ein Unternehmensbrief beginnt auf dem Umschlag. Dies ist ein wichtiger Schritt, um Ihren Brief an die richtige Person im Unternehmen zu bringen. Wenn Sie Ihren Brief an eine bestimmte Person senden, geben Sie den Titel und den vollständigen Namen dieser Person in die erste Zeile ein, gefolgt von dem Firmennamen und der Postanschrift in den nächsten drei Zeilen. Wenn Sie Ihren Brief nicht an eine bestimmte Person im Unternehmen senden, verwenden Sie die Zeile nach dem Firmennamen, um ihn an die richtige Abteilung weiterzuleiten. Schreiben Sie die Abkürzung "Attn" gefolgt von einem Doppelpunkt und dem Namen der Abteilung, z. B. "Attn: Human Resources".

Absender

Geben Sie Ihre Rücksendeadresse sowohl auf der Außenseite des Umschlags als auch oben auf dem Brief an. Schreiben Sie auf der Außenseite des Umschlags Ihren Namen, Ihren Firmennamen, wenn Sie von Ihrer geschäftlichen Position aus schreiben, und Ihre Postanschrift in der oberen linken Ecke. Dies stellt sicher, dass der Brief zu Ihnen zurückkommt, wenn er nicht zugestellt werden kann. Geben Sie auf dem Brief selbst Ihre Postanschrift in die obere linke Ecke ein. Geben Sie nicht Ihren Namen hier ein, da er mit Ihrer Unterschrift unten steht. Überspringen Sie eine Zeile nach Ihrer Absenderadresse und geben Sie das Datum ein.

Adresse der Gesellschaft

Geben Sie zwei Zeilen nach dem Datum den Namen und die Adresse des Empfängers des Briefs ein. Geben Sie den Titel der Person ein, z. B. "Herr", "Frau". oder "Dr.", gefolgt von seinem vollen Namen. Wenn Sie sich bezüglich des Namens einer Person nicht sicher sind, rufen Sie das Unternehmen an und fragen Sie nach dem Geschlecht der Person oder lassen Sie einen geschlechtsspezifischen Titel. Geben Sie die Position der Person im Unternehmen in der Zeile unter ihrem Titel und Namen ein. Geben Sie den Firmennamen in die nächste Zeile ein, gefolgt von der Postanschrift des Unternehmens.

Formelle Begrüßung

Öffnen Sie den Brief mit einer formalen Begrüßungszeile. Schreiben Sie in einer Unternehmenseinstellung "Dear" vor dem Nachnamen der Person. Lassen Sie wie im Adressblock einen geschlechtsspezifischen Titel weg, wenn Sie sich nicht auf das Geschlecht des Empfängers verlassen. Beenden Sie die Begrüßungszeile mit einem Doppelpunkt. Sie könnten also schreiben: "Sehr geehrter Herr, Mr. Smith:" wenn der Adressat John Smith wäre.