Beispiele für Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz

Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz können sich negativ auf die Moral, die Produktivität und die Beziehungen zwischen den Abteilungen auswirken. Ohne Kontrolle können fortlaufende Kommunikationsprobleme potenziell den Gewinn einschränken, den Umsatz steigern und zu Fehlern führen, die das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit negativ beeinflussen. Das Erkennen und Behandeln allgemeiner Probleme kann Probleme überwinden, bevor sie außer Kontrolle geraten. Achten Sie auf häufige Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz und lösen Sie diese schnell.

Fehler bei der vollständigen Kommunikation

An einem Arbeitsplatz, der von schnellen Antworten per Text und E-Mail dominiert wird, können Details verloren gehen, übersehen oder missverstanden werden. Es ist nicht klar, auf eine Reihe von Fragen in einer E-Mail mit "Ja" zu antworten. Wenn Sie bei der Frage, ob Sie ein Dokument überprüfen können, mit „OK“ antworten, geht es nicht um die Frage, wo sich das Dokument befindet, welche Art von Überprüfung angefordert wird oder wann Änderungen zurückgegeben werden müssen.

Lösung: Machen Sie E-Mail-Anfragen klar und detailliert und machen Sie die Antworten vollständig und umfassend. Bevor Sie auf Senden drücken, fragen Sie sich:

• Habe ich jede Frage vollständig beantwortet?

• Hat der Empfänger nach dem Lesen meiner E-Mail noch offene Fragen?

Angenommen, jemand hat den Ball

Wenn Sie an einer Brainstorming-Sitzung einer Gruppe, einer Gruppen-E-Mail oder einem Gruppenprojekt teilnehmen, besteht immer die Möglichkeit, dass jemand anderes eine Aufgabe erfüllt. Wenn jeder annimmt, dass jemand anderes mit Dingen umgeht, wird der Ball unvermeidlich fallen gelassen, was zu Fingerzeigern, Schuldzuweisungen und Fehlzeiten führt.

Lösung: In jeder Gruppendynamik muss es einen Ansprechpartner geben, der die Rollen am Ende einer Diskussion oder Debatte festlegt und klarstellt. Eine Gruppen-E-Mail, die klarstellt, wer was macht und wann Gruppeninitiativen rationalisiert.

Fehler bei der Selbstbearbeitung

Die Selbstbearbeitung ist eine gute Geschäftstechnik, die sowohl in schriftlicher als auch in verbaler Form erlernt werden kann. Wenn Sie nicht darüber nachdenken, was Sie schreiben oder sagen wollen, kann dies zu einem Zusammenbruch der Kommunikation führen. Entweder weil Sie Ihre Gedanken nicht vollständig artikulieren oder weil Sie ohne Nachdenken reagieren, was zu Gefühlen und Missverständnissen führt.

Lösung: Bevor Sie auf Senden drücken, überprüfen Sie den Inhalt, die Rechtschreibung, die Grammatik und die Gültigkeit. Überprüfen Sie dann Ihren Ton, um sicherzustellen, dass der Empfänger Ihre Worte nicht falsch verstehen kann. Wenn Sie in einer heißen Umgebung sprechen, wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus und führen Sie sie mindestens einmal durch Ihren mentalen Filter, bevor Sie sie laut aussprechen.

Unvorbereitet sein

Wenn Sie zu spät zu einem Meeting kommen oder sich einer Deadline nähern und unvorbereitet sind, werden Sie möglicherweise versucht sein, sich auf das Treffen einzulassen. Wenn Sie unvorbereitet sind, können Fehler, Missverständnisse und sogar die falsche Ausrichtung eines Projekts oder einer Aufgabe auftreten.

Lösung : Seien Sie organisiert und vorbereitet. Wenn nicht, ist es besser zuzugeben, dass Sie mehr Zeit brauchen, als eine Idee gegen die Wand zu werfen und zu hoffen, dass sie haften bleibt.

Verwenden des falschen Kommunikations-Tools

Es gibt Zeiten, in denen eine E-Mail angebracht ist, und andere Zeiten, in denen ein Telefonanruf oder eine persönliche Besprechung geeigneter ist. Wenn Sie die Situation falsch einschätzen und ein falsches Werkzeug wählen, kann dies zu einem Zusammenbruch der Kommunikation und zu Verwirrung, Missverständnissen und verletzten Gefühlen führen.

Lösung: Wenn Sie jeden Tag nicht sensible Informationen austauschen, ist die E-Mail in Ordnung. Wenn Sie versuchen, eine schwierige Situation mit Fehlinformationen zu entwirren, ermöglicht ein Telefonanruf oder eine Skype-Sitzung einen effektiveren Austausch. Wenn Sie schlechte Nachrichten übermitteln oder eine ernsthafte oder umstrittene Debatte führen, ist ein persönlicher Ansatz die beste Wahl. Sie können damit Körpersprache lesen, Temperament messen und persönlichen Kontakt herstellen.

Überschreitung

Manchmal überschauen wir, wenn wir sprechen, bevor wir nachdenken. Zu anderen Zeiten klatschen wir und tauschen unangemessene Informationen aus. Manchmal führt Schlamperei dazu, persönliche oder sensible Informationen zu überschätzen oder freizugeben. Denken Sie an ein Szenario, in dem Sie versehentlich in einer E-Mail-Konversation auf "Allen antworten" oder "Weiterleiten" drücken, in dem Sie und ein Kollege abfällig über einen Kunden sprechen.

Lösung: Betonen Sie das Erfordernis der Vertraulichkeit am Arbeitsplatz, führen Sie vertrauliche Meetings hinter verschlossenen Türen durch, verzichten Sie darauf, streng vertrauliche oder vertrauliche Informationen in E-Mails einzugeben und Klatsch zu stoppen.

Optimierte und effektive Kommunikation beginnt von oben nach unten. Wenn Sie noch nicht über eine Best-Practices-Kommunikationsrichtlinie verfügen, erstellen Sie eine und verwenden Sie sie zur Orientierung und für Schulungen der Mitarbeiter. Berücksichtigen Sie auch, dass manchmal ein Problem, das auf schlechte Kommunikation zurückzuführen ist, ineffiziente Geschäftspraktiken, schlechte Organisation oder unpraktische Zeitmanagementfähigkeiten sein könnte. Bevor Sie Kommunikationsprobleme beschuldigen, prüfen Sie die anderen Ursachen für eine Störung des effektiven Betriebs.