Beispiele für Budgetbegründungen

Ein Budget kann ein leistungsfähiges Verwaltungsinstrument sein. Ein genaues Budget ermöglicht es einem Unternehmen, seine Betriebskosten vorherzusehen und wiederkehrende Kosten zu planen. Die Eingabe von Zahlen in ein Formular zur Budgetübersicht ist nur ein Teil des Budgetierungsprozesses. Ein Manager, der ein Budget erstellt, muss außerdem eine detaillierte Erläuterung jedes Elements bereitstellen, die als Budgetbegründung oder Budgetbeschreibung bezeichnet wird, um diese Zahlen zu unterstützen.

Mitarbeiterzahl

Um das Budget zu erhöhen, muss ein Manager mehrere Faktoren berücksichtigen. Die Budgetbegründung sollte die Berufsbezeichnung, den Grund, aus dem die Abteilung den neuen Mitarbeiter benötigt, die Berufsbezeichnung und die Gehaltsspanne enthalten. Ein Beispiel für eine Budgetbegründung für einen neuen Verwaltungsassistenten ist: "Verwaltungsassistent: 1 @ $ 35.000. Die Vertriebsabteilung benötigt einen zusätzlichen Verwaltungsassistenten, um drei im letzten Jahr neu eingestellte Vertriebsmanager zu unterstützen. Dies ist eine Vollzeitstelle Der lokale Gehaltsbereich für die Position liegt zwischen 33.000 und 36.000 Dollar. "

Ausrüstung und Versorgung

Bürogeräte und Zubehör umfassen viele Elemente, die ein Mitarbeiter für seine Arbeit benötigt. Das Detaillieren dieser Elemente ist Teil des Budgetausrichtungsprozesses. Wenn das Management Ausgaben reduzieren muss, erleichtert ein detailliertes Budget die fundierte Entscheidung, welche Elemente reduziert werden müssen. Zum Beispiel:

Büroausstattung und Zubehör für neuen Verwaltungsassistenten: 2.225 USD. Aufschlüsselung: 1 Computer bei 1.000 US-Dollar (einschließlich CPU, Monitor, Tastatur und Software mit Standardkonfiguration). 1 Arbeitsplatz zu 1.000 US-Dollar (einschließlich Standardcomputerschreibtisch, Aktenschrank und Stuhl). Büromaterial bei 225 US-Dollar (das derzeitige jährliche Bürobedarfs-Budget, geteilt durch die Anzahl der Mitarbeiter, beträgt 225 US-Dollar).

Dieses Beispiel gibt dem Management die Möglichkeit, 225 US-Dollar aus dem Budget herauszuschneiden, wenn Reduzierungen vorgenommen werden müssen, anstatt einen Betrag für die Kürzung zufällig auszuwählen.

Kapitalisierung

Ein Unternehmen muss bestimmte Ausgaben aktivieren, die zu Vermögenswerten werden, und diese im Laufe der Zeit in die Bücher aufnehmen. Eine ausführliche Budgetbegründung gibt an, ob es sich bei einem Aufwand um einen Kapitalaufwand, einen Betriebsaufwand oder um einen Aufwand handelt, den das Unternehmen in seine Herstellungskosten einschließt. Ein Beispiel für eine aktivierte Ausgabe ist: "Ersetzen Sie das HVAC-System in der Zentrale: 36.000 US-Dollar. Der Preis basiert auf dem Zuschlag und wird nach einheitlichen Aktivierungsregeln aktiviert."

Indirekte Kosten

Ein Budget sollte auch eine Begründung für indirekte Kosten enthalten. Indirekte Aufwendungen werden häufig als Prozentsatz der direkten Aufwendungen erfasst. Kosten wie Abschreibungen und Nebenkosten sind indirekte Aufwendungen. In ähnlicher Weise gelten Kosten, die für die gesamte Organisation von Nutzen sind, aber nicht ohne weiteres einem Projekt zugeordnet werden können, wie etwa gemeinsam genutzte Sekretariats- und Verwahrungsdienste, als indirekte Kosten. Nach der Auflistung der direkten Ausgaben summiert ein Manager die Ausgaben und enthält die Budgetbegründung für indirekte Ausgaben. Zum Beispiel: "Indirekte Ausgaben: 10.000 USD. Direkte Ausgaben betragen 100.000 USD, und die indirekte Kostenquote beträgt 10 Prozent. 100.000 x .10 = 10.000."