E-Mail-Respekt am Arbeitsplatz

E-Mail ist eine allgegenwärtige Form der wechselseitigen Kommunikation im Alltag vieler Menschen - zu Hause und am Arbeitsplatz. Einige Arbeitnehmer können es jedoch versäumen, einen entspannten persönlichen Lebensstil von einem respektvollen beruflichen Umfeld zu trennen. Nikita Garia schlägt in einem Artikel für den Bereich "India Real Time" der Website "The Wall Street Journal" vor, dass E-Mail-Respekt nicht nur in Ihrer unmittelbaren Büroumgebung wichtig ist, sondern auch, wenn Sie mit anderen Unternehmen außerhalb der USA kommunizieren Arbeitsplatz - und auf der ganzen Welt.

Komponieren

Sie befinden sich ständig im Kompositionsmodus, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht erstellen oder darauf antworten. Bemühen Sie sich immer um gute Schreibfähigkeiten, einschließlich Grammatik, Rechtschreibung und Satzstruktur. Verwenden Sie die Arbeitssprache auch in entspannten Arbeitsumgebungen, es sei denn, die gesamte Organisation befindet sich auf derselben Seite. Obwohl eine Nachricht, die an Mitarbeiter am Arbeitsplatz gesendet wird, als alternatives Kommunikationsmittel und nicht für literarische Veröffentlichungen gedacht ist, gestalten Sie Ihre Botschaften wie einen Aufsatz oder eine Pressemitteilung (Einführung, Körper und Schlussfolgerung), wenn sie mehrere Sätze lang ist .

Senden

Stellen Sie sich vor, wie eine neue E-Mail-Nachricht für den Empfänger auf dem Computerbildschirm angezeigt wird. Der Posteingang für den E-Mail-Client oder das E-Mail-Programm enthält nur Informationen zur Art der Nachricht - Betreff, Absender und Datum / Uhrzeit. Fügen Sie einen Betreff als E-Mail in die E-Mail ein, damit der Empfänger einen schnellen Überblick über die E-Mail erhalten kann. Nutzen Sie auch die volle Verantwortung und maximieren Sie die persönlichen Anpassungsfunktionen für Ihr E-Mail-Konto. Gehen Sie zum Beispiel in Ihre E-Mail-Einstellungen und geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre Position und Abteilung ein. Erstellen Sie eine Signatur, die die gleichen Informationen enthält, und listet ggf. auch Ihre Adresse, Ihr Telefon und Ihr Fax auf. Diese Höflichkeit hilft dem Absender zu identifizieren, wer Sie sind, und verringert auch die Zeit, die zum Auffinden zusätzlicher Informationen benötigt wird.

Empfang

Lesen Sie Ihre neuen und eingehenden E-Mail-Nachrichten so schnell wie möglich, falls der Absender eine schnelle Antwort oder einen Notfall benötigt. In vielen E-Mail-Programmen können Absender ein Ausrufezeichen "!" kennzeichnen, um hohe Wichtigkeit anzuzeigen. Aktivieren Sie außerdem in Ihrem E-Mail-Programm Benachrichtigungsbenachrichtigungsfunktionen, aus Respekt für Personen an Ihrem Arbeitsplatz, die eine Dokumentation benötigen, dass die E-Mail in Ihrem Posteingang angekommen ist und dass Sie die Nachricht gelesen haben. Wenn Sie die automatischen Benachrichtigungsfunktionen aktivieren, sparen Sie sich übrigens die Zeit, um auf paranoide E-Mails in den folgenden Zeilen zu antworten: "Haben Sie meine E-Mail erhalten?"

Antworten

Antworten Sie auf E-Mail-Nachrichten, sobald dies menschlich möglich ist und die Zeit es zulässt. Wenn Sie einen Anruf erhalten, können Sie und der Anrufer die Anzahl der Klingelzeichen zählen. In ähnlicher Weise können E-Mail-Absender die Zeitstempel verwenden, um die Anzahl der Minuten zu zählen, die zum Lesen und Beantworten einer E-Mail-Nachricht benötigt werden. Aus Höflichkeit zusammenstellen und so bald wie möglich eine vollständige Antwort senden. Alternativ können Sie auch eine Kurznachricht persönlich senden, in der Sie darüber informiert werden, dass Sie die Nachricht erhalten haben und wann Sie eine vollständige Antwort senden möchten. Ihre Kollegen werden es zu schätzen wissen, dass Sie mindestens die E-Mail-Nachricht und ihren Inhalt für den Tag auf Ihrem Teller haben.

Archivierung

Speichern Sie E-Mail-Nachrichten am Arbeitsplatz so lange wie möglich, ohne die Organisation zu beeinträchtigen oder die Speicherressourcen des Büros zu erschöpfen. Erstellen Sie Ordner mit den Namen von Personen oder Abteilungen, die Ihnen normalerweise E-Mails senden, und richten Sie dann Filter ein, die diese E-Mails automatisch in den entsprechenden Ordnern ablegen. Leeren Sie regelmäßig Ihren Posteingang und legen Sie nicht abgelegte E-Mails in neu erstellten Ordnern oder im Papierkorb ab. Richten Sie die automatische Archivierung ein, um E-Mails nach einer festgelegten Anzahl von Tagen an einem zweiten Speicherort zu speichern. E-Mails sind in vielerlei Hinsicht eine offizielle Arbeitsplatzdokumentation, ähnlich wie das Schreiben eines Memorandums oder eines "Re:" - Schreibens auf Papier. Abgesehen davon können E-Mails auch als Dokumentation in rechtlichen Angelegenheiten für das Unternehmen dienen.