Die Elemente eines kompatiblen Vertragsverwaltungsprogramms

Die konforme Vertragsverwaltung ist mehr als nur ein Schlagwort. Verträge, die den örtlichen, Landes- und Bundesgesetzen entsprechen, können Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen bewahren, und die Vertragsaufsicht stellt sicher, dass alle Parteien ihre Pflichten erfüllen und die Vorteile erhalten, die der Vertrag verspricht. Größere Unternehmen benötigen möglicherweise eine gesamte Abteilung, die sich mit der Einhaltung von Verträgen befasst. Wenn Sie jedoch nur wenige Verträge haben, können Sie häufig externe Experten beauftragen, die Sie bei der Überwachung der Vertragsverwaltung unterstützen.

Rechtsberatung und Aufsicht

Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollte ein Rechtsanwalt diesen prüfen. Insbesondere wenn Sie in einem Feld tätig sind, das mit gesetzlichen Bestimmungen - wie Gesundheitspflege, Bauarbeiten oder Ölbohrungen - konfrontiert ist, sollte Ihr Anwalt Sie auch über Änderungen der Vorschriften auf dem Laufenden halten. Selbst wenn Ihr Vertrag verspricht, die Arbeit auf eine bestimmte Weise auszuführen, kann eine Gesetzesänderung die Art und Weise ändern, in der Sie gesetzlich befugt sind, Ihre Aufgaben zu erfüllen. Dies kann eine Vertragsänderung erforderlich machen.

Personalmanagement

Ihre Personalabteilung spielt eine Schlüsselrolle in der Vertragsverwaltung, indem sichergestellt wird, dass Sie über qualifizierte Mitarbeiter verfügen. Ein Rechnungslegungsvertrag beispielsweise erfordert typischerweise lizenzierte Buchhalter, nicht nur den Einsatz von Mitarbeitern, die gut mit Zahlen umgehen können. Die Personalabteilung sollte zusätzlich zu den Lizenzanforderungen auf dem Laufenden bleiben und Beschwerden Ihrer Mitarbeiter überwachen. Ein Vertrag kann schnell auseinanderfallen, wenn ein Mitarbeiter Sie der Diskriminierung vorwirft, und die Personalabteilung sollte klare Richtlinien umsetzen, um diese Rechtsverstöße zu verhindern.

Buchhaltungsaufsicht

Ihre Buchhaltungsabteilung sollte sicherstellen, dass jeder Dienstleister umgehend und genau bezahlt wird - einschließlich der von Ihnen getroffenen Überstundenvereinbarungen. Die Buchhaltung kann auch bei der Vertragsüberwachung helfen, indem regelmäßig Prüfungen durchgeführt werden, die sicherstellen, dass Ihre Finanzprognosen mit der Realität übereinstimmen. Die Steuervorbereitung ist ein weiterer wichtiger Teil der Vertragsverwaltung. Wenn Sie vierteljährliche Zahlungen für die von Ihnen im Rahmen des Vertrags erzielten Einnahmen leisten müssen, sollte Ihre Buchhaltung dies tun.

Klare Berichtsstandards

Viele Verträge erfordern regelmäßige Berichte über den Projektfortschritt. Möglicherweise müssen Sie beispielsweise die andere Partei benachrichtigen, wenn der Vertrag das Budget überschreiten soll, oder Berichte übermitteln, wenn die Tests zum ersten Mal fehlschlagen. Legen Sie klare Berichtsrichtlinien fest, die festlegen, wer Berichte erstellen muss, wem sie diese Berichte zur Verfügung stellen müssen, wann die Berichte fällig sind und wer dafür verantwortlich ist, dass die Berichte rechtzeitig übermittelt werden.