Die Wirksamkeit der Informationstechnologie auf Buchhaltungsanwendungen

In den meisten Buchhaltungsbüros ist heutzutage Informationstechnologie über Computer, Drucker und andere Geräte vorhanden. Technologie ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzprozesse und wird in Rechnungsbüros oft als selbstverständlich betrachtet. Sie können beispielsweise online gehen und Ihr Bargeld in der Bank überprüfen, wenn Sie möchten, oder Sie können Journaleinträge hochladen, ohne sich darüber Gedanken zu machen.

Geschwindigkeit

Geschwindigkeit ist das Markenzeichen der Informationstechnologie. Die Verwendung mehrerer Technologien führt zu schnelleren und genaueren Ergebnissen. Beachten Sie jedoch, dass jede gekaufte Technologie, sei es Hardware oder Software, kompatibel sein muss, um die beste Leistung zu erbringen. Wenn ein Teil fehlerhaft ist oder nicht verwendet werden kann, ist das System nicht wirksam. Wenn zum Beispiel die Anwendung für Buchhaltung mit Netzwerkbelegen ausfällt, wird die Arbeit blockiert und das System ist nicht wirksam. Um in Bezug auf die Geschwindigkeit effektiv zu sein, sollte das Buchhaltungssystem nahtlos mit geeigneten Hardware- und Sicherungssystemen funktionieren.

Richtigkeit

Die Buchhaltungsarbeit ist sehr detailliert und die Genauigkeit der Aufzeichnung und Berichterstellung wird sehr geschätzt. Die Technologie hat sich in Buchhaltungsanwendungen positiv ausgewirkt, da Berechnungen, die von einem Computerprogramm durchgeführt werden, sehr wenige Fehler aufweisen. Beispielsweise kann eine Rechnung mit mehreren Positionen und Umsatzsteuern verbunden sein. Wenn die Rechnung manuell erstellt werden soll, ist die Fehlerwahrscheinlichkeit hoch. Dies ist jedoch nicht der Fall, wenn Software mit einem korrekten Setup verwendet wird.

Flexibilität

Eine Buchhaltungsabteilung benötigt außerdem flexible Technologien, die sich an veränderte Geschäftspraktiken anpassen können. Um effektiv zu sein, muss die mit der Buchhaltung verbundene Informationstechnologie flexibel sein, um den Änderungen Rechnung zu tragen. Beispielsweise muss Software in der Lage sein, aktualisiert zu werden, um neue Prozesse anbieten zu können, beispielsweise die Kreditkartenabwicklung und die Möglichkeit, Rechnungen online zu versenden. Andernfalls wird die Software veraltet. Buchhalter verwenden auch Software für Steuern und andere Buchhaltungsbedürfnisse, die sich häufig ändern. Die Technologie muss flink genug sein, um die Änderungen aufzuholen.

Wolke

Der neueste Trend bei Buchhaltungsanwendungen ist das Webhosting außerhalb des Unternehmens. Anstatt ein Programm auf Ihrem Computer zu installieren und dort Daten zu speichern, befindet sich das Programm auf einem Server an einem anderen Ort. Die gespeicherten Informationen werden über das Internet abgerufen. Das nennt man auch "Arbeiten in der Cloud". Unternehmen können beim Kauf von Software und Hardware Geld sparen, indem sie sich bei einem Cloud-Anbieter anmelden und ihre Programme und Speicherplatz zum Speichern von Daten verwenden. Das bedeutet, dass Sie keine größeren Festplatten benötigen oder sich um Programmversionen kümmern müssen. Der andere Vorteil der Cloud besteht darin, dass Sie von überall auf Ihre Informationen zugreifen können.

Überlegungen

Informationstechnologie ist nicht perfekt. Häufig wirken sich Verbindungsprobleme, Kompatibilität und andere technische Probleme auf die Art und Weise der Buchhaltungsprozesse aus. Um die Technologie in der Abrechnung mit minimalen Ausfallzeiten effektiv zu machen, sollten Unternehmen einen Plan zur Behebung elektrischer Probleme, Fehlfunktionen der Internetverbindung und Computerviren haben. Kritische Abrechnungsfunktionen wie die Personalabrechnung sollten mindestens zwei Bearbeitungsmöglichkeiten haben. Wenn Daten in der Regel über das Internet übertragen werden, sollten Sie die Informationen auch anrufen oder faxen lassen, für den Fall, dass etwas mit dem Computer oder der Internetverbindung geschieht.