Dokumentation wesentlicher Rechnungslegungsprozesse

Während wichtige Memos für Buchhaltungsprozesse nicht die Handlung Ihres Lieblingsroman enthalten, können Sie die Finanzberichterstattung Ihres Unternehmens steuern. Die Dokumentation wesentlicher Rechnungslegungsprozesse ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Geschäftstätigkeit auf konsistente Weise und in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen erfolgt. Wenn Sie die Schritte zum Erstellen eines Buchhaltungsprozess-Memos kennen, können Sie diesen Vorgang in Ihrem kleinen Unternehmen einführen.

Transaktionszyklus

Die Dokumentation des Rechnungslegungsprozesses wird normalerweise vom Transaktionszyklus verwaltet. Beispielsweise sind alle mit Käufen verbundenen Rechnungslegungsprozesse häufig in derselben Buchhaltungsprozessnotiz enthalten. In kleinen Unternehmen, die groß genug sind, um eine Buchhaltungsabteilung zu unterstützen, wird die Dokumentation in der Regel von einem Buchhaltungsmanager oder -controller initiiert, der die Arten von Transaktionen festlegt, die normal genug sind, um sie in einer Richtlinie zu dokumentieren. In kleineren Unternehmen werden diese Prozesse normalerweise vom Einzelbuchhalter des Unternehmens übernommen. Sobald diese Transaktionen identifiziert sind, werden sie nach Transaktionszyklus gruppiert und die Prozessdokumentation beginnt.

Zulassungen und interne Kontrolle

Die Dokumentation des Rechnungslegungsprozesses sollte Beschreibungen der Genehmigungen oder internen Kontrollaktivitäten enthalten, die bei der Verarbeitung einer Transaktion befolgt werden. Zum Beispiel benötigen die meisten Unternehmen abgestufte Genehmigungsstufen, wenn sie Einkäufe tätigen. Eine typische abgestufte Genehmigungsrichtlinie ermöglicht es Mitarbeitern, bis zu einem bestimmten Betrag ohne Genehmigung auszugeben. Größere Einkäufe bedürfen der Genehmigung durch Vorgesetzte oder Manager und die größten Einkäufe bedürfen der Zustimmung des Eigentümers. Ähnliche Verfahren werden häufig für Kreditgenehmigungen und den Abschluss von Verträgen für das Unternehmen erlassen. Welche Genehmigungen Sie auch für Ihr Unternehmen haben, die Dokumentation der Kontrolle ist nur die halbe Miete. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter des Unternehmens die Mitarbeiter nachverfolgen, um sicherzustellen, dass die Regeln eingehalten werden.

Bilanzierung

Der wichtigste Abschnitt eines Buchhaltungsprotokolls ist die Beschreibung der Buchhaltung. Eine buchhalterische Behandlung beschreibt, wie Transaktionen zu bilanzieren sind. Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze erlauben oft einen Ermessensspielraum bei der Auswahl einer Bilanzierungsmethode, verlangen jedoch in der Regel eine konsistente Anwendung des Verfahrens. Durch die Dokumentation der Haltung des Unternehmens bei der Abrechnung von Routinetransaktionen können Kleinunternehmer sicherstellen, dass das Unternehmen die Geschäftsaktivitäten konsistent abrechnet. Dieser Abschnitt sollte eine Beschreibung der Transaktion, die ordnungsgemäße Buchführung der Transaktion, ein Anführen des maßgeblichen Rechnungslegungsgrundsatzes und das erforderliche Genehmigungsverfahren enthalten, falls Sie von dem Verfahren abweichen müssen.

Änderungsmanagement

Die Überprüfung und Aktualisierung von Buchführungsprotokollen sollte mindestens einmal jährlich erfolgen, oder wenn wesentliche Änderungen an der Geschäftsweise des Unternehmens vorgenommen werden. Um sicherzustellen, dass Änderungen zeitnah dokumentiert werden, sollten Kleinunternehmer Änderungen im geschäftlichen Teil des monatlichen Abschlussverfahrens vornehmen. Wenn Eigentümer das Unternehmen im Rahmen einer monatlichen Überprüfung der Geschäftsergebnisse auf relevante Änderungen untersuchen, werden Änderungen innerhalb des Monats erfasst, in dem sie auftreten. Angenommen, ein Magazin bietet eine neue Abonnementoption für ein Jahr an, anstatt nur Zeitschriften in lokalen Geschäften zu verkaufen. Diese Änderungen setzen voraus, dass der Eigentümer festlegt, wie er den Abonnementumsatz berücksichtigt. Wenn Sie die Besonderheiten des neuen Angebots am Ende des Monats herausfinden, kann auch ein Eigentümer, der das Geschäft nicht aktiv verwaltet, sicherstellen, dass die ordnungsgemäßen Verfahren befolgt werden.