Unterschiedliche Geschäftsbrief-Anreden

Im Geschäftsleben bauen Beziehungen Partnerschaften und treue Kunden auf. Beim Schreiben eines Geschäftsbriefes stellen Sie die Beziehung von Anfang an mit der Anrede her. Ob Sie Geschäftsbriefe oder E-Mails versenden, es gibt verschiedene akzeptable Methoden, um den Leser in der Anrede anzusprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Ton professionell und in Übereinstimmung mit Ihrer beruflichen Beziehung zum Empfänger halten.

Formelle Anreden

Verwenden Sie formelle Anreden, wenn Sie den Empfänger nicht kennen, einen niedrigeren Titel haben oder dem Empfänger anderweitig untergeordnet sind. Formale Anreden in Geschäftsbriefen sind traditionell und werden allgemein akzeptiert. Sie sollten verwendet werden, wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie den anderen Teilnehmer ansprechen sollen.

• Unbekannter Empfänger: Es gibt zwei traditionell akzeptable Anreden, wenn Sie einen Geschäftsbrief an einen unbekannten Empfänger schreiben. Wem es angeht, oder Sehr geehrte Damen und Herren, zeigen Sie Respekt vor allen, die der beabsichtigte Leser sind.

• Bekannter Empfänger: Wenn Sie einen Brief an eine bestimmte Person senden, deren Name Sie haben, sollten Sie mit Dear beginnen und den Nachnamen der Person verwenden. Identifizieren Sie nach Möglichkeit das Geschlecht, den Familienstand und den Berufstitel. Verwenden Sie die Kennzeichen Herr, Frau, Frau oder Frau . Geschlecht und Familienstand zu definieren. Wenn Sie sich an einen Arzt wenden, verwenden Sie Dr. vor dem Nachnamen Wenn Sie sich an einen Professor wenden, verwenden Sie Prof. Bezeichner werden zwischen Dear und dem Nachnamen verwendet. Zum Beispiel Lieber Prof. Jones . Verwenden Sie keine geschlechtsspezifische Kennung, wenn die Person über eine berufliche Kennung verfügt.

• Geschlechtsspezifische Besonderheiten: Es gibt Zeiten, in denen Sie den vollständigen Namen der Person haben, sich jedoch nicht sicher sind, ob die Person männlich oder weiblich ist. Sprachunterschiede, eindeutige Schreibweise und geschlechtsspezifische Namen können Verwirrung stiften. Raten Sie nicht Wenn Sie sich bezüglich des Geschlechts des Empfängers nicht sicher sind, verzichten Sie auf die Geschlechtsidentifikation und verwenden Sie den vollständigen Namen. Zum Beispiel Lieber Jan Jones .

Wenn möglich, lerne so viel wie möglich über die Person, um die Anrede so persönlich wie möglich zu gestalten. Dies erfordert zwar einige Minuten mehr Arbeit, führt aber häufig zu besseren Antworten.

Semiformale Anreden

Wenn Sie mit dem Empfänger gleichgestellt sind oder eine lange Beziehung haben, die Sie als freundlicher qualifiziert, können Sie eine halbformelle Anrede verwenden. Dies ist dasselbe, als würden Sie einem Freund eine Reservierung für eine Geburtstagsfeier senden, geben jedoch einen Ton an, der der Art entspricht, wie Sie mit der Person im wirklichen Leben kommunizieren.

• Gruppenempfänger: Wenn Sie ein Seriendruckprogramm verwenden, können Sie den Brief senden und die Anrede für jeden Einzelnen anpassen. Es gibt jedoch Zeiten, in denen ein Brief an eine gesamte Gruppe gesendet und nicht individualisiert wird. In diesem Fall identifizieren Sie die Gruppe gemeinsam. Zum Beispiel, liebe Teilnehmer, liebe Kollegen oder liebes Team, sind akzeptabel.

• Individuell männlich oder weiblich: In einem weniger formalen Brief wird Dear immer noch verwendet, jedoch mit dem Vornamen der Person. Es werden keine Identifikatoren benötigt. Dies sollte auch dann der Fall sein, wenn Sie sich bereits beim Vornamen mit dem Empfänger befinden. Dear Joe funktioniert beispielsweise, wenn Sie Joe Mr. Jones nicht persönlich anrufen.

• Häufige digitale Grüße: E-Mails folgen eher lockeren Stilvorgaben. Bestimmen Sie noch einmal die Beziehung und Angemessenheit der Verwendung weniger formaler Begrüßungen wie Hi oder Good Afternoon . Wenn Sie sich nicht sicher sind, lehnen Sie sich an, etwas traditioneller zu sein, um jemanden zu ärgern, der Ihre Begrüßung als Respektlosigkeit empfinden könnte. Wie bei allem im Geschäft, verstehen Sie, mit wem Sie kommunizieren, um diese Entscheidung zu treffen.

Semiformale Anreden werden sowohl in Postbriefen als auch in der E-Mail-Korrespondenz verwendet. E-Mails sind von Natur aus weniger formell und diese Anreden werden eher in E-Mails als in formellen Anreden verwendet.

Betrachten Sie den Ton des ganzen Briefes

Es ist eine Sache, eine Anrede zu wählen, die professionell ist. Es ist ebenso wichtig, dass die Anrede dem Ton des Buchstabens entspricht. Sie können mit einer Person freundlich sein, aber wenn Sie die Bedingungen für einen neuen Vertrag festlegen, wird der Brief formell sein. Die Anrede muss dem Ton entsprechen und sollte traditionell sein, wie zB Sehr geehrter Herr Smith . Es reicht nicht aus, eine Anrede zu wählen, die sich richtig anfühlt. Ein Geschäftsbrief wird aus einem bestimmten Grund erstellt, und jeder Teil davon, von der Anrede bis zum Postscript, hat einen bestimmten Zweck.

Due Diligence über den Empfänger

Sich die Zeit zu nehmen, um den Namen, den Titel und den beruflichen Status einer Person herauszufinden, ist in der Geschäftskorrespondenz weit verbreitet. Es zeigt Respekt und Professionalität. Rufen Sie das Unternehmen an, um mit einer Empfangsdame oder einem anderen Vertreter zu sprechen, und fragen Sie, an wen ein Brief zu diesem Thema gerichtet werden soll. Die Leute geben Ihnen gerne die nötigen Informationen, obwohl Sie möglicherweise Probleme mit Gatekeepern haben, die die Verkaufskorrespondenz nach Chefs filtern.

Wenn Sie die Informationen nicht über das Telefon abrufen können, rufen Sie das Internet auf und suchen Sie nach einem Firmenverzeichnis. Verwenden Sie Ihr Urteilsvermögen, um zu entscheiden, an wen der Brief gehen soll. Selbst wenn es an die falsche Person geht, wird es wahrscheinlich weitergeleitet, wenn es nicht mit einer generischen Anrede und keinem Namen beginnt.