So schreiben Sie Standard Operating Procedures (SOPs) für die Dokumentensteuerung

Organisationen und Unternehmen aller Art verwenden Dokumente, um Nachrichten intern und extern zu übermitteln. Damit eine Organisation effizient bleibt, muss sie Mechanismen zur Kontrolle und Organisation dieser Dokumente entwickeln. Tatsächlich veröffentlicht die International Organization for Standardization (ISO) Richtlinien, mit denen Nichtregierungsorganisationen Qualitätsstandards erfüllen können. In Abschnitt 4.2.3 der ISO 9001-Normen werden diese Richtlinien erläutert.

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Beschreiben Sie den Dokumentgenehmigungsprozess vor der Ausgabe. Erläutern Sie, wer für die Genehmigung eines Dokuments verantwortlich ist und wer das Dokument unterzeichnen muss, damit es als genehmigt gilt. Beispielsweise benötigen einige Organisationen eine Unterschrift vom Qualitätsmanager, während andere möglicherweise die Genehmigung von mehreren Personen in Führungspositionen, wie dem Vizepräsidenten oder dem Präsidenten, erfordern.

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Definieren Sie Standardarbeitsanweisungen für die Aktualisierung und Überprüfung von Dokumenten nach der ersten Genehmigung. Geben Sie an, ob Dokumente regelmäßig (z. B. halbjährlich) oder bei Bedarf überprüft und aktualisiert werden müssen, um Änderungen oder Mängel in den Dokumenten zu beheben. Erläutern Sie die Mechanismen für die Aufzeichnung der Dokumentenprüfung und die anschließende erneute Genehmigung von Dokumenten. Viele Organisationen benötigen für die erneute Genehmigung dieselben Unterschriften wie für die Erstgenehmigung von Dokumenten.

3.

Schreiben Sie die erforderlichen Schritte, um Dokumentänderungen richtig zu erkennen und aufzuzeichnen. Sie können beispielsweise verlangen, dass bei jedem Dokument ein Revisionsverlauf aufbewahrt wird, in dem die bei jeder Revision vorgenommenen Änderungen aufgeführt sind. Erläutern Sie das System, mit dem die aktuelle Revision von Dokumenten identifiziert wird, beispielsweise ein System aus Buchstaben und Zahlen (z. B. Rev. 23).

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Erstellen und erläutern Sie das System zum Speichern und Organisieren aktueller Dokumentversionen. Sie können beispielsweise den Netzwerkserver der Organisation verwenden, um Dokumentdateien elektronisch zu speichern oder die Speicherung von physischen Papierdokumenten vorzuschreiben. Erläutern Sie in jedem Fall, wie Mitarbeiter oder Bevollmächtigte auf die Dokumente zugreifen können und welche Berechtigungen zulässig sind (zB Drucken oder Kopieren).

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Erläutern Sie, wie offizielle Dokumente lesbar und identifizierbar bleiben. Erklären Sie beispielsweise bei elektronischen Dokumenten das von Ihnen verwendete Dateinamenssystem. Erklären Sie bei Papierdokumenten, wie Dokumente behandelt und verwendet werden müssen (z. B. Laminieren oder Kopieren von Dokumenten).

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Erstellen Sie in Ihren SOPs einen Abschnitt, der der Organisation und der Zugriffskontrolle externer Dokumente gewidmet ist. Erstellen Sie eine Liste der externen Dokumente, die Sie verwenden (z. B. Dokumente der Behörden oder von Kunden verfasste Dokumente). Erläutern Sie die Verfahren zum Identifizieren und Organisieren dieser Dokumente in Ihrem Unternehmen und wie Sie mit den aktuellen Versionen auf dem neuesten Stand bleiben (z. B. Online-Abfragen von Regierungsbehörden).

7.

Schreiben Sie eine Methode, um veraltete Dokumente zu identifizieren, wenn diese aufbewahrt werden, und um die unbeabsichtigte Verwendung dieser Dokumente zu verhindern. Zum Beispiel vernichten manche Unternehmen veraltete Dokumente unmittelbar nach dem Erkennen einer aktuellen Version. Dies verhindert, dass alte Dokumente herumliegen, und stellt sicher, dass sie nicht versehentlich verwendet werden.